Home panel

Resumen

El panel Home es el panel principal del motor de flujos de trabajo OKMFlow. Ofrece funcionalidades completas de gestión de flujos de trabajo, permitiendo a los usuarios crear, configurar y supervisar definiciones de procesos de flujo de trabajo y sus instancias activas. El panel está organizado en varias secciones para una administración eficiente del flujo de trabajo y una supervisión en tiempo real de las instancias.

Disposición del panel

El panel Home se estructura en tres áreas principales:

• Barra de navegación superior: contiene las opciones del menú principal (Home, Designer, Users, Tools, Admin)
• Menú lateral izquierdo: ofrece acceso rápido a las acciones de creación y gestión de flujos de trabajo
• Área de contenido central: dividida en dos secciones principales para Process Definitions y Process Instances

Menú lateral izquierdo

El menú lateral vertical ofrece acceso rápido a las operaciones de gestión de flujos de trabajo:

• Create empty workflow: crea una nueva definición de flujo de trabajo en blanco
• Import workflow definition: importa un flujo de trabajo desde un fichero externo
• View workflow library: acceda a la biblioteca de plantillas de flujo de trabajo disponibles
• Refresh panel: recarga la vista actual para reflejar los últimos cambios

Sección Process Definitions

La primera sección muestra todas las definiciones de flujo de trabajo disponibles en el sistema. Esta sección ofrece una vista de tabla paginada con funciones de filtrado y gestión.

Columnas de la tabla

Columna	Descripción
Id	Identificador numérico único de la definición de proceso
Version	Número de versión de la definición de flujo de trabajo
Name	Nombre descriptivo del flujo de trabajo
Active	Casilla que indica si el flujo de trabajo está activo actualmente y puede instanciarse
Actions	Iconos para las operaciones de gestión del flujo de trabajo

Paginación y filtrado

• Paginación: el tamaño de página por defecto es de 10 elementos, y puede modificarse
• Filtro por nombre: filtre los flujos de trabajo por nombre usando el campo de búsqueda

Acciones disponibles

Acción	Descripción
Edit	Abre el Designer para modificar la definición del flujo de trabajo
Delete	Elimina la definición del flujo de trabajo del sistema
Activate / Disable	Alterna el estado activo del flujo de trabajo. Solo los flujos de trabajo activos pueden instanciarse.
Export	Exporta la definición del flujo de trabajo a un fichero para copia de seguridad o transferencia
Clone	Crea una copia de la definición del flujo de trabajo
Rename	Cambia el nombre de la definición del flujo de trabajo
Lock	Bloquea el flujo de trabajo para impedir modificaciones
Add to library	Añade el flujo de trabajo a la biblioteca de flujos de trabajo para su reutilización

Gestión de versiones del flujo de trabajo

El motor de flujos de trabajo OKMFlow admite el versionado de definiciones de flujo de trabajo, lo que permite que coexistan varias versiones del mismo flujo de trabajo en el sistema. Esto permite una evolución segura del flujo de trabajo manteniendo la compatibilidad con las instancias en ejecución.

Principios de gestión de versiones

Concepto	Descripción
Versión activa única	Solo puede haber una versión activa de un flujo de trabajo en cada momento. La versión activa se usa para todas las nuevas instancias de flujo de trabajo.
Número de versión	Cada definición de flujo de trabajo tiene un número de versión. Al crear una nueva versión, el número de versión se incrementa automáticamente en 1.
Control de activación	La versión activa puede cambiarse mediante la acción Activate/Disable en el menú de la sección Process Definitions.
Continuidad de las instancias en ejecución	Las instancias de flujo de trabajo que ya están en ejecución continúan ejecutándose con su versión original, aunque esa versión ya no esté activa.

Comportamiento de las versiones

Versiones activas frente a inactivas

• Versión activa: la versión del flujo de trabajo marcada como “active” se usa al iniciar nuevas instancias de flujo de trabajo. Solo una versión puede estar activa a la vez.
• Versiones inactivas: las versiones anteriores permanecen en el sistema y continúan dando soporte a las instancias en ejecución, pero no pueden usarse para iniciar nuevos flujos de trabajo.
• Ejecución concurrente: varias versiones del mismo flujo de trabajo pueden estar ejecutándose simultáneamente. Las instancias en ejecución mantienen su versión original durante todo su ciclo de vida.

Nota

Cuando activa una versión distinta de un flujo de trabajo, las instancias en ejecución existentes no se ven afectadas. Continúan usando la versión con la que se iniciaron, lo que garantiza la estabilidad de la ejecución y evita comportamientos inesperados.

Comportamiento de las nuevas instancias

Cuando se crea una nueva instancia de flujo de trabajo:

• El sistema usa la versión activa actual de la definición del flujo de trabajo
• La instancia queda vinculada a esta versión durante todo su ciclo de vida
• Si el flujo de trabajo se actualiza más adelante o se activa una nueva versión, la instancia en ejecución continúa con su versión original

Crear nuevas versiones

Para crear una nueva versión de un flujo de trabajo existente, siga este proceso:

1. Exportar el flujo de trabajo activo: use la acción Export para guardar en un fichero la definición del flujo de trabajo activo actual
2. Importar el flujo de trabajo: use la opción “Import workflow definition” del menú lateral izquierdo para importar el fichero exportado
3. Resultado: el sistema crea una nueva definición de flujo de trabajo con:
   • El mismo nombre de flujo de trabajo
   • El número de versión incrementado en 1
   • Estado inactivo (no se activa automáticamente)
4. Modificar y activar: edite la nueva versión según sea necesario usando el Designer, y actívela cuando esté lista para producción

Precaución

Importante: al importar un flujo de trabajo cuyo nombre ya existe en el sistema, se crea automáticamente una nueva versión con el número de versión +1. El flujo de trabajo importado no se activa automáticamente. Debe activar explícitamente la nueva versión si desea que las nuevas instancias la usen.

Flujo de gestión de versiones

Un flujo de gestión de versiones típico sigue estos pasos:

1. Flujo de trabajo de producción activo: la versión 1 está activa y procesando nuevas instancias
2. Crear una nueva versión: exporte la versión 1 e impórtela para crear la versión 2 (inactiva)
3. Modificar la versión 2: realice mejoras o correcciones en la versión 2 usando el Designer
4. Pruebas: pruebe la versión 2 en un entorno controlado
5. Activar la versión 2: cuando esté lista, active la versión 2 usando la acción Activate
6. Resultado:
   • La versión 1 pasa a estar inactiva
   • Las instancias existentes de la versión 1 continúan en ejecución
   • Las nuevas instancias se inician con la versión 2
   • Ambas versiones se ejecutan de forma concurrente hasta que finalicen todas las instancias de la versión 1

Casos de uso

Caso de uso	Enfoque
Corrección de errores	Cree una nueva versión con las correcciones, pruébela a fondo y actívela cuando esté lista. Las instancias antiguas continúan con la versión con el error y finalizan con normalidad.
Adición de funcionalidades	Añada nuevos nodos o transiciones a una nueva versión. Actívela cuando sea estable. Las instancias existentes no tendrán las nuevas funcionalidades, pero finalizarán correctamente.
Mejoras de proceso	Optimice la lógica del flujo de trabajo en una nueva versión sin afectar a las instancias en ejecución. Realice la transición gradualmente activando la versión mejorada.
Reversión (rollback)	Si una nueva versión provoca problemas, reactive la versión estable anterior. Las nuevas instancias usarán la versión anterior, mientras que las instancias problemáticas pueden gestionarse individualmente.

Buenas prácticas para la gestión de versiones

• Convención de nomenclatura de versiones: use nombres de flujo de trabajo descriptivos que se mantengan consistentes entre versiones. El número de versión las diferenciará.
• Pruebe antes de activar: pruebe siempre a fondo una nueva versión del flujo de trabajo antes de activarla para producción.
• Documente los cambios de versión: mantenga documentación de qué ha cambiado entre versiones para facilitar la resolución de problemas y las decisiones de reversión.
• Supervise las versiones concurrentes: cuando haya varias versiones en ejecución, use la sección Process Instances para supervisar tanto las instancias de la versión antigua como de la nueva.
• Limpie las versiones antiguas: una vez que hayan finalizado todas las instancias de una versión antigua, considere eliminar las definiciones de flujo de trabajo obsoletas para reducir el desorden.
• Despliegue gradual: para flujos de trabajo críticos, considere un enfoque escalonado activando la nueva versión durante periodos de baja actividad.
• Mantenga las versiones estables: no elimine versiones inactivas que todavía tengan instancias en ejecución, ya que esto puede causar problemas de referencia.

Consejo

El sistema de gestión de versiones garantiza actualizaciones del flujo de trabajo sin tiempo de inactividad. Puede mejorar y desplegar de forma segura nuevas versiones del flujo de trabajo mientras las instancias existentes finalizan sin interrupciones.

Sección Process Instances

La segunda sección muestra las instancias de flujo de trabajo activas (ejecuciones de flujo de trabajo). Esta tabla paginada muestra todas las instancias de flujo de trabajo en ejecución, en espera o finalizadas, con información detallada y opciones de gestión.

Columnas de la tabla

Columna	Descripción
Id	Identificador único de la instancia de proceso
Status	Estado actual de la instancia de flujo de trabajo (RUNNING, ERROR, WAITING, ENDED)
Start date	Marca de tiempo de inicio de la instancia de flujo de trabajo
End date	Marca de tiempo de finalización del flujo de trabajo (si ha terminado)
Last activity	Marca de tiempo de la actividad más reciente de este flujo de trabajo
Node	Descripción del nodo actual o del último nodo activo
OpenKM Node	Referencia UUID al documento o carpeta de OpenKM asociado
Actions	Iconos para la gestión e inspección de la instancia

Opciones de filtrado

• Process Instance ID: filtre por el identificador único de la instancia de proceso
• Filtro de estado: filtre las instancias por estado (running, error, waiting, ended)

Acciones de la instancia

Cada instancia de proceso ofrece cinco opciones de gestión e inspección:

1. Process Variables

Muestra y gestiona todas las variables de contexto de la instancia de flujo de trabajo. Esta vista ofrece:

• Botón Add: crear nuevas variables en el contexto del flujo de trabajo
• Campo de filtro: buscar variables por nombre
• Selector de tipo de variable: filtrar variables por categoría
  • All: muestra todas las variables
  • Internal: muestra solo las variables internas del sistema
  • Form definition: muestra solo las variables de los campos de formulario
• Acción Edit: modificar los valores de las variables
• Acción Delete: eliminar variables del contexto

La tabla Process Variables muestra:

• Name: nombre de la variable
• Class: tipo de variable (String, Document, Actor, ProcessInstance, etc.)
• Value: valor actual de la variable
• Actions: iconos de edición y eliminación para las variables modificables

2. Logs

Ofrece un registro de auditoría completo de todos los estados por los que ha pasado el flujo de trabajo durante su ejecución. Este registro cronológico ayuda a resolver problemas del flujo de trabajo y a entender el flujo de ejecución.

La tabla Logs muestra:

Columna	Descripción
Date	Marca de tiempo en la que se produjo el cambio de estado
Name	Nombre del nodo que originó la entrada del registro
Node type	Tipo de nodo (start, task, action, etc.)
Status	Tipo de cambio de estado (enter, leave, assigned, error)
Data	Información adicional sobre el cambio de estado (actores asignados, mensajes de error, valores de variables)

Los registros están paginados y muestran el historial de ejecución completo de la instancia de flujo de trabajo.

3. Task Instances

Muestra todas las tareas por las que ha pasado el flujo de trabajo en orden cronológico. La última tarea de la lista es la que está pendiente de finalización por parte de un usuario.

La tabla Task Instances muestra:

Columna	Descripción
Id	Identificador único de la instancia de tarea
Process Instance	Id de la instancia de proceso padre
Start	Marca de tiempo de creación de la tarea
End	Marca de tiempo de finalización de la tarea
Status	Estado actual de la tarea (CLOSED, OPEN, etc.)
Actor	Usuario asignado actualmente para completar la tarea
Pooled actors	Lista de usuarios que pueden reclamar tareas de grupo (pooled)
Name	Nombre del nodo de tarea
Form definition	(visible cuando “Show basic” está activado) definición XML de los metadatos del grupo de propiedades de la tarea
Actions	Opciones de gestión de la tarea

Funciones de Task Instances

• Change assigned user: reasignar la tarea a otro usuario

• Botón Goto: saltar a una tarea concreta en la secuencia del flujo de trabajo

  Precaución

  Importante: la funcionalidad “Goto” debe usarse con precaución, ya que rompe la lógica por defecto del flujo de trabajo al saltarse nodos. Esto puede provocar comportamientos inesperados o una ejecución incompleta del flujo de trabajo. Use esta función únicamente para la resolución de problemas o en situaciones de recuperación de emergencia.

• Casilla Show basic: cuando está activada, muestra una columna adicional “Form definition” con el XML de metadatos del grupo de propiedades de cada tarea

4. Preview

Muestra un diagrama visual de la definición del flujo de trabajo con un indicador en forma de flecha que señala el punto de ejecución actual. Esta representación gráfica ayuda a los usuarios a:

• Entender de un vistazo el estado actual del flujo de trabajo
• Visualizar el camino seguido por el flujo de trabajo
• Identificar los siguientes pasos del proceso
• Resolver problemas de ejecución del flujo de trabajo

La vista previa muestra todos los nodos y transiciones, y marca claramente el nodo activo actual con una flecha.

5. Delete

Elimina la instancia de proceso del sistema. Esta acción:

• Elimina de forma permanente la instancia de flujo de trabajo y todos sus datos asociados
• No se puede deshacer
• Debe usarse con cuidado, normalmente para flujos de trabajo cancelados o fallidos
• No afecta a la definición del proceso, solo a la instancia en ejecución

Precaución

Importante: eliminar una instancia de proceso elimina de forma permanente todos los datos de ejecución del flujo de trabajo, incluido el historial de tareas, las variables y los registros. Esta acción no se puede deshacer. Úsela con precaución.

Buenas prácticas

• Use nombres de flujo de trabajo descriptivos: elija nombres claros y significativos para las definiciones de proceso, con el fin de facilitar su identificación y gestión
• Active los flujos de trabajo de forma selectiva: active únicamente los flujos de trabajo que estén totalmente probados y listos para producción
• Supervise las instancias de proceso con regularidad: revise la sección Process Instances para identificar flujos de trabajo bloqueados, fallidos o problemáticos
• Exporte los flujos de trabajo antes de las modificaciones: cree copias de seguridad exportando las definiciones de flujo de trabajo antes de realizar cambios significativos
• Use el filtrado de forma eficaz: aproveche los filtros de nombre y estado para localizar rápidamente flujos de trabajo o instancias concretas
• Revise los registros para la resolución de problemas: cuando los flujos de trabajo fallen o se comporten de forma inesperada, examine la vista Logs para entender la secuencia de ejecución
• Sea prudente con Goto: la función “Goto” de las instancias de tarea solo debe usarse en circunstancias excepcionales, ya que omite la lógica normal del flujo de trabajo
• Gestione las variables con cuidado: al editar variables de proceso, asegúrese de que los cambios se ajustan a la estructura de datos esperada del flujo de trabajo
• Use Preview para verificar: la vista previa visual ayuda a comprobar que la ejecución del flujo de trabajo sigue el camino esperado
• Limpie las instancias finalizadas: considere eliminar las instancias de flujo de trabajo antiguas y finalizadas para mantener el rendimiento del sistema
• Aproveche la biblioteca de flujos de trabajo: añada a la biblioteca los flujos de trabajo bien probados y reutilizables para un acceso fácil entre proyectos

Consejo

Use la casilla “Show basic” en Task Instances para ver la definición completa del formulario en XML. Es especialmente útil al resolver problemas relacionados con formularios o al entender la estructura de metadatos de las tareas.

Nota

El panel Home se integra con el sistema de gestión documental de OpenKM. Las instancias de proceso pueden hacer referencia a documentos de OpenKM a través del campo “OpenKM Node”, lo que permite que los flujos de trabajo operen sobre documentos y carpetas almacenados en OpenKM.