Guía de usuario v3.x

Scan Station Tool es un asistente para el escaneo masivo de documentos; también permite convertirlos a PDF, subirlos al repositorio de OpenKM y añadir metadatos.

Configuración del servidor OpenKM

La opción de menú Configuración / Configuración del servidor se usa para mostrar la ventana de configuración.

Los parámetros de configuración disponibles son:

Propiedad	Tipo	Descripción
Language	Select	Idioma de la interfaz de usuario.
User	String	ID de usuario para acceder a OpenKM. user1
Password	String	La contraseña del usuario. pass1
Host	String	URL de OpenKM. http://localhost:8080/openkm/

Nota

Tras establecer los valores de configuración, se crea una carpeta llamada OpenKM en la carpeta Mis documentos del usuario. Dentro de esta carpeta OpenKM se crean un fichero de configuración llamado openkm.xml y otro fichero llamado document.xml, que el Add-in de OpenKM usa para almacenar cierta información de la edición de documentos. No debe editar ni eliminar estos ficheros.

Configuración de perfiles

Para crear un perfil, primero pulse el botón “New” y rellene los campos de las pestañas según la siguiente descripción:

Pestaña General

Propiedad	Tipo	Descripción
Profile name	String	El nombre del perfil es un campo obligatorio.
Convert to PDF	Bool	Cuando está marcado, habilita el paso de convertir a PDF.
Change document name	Bool	Cuando está marcado, habilita el paso de renombrar documentos.
Upload	Bool	Cuando está marcado, habilita el paso de subir documentos al repositorio de OpenKM.
Metadata groups	Bool	Cuando está marcado, habilita el paso de añadir metadatos. El paso anterior - subir - es necesario para habilitar esta función.
Encrypt	Bool	Cuando está marcado, habilita el paso de encriptar documentos.

Pestaña Scan

Propiedad	Tipo	Descripción
Driver	Bool	Establece el controlador (WIA / TWAIN) usado con el escáner.
Scanner	Select	Seleccione el escáner. Si el escáner no se detecta, cambie el controlador (WIA/TWAIN).
Use predefined settings	Bool	Cuando está habilitado, el proceso de escaneo tendrá en cuenta los parámetros especificados a continuación.
Use native UI	Bool	Cuando está habilitado, el proceso de escaneo ignorará los parámetros especificados a continuación y usará la interfaz nativa del controlador del escáner.
Paper source	Select	Establece el origen de entrada del papel. Opciones: - Glass - Feeder - Duplex
Color format	Select	Establece el formato de color. Opciones: - Color - Grayscale - Black & White
Resolution	Select	Establece la resolución en DPI.
Page size	Select	Establece el tamaño de página.
Type	Select	Establece el formato de imagen.
Scale	Select	Establece la escala.
Horizontal align	Select	Establece la alineación horizontal.
Brightness	int	Establece el brillo.
Contrast	int	Establece el contraste.

Pestaña Convert to PDF

Propiedad	Tipo	Descripción
Request through a popup	Bool	Cuando está habilitado, indica al asistente que solicite los siguientes parámetros durante el proceso mediante una ventana emergente.
File options	Select	Opción 1 - Crear un fichero para todas las páginas Opción 2 - Crear un fichero cada N páginas. Opción 3 - Crear un fichero según un rango de páginas. Opción 4 - Dividir páginas con separador de código de barras. Ejemplo de rango: 1,2-7,8-11,12
Black and white with CCITT G4 compression	Bool	Cuando está habilitado, la imagen se comprime usando el método Group 4 de CCITT.
Percentage	Select	Establece el porcentaje de compresión.
Force fit to A4 format	Bool	Fuerza el ajuste de la imagen al tamaño A4.
Barcode engine path	String	Ruta a la herramienta de código de barras Zbarimg. C:\Program Files (x86)\ZBar\bin\zbarimg.exe
Barcode text	String	Separador de texto del código de barras. Por ejemplo: OPENKM
Remove barcode page	Bool

Pestaña Upload

Propiedad	Tipo	Descripción
Request through a popup	Bool	Cuando está habilitado, indica al asistente que solicite los siguientes parámetros durante el proceso mediante una ventana emergente.
Path to upload	String	Permite seleccionar una ruta dentro de OpenKM a la que se subirán los documentos.

