Trabajar con el escritorio

Casi toda la actividad del usuario se realiza ahí. Los usuarios pueden trabajar directamente con carpetas, documentos o correos.

El escritorio se distribuye en tres secciones:

• Panel Navigation, en el lado izquierdo.
• Panel Browser, en la parte superior central.
• Panel Properties, en la parte inferior central.

Navegación

La navegación del lado izquierdo es un panel de pilas (stacks). Cada pila contiene una estructura en árbol ( jerarquía de carpetas ) desde la raíz que permite acceder fácilmente a documentos y correos.

El panel de navegación se divide en varias pilas:

• Taxonomía.
• Categorías.
• Metadata.
• Thesaurus.
• Templates.
• My documents.
• E-mail.
• Trash.

Cada pila contiene un árbol ( jerarquía de carpetas ) que ayuda a organizar los nodos dentro del repositorio y ayuda al usuario a localizar los datos de forma rápida y eficiente.

La pila taxonomy es el espacio de trabajo colaborativo, es decir, el espacio donde varios usuarios modifican y comparten los datos de la empresa.

La pila categories es un espacio de taxonomía virtual que ayuda a navegar por los nodos