Guía de usuario

Electronic Data Exchange (EDX) es un módulo de OpenKM diseñado para garantizar el intercambio seguro de documentación entre la organización que usa OpenKM y sus clientes y partes interesadas.

Preliminares

Crear plantillas de carpetas

La instancia de OpenKM con el módulo Electronic Data Exchange tendrá plantillas de carpetas automatizadas configuradas según el caso de uso que necesite.

/okm:templates/folder/Docs from ( para recibir documentación del cliente )
/okm:templates/folder/Docs to ( para proporcionar información al cliente )

La organización puede crear una subcarpeta para clasificar mejor los documentos que quiere intercambiar con sus clientes. A continuación se muestra un ejemplo: una consultoría que presta servicios en el ámbito de la gestión de facturas, recursos humanos e impuestos podría configurar las siguientes subcarpetas.

/okm:templates/folder/Docs from/Fees
/okm:templates/folder/Docs from/HR ( Recursos Humanos )
/okm:templates/folder/Docs from/Invoices

Gestión de la carpeta del cliente

Cuando se crea un nuevo usuario (cliente) en EDX, aparece una nueva taxonomía en OpenKM con el nombre del cliente basada en las plantillas (a continuación se muestra un ejemplo para el cliente John).

/okm:root/clients/John
/okm:root/clients/John/Fees
/okm:root/clients/John/HR
/okm:root/clients/John/Invoices

Supongamos que la organización tiene un nuevo cliente que solicita temas de honorarios pero no de recursos humanos. La organización puede eliminar la carpeta HR en la taxonomía. De esta forma, el usuario que acceda a EDX solo verá las carpetas de impuestos y facturas para subir documentos.

/okm:root/clients/John
/okm:root/clients/John/Fees
/okm:root/clients/John/Invoices

De la misma forma, la organización puede crear nuevas subcarpetas en las carpetas de la taxonomía para cubrir necesidades específicas de intercambio de documentos de cada cliente, por ejemplo una carpeta para intercambiar documentos de Marketing.

/okm:root/clients/John
/okm:root/clients/John/Fees
/okm:root/clients/John/Invoices
/okm:root/clients/John/Marketing

Módulo EDX

Crear usuarios en EDX

Haga clic en la pestaña “USERS”.

Haga clic en el botón “Add user” ➕, que abre una ventana emergente con los siguientes campos a rellenar.

Campo	Tipo	Descripción
OpenKM User	Select	Muestra el menú en el que el administrador de EDX determina el tipo de usuario a crear.
Role	Select	El rol del usuario.
User Id	String	El ID de usuario único.
Password	String	EDX dispone de un generador automático de contraseñas seguras; sin embargo, el administrador puede optar por introducir otra contraseña. La contraseña.
Name	String	Esta información ayudará al administrador a identificar más fácilmente al beneficiario. El nombre del cliente.
Email	String	EDX lo usará para enviar notificaciones al usuario. El correo del cliente.

Haga clic en el botón “SAVE”.

Editar usuarios en EDX

Haga clic en la pestaña “USERS”.
Haga clic en el botón “EDIT”, que abre una ventana emergente con los siguientes campos a actualizar.
Actualice los campos.
Haga clic en el botón “SAVE”.

Eliminar usuarios en EDX

Haga clic en la pestaña “USERS”.
Haga clic en el botón “DELETE”

EDX para el usuario

Tanto el propietario de Electronic Data Exchange como el/los beneficiario(s) pueden almacenar documentación en el módulo.

Como usuario estándar de EDX, al iniciar sesión el sistema presenta:

My Documents

El área donde los usuarios pueden ver las carpetas con los documentos compartidos con ellos (carpeta “Docs to”, en OpenKM) según los productos y servicios que necesiten.

El usuario puede:

Explorar todo el repositorio.
Ver la información necesaria sobre el contenido disponible.
Previsualizar el fichero.
Descargar el fichero

Subir documentación

Haga clic en la pestaña “UPLOAD”.
Seleccione la carpeta de destino.
Seleccione el fichero que va a subir haciendo clic en el botón “CHOOSE FILE”.
Haga clic en el botón “UPLOAD”.

News

El usuario de EDX puede ver las novedades que han ocurrido en la aplicación (haga clic en la pestaña “NEWS”).

En esta vista, el usuario puede:

Acceder directamente al contenido seleccionado haciendo clic en el botón ➡️.
Descargar el fichero desde este espacio de trabajo.
Limpiar la lista de novedades haciendo clic en el botón “CLEAN NEWS”.

Search

En la pestaña “SEARCH”, el usuario accede al motor de búsqueda del módulo en modo de búsqueda por contenido.