Pestaña Metadata groups

Establece los grupos de metadatos que usará el asistente.

Pestaña Encrypt

Propiedad	Tipo	Descripción
Request through a popup	Bool	Cuando está habilitado, indica al asistente que solicite los siguientes parámetros durante el proceso mediante una ventana emergente.
Password	String	Define la contraseña usada para encriptar el documento.

Importar / Exportar la configuración de perfiles

En la esquina superior derecha de la ventana de configuración de perfiles están los botones “Import” y “Export”; estos permiten importar o exportar los perfiles.

Peligro

Cuando elija la acción de importar, todos los perfiles actuales se eliminarán y se sustituirán por los nuevos.

Los ficheros exportados e importados están en formato JSON.

Uso

Una vez configurado el servidor de OpenKM y creado un perfil, se habilita el botón “Profiles”.

Puede seleccionar un perfil. Según el perfil seleccionado y los pasos definidos, se mostrarán varios botones. Estos botones indican la secuencia que sigue el asistente hasta llegar al final.

Nota

Al iniciar un nuevo proceso, el asistente creará una carpeta basada en la fecha y hora actual (año-mes-día-hora_minuto_segundo). Dentro de esta carpeta, las imágenes escaneadas se guardarán dentro de la carpeta “Images”, y los documentos PDF generados se guardarán dentro de la carpeta “Pdfs”.

Por ejemplo:

• C:\Users\…\Pictures\OKMScanStation\2019-11-01-112637\Images
• C:\Users\…\Pictures\OKMScanStation\2019-11-01-112637\Pdfs

Formulario principal

Botones de la barra de herramientas

Los botones de la barra de herramientas principal se mostrarán según las etapas habilitadas en el perfil seleccionado.

Botón	Nombre	Acción
	Profiles.	Seleccionar un perfil.
	Scan.	Proceder a escanear. Las imágenes se guardarán en una estructura de carpetas basada en la fecha actual (año-mes-día-hora-minuto-segundos) en su PC, en “C:\Users\…\Pictures\OKMScanStation\yyyy-mm-dd-hhmmss\Images”
	Convert to PDF.	Convertir las imágenes escaneadas a formato PDF. Cuando la opción “Request through a popup” está habilitada en el perfil, se mostrará una ventana emergente solicitando los parámetros de la conversión. Los ficheros PDF se guardarán en una estructura de carpetas basada en la fecha actual (año-mes-día-hora-minuto-segundos) en su PC, en “C:\Users\…\Pictures\OKMScanStation\yyyy-mm-dd-hhmmss\Images”
	Reset	Volver al paso de escaneo y eliminar todos los ficheros PDF creados hasta ese momento.
	Change the document name.	Muestra un formulario con el que puede navegar y renombrar cada uno de los ficheros generados.
	Upload.	Subir imágenes o ficheros PDF al repositorio de OpenKM. Cuando la opción “Request through a popup” está habilitada en el perfil, se mostrará una ventana emergente pidiéndole que seleccione una ruta de destino en OpenKM.
	Add metadata groups.	Muestra los formularios de metadatos establecidos en el perfil.
	Encrypt	Encriptar documentos.
	Finalize.	Fin del proceso.

Configuración alternativa de la carpeta principal de ficheros

Para configurar una ruta personalizada donde almacenar ficheros clave de la aplicación como:

• El fichero de log (openkm.log)
• El fichero de configuración (openkm.xml)
• Los ficheros temporales generados durante la ejecución

Esta configuración se realiza mediante la propiedad okm.folder.path, ubicada en el fichero app.properties dentro del directorio de instalación.

Ejemplo:

okm.folder.path=C:\\New_folder_path

Nota

Cuándo usar esta configuración:

Esta opción es especialmente útil cuando surgen problemas al usar las rutas de fichero por defecto, como:

• Permisos insuficientes del sistema de ficheros

• Espacio en disco limitado o restricciones de acceso en la ubicación por defecto

• Necesidad de separar los ficheros del sistema de los de configuración y datos

• Políticas de infraestructura de TI o requisitos de la organización

Tras realizar los cambios, debe reiniciar la aplicación.

Registro

En Mis documentos/OpenKM hay un fichero de registro llamado OKMScanStation.log que contiene una traza completa del registro.