Users panel

Resumen

El panel Users ofrece funciones administrativas para gestionar las cuentas de usuario del motor de flujos de trabajo y sus privilegios de acceso. Este panel permite a los administradores crear nuevos usuarios, modificar las propiedades de los usuarios existentes, asignar roles y controlar el acceso al sistema de flujos de trabajo. El panel Users solo es accesible para los miembros del rol ROLE_ADMIN.

Precaución

El panel Users solo es accesible para los administradores que son miembros del rol ROLE_ADMIN. Los usuarios normales no pueden ver ni acceder a esta opción de menú.

Disposición del panel

El panel Users se estructura en tres áreas principales:

• Barra de navegación superior: contiene las opciones del menú principal (Home, Designer, Users, Tools, Admin)
• Menú lateral izquierdo: ofrece acceso rápido a las acciones de gestión de usuarios
• Área de contenido central: dividida en dos secciones, la lista de usuarios y los detalles del usuario

Menú lateral izquierdo

El menú lateral vertical ofrece acceso rápido a las operaciones de gestión de usuarios:

Acción	Descripción
Create new user	Abre un formulario para crear una nueva cuenta de usuario del motor de flujos de trabajo con las propiedades Id, Name, Mail y Role
Refresh user list	Recarga la lista de usuarios para reflejar los últimos cambios

Sección de lista de usuarios

La sección izquierda del área central muestra una tabla paginada de todos los usuarios registrados en el motor de flujos de trabajo. Esta sección ofrece una gestión de usuarios completa con funciones de filtrado y paginación.

Columnas de la tabla

Columna	Descripción
Id	Identificador único de la cuenta de usuario. Es el nombre de usuario de inicio de sesión usado para autenticarse en el motor de flujos de trabajo.
Name	Nombre para mostrar del usuario. Es el nombre amigable que se muestra en toda la interfaz del flujo de trabajo.
Mail	Dirección de correo electrónico asociada a la cuenta de usuario. Se usa para notificaciones y comunicaciones.
Role	El rol asignado al usuario. Los roles habituales incluyen ROLE_ADMIN (administradores con acceso completo) y ROLE_USER (usuarios normales).
Actions	Opciones de gestión de la cuenta de usuario (normalmente operaciones de edición y eliminación)

Paginación y filtrado

• Control de paginación: el tamaño de página por defecto es de 10 usuarios, y puede modificarse mediante el selector desplegable “Show”
• Filtro por nombre: filtre los usuarios por nombre usando el campo de búsqueda. Pulse Intro para aplicar el filtro
• Navegación entre páginas: use los botones First, Previous, Next y Last para navegar por las páginas de usuarios

Sección de detalles del usuario

La sección derecha del área central muestra información detallada del usuario seleccionado. Al seleccionar un usuario de la lista, su información completa de perfil aparece en este panel.

Información mostrada del usuario

Campo	Descripción
Id	El identificador único (nombre de usuario) de la cuenta de usuario
Name	El nombre para mostrar del usuario
Mail	La dirección de correo electrónico asociada al usuario
Role	El rol asignado al usuario, que determina su nivel de acceso y permisos

Editar usuario

Un botón “Edit” en la esquina superior derecha de la sección de detalles del usuario permite a los administradores modificar las propiedades del usuario:

• Name: actualizar el nombre para mostrar del usuario
• Mail: cambiar la dirección de correo electrónico
• Role: modificar el rol del usuario para conceder o restringir privilegios administrativos
• Password: restablecer la contraseña del usuario (si procede)

Roles de usuario

El motor de flujos de trabajo implementa un control de acceso basado en roles para gestionar los permisos de los usuarios:

Rol	Descripción	Nivel de acceso
ROLE_ADMIN	Rol de administrador con acceso completo a todas las funciones del motor de flujos de trabajo	Puede acceder a: - Panel Home (gestión de flujos de trabajo) - Panel Designer (edición de flujos de trabajo) - Panel Users (gestión de usuarios) - Panel Tools (consultas de base de datos) - Funciones administrativas avanzadas (Show debug)
ROLE_USER	Rol de usuario normal con acceso restringido a las operaciones del flujo de trabajo	Puede acceder a: - Panel Home (visualización limitada del flujo de trabajo) - Panel Designer (al editar flujos de trabajo asignados)

Nota

Los usuarios gestionados en el panel Users son específicos del motor de flujos de trabajo. Estas cuentas de usuario son independientes de los usuarios de la aplicación OpenKM, aunque pueden corresponder a las mismas personas. Los usuarios del motor de flujos de trabajo se autentican de forma independiente para acceder a las funciones de gestión de flujos de trabajo.

Operaciones de gestión de usuarios

Crear un nuevo usuario

Para crear una nueva cuenta de usuario:

1. Haga clic en el icono “Create new user” del menú lateral izquierdo
2. Introduzca los datos del usuario:
   • Id: nombre de usuario único para el inicio de sesión (no se puede cambiar después de la creación)
   • Name: nombre para mostrar del usuario
   • Mail: dirección de correo electrónico para notificaciones
   • Role: seleccione el rol adecuado (ROLE_ADMIN o ROLE_USER)
   • Password: establezca la contraseña inicial del usuario
3. Guarde la cuenta de usuario
4. El nuevo usuario aparecerá en la lista de usuarios

Editar un usuario existente

Para modificar las propiedades de un usuario:

1. Seleccione el usuario en la lista de usuarios
2. Revise los detalles del usuario en el panel derecho
3. Haga clic en el botón “Edit” de la esquina superior derecha
4. Modifique las propiedades deseadas (Name, Mail, Role, Password)
5. Guarde los cambios

Eliminar un usuario

Para eliminar una cuenta de usuario:

1. Seleccione el usuario en la lista de usuarios
2. Haga clic en el icono de eliminación de la columna Actions
3. Confirme la eliminación
4. El usuario se eliminará del motor de flujos de trabajo

Precaución

Eliminar una cuenta de usuario elimina de forma permanente su acceso al motor de flujos de trabajo. Los flujos de trabajo o tareas activos asignados al usuario eliminado pueden verse afectados. Asegúrese de reasignar correctamente las responsabilidades antes de eliminar cuentas de usuario.

Buenas prácticas

• Use identificadores de usuario descriptivos: elija nombres de usuario claros y significativos que identifiquen a personas o roles
• Mantenga direcciones de correo actualizadas: asegúrese de que las direcciones de correo estén al día para las notificaciones del flujo de trabajo
• Asigne roles adecuadamente: conceda ROLE_ADMIN únicamente a los usuarios que necesiten acceso administrativo completo
• Audite los usuarios con regularidad: revise periódicamente la lista de usuarios para identificar cuentas inactivas
• Establezca políticas de contraseñas seguras: implemente requisitos de contraseña robustos para las cuentas de usuario
• Elimine usuarios inactivos: elimine o deshabilite las cuentas de los usuarios que ya no necesiten acceso al flujo de trabajo
• Pruebe las nuevas cuentas de usuario: verifique que los usuarios recién creados pueden autenticarse y acceder a las funciones adecuadas
• Use el filtrado de forma eficiente: aproveche el filtro por nombre para localizar rápidamente usuarios concretos en listas de usuarios grandes

Consejo

Al crear usuarios que gestionarán flujos de trabajo pero que no deberían tener acceso administrativo completo, use ROLE_USER y concédales permisos de edición sobre flujos de trabajo concretos a través del panel Home, en lugar de asignarles ROLE_ADMIN.

Consideraciones de seguridad

• Limite las asignaciones de ROLE_ADMIN: restrinja el acceso de administrador únicamente al personal esencial
• Actualizaciones periódicas de contraseñas: fomente o exija cambios periódicos de contraseña

Nota

La autenticación y autorización de usuarios en el motor de flujos de trabajo es independiente del sistema de usuarios de OpenKM. Los usuarios deben tener cuentas separadas en ambos sistemas si necesitan acceso tanto a las funciones del motor de flujos de trabajo como a las de OpenKM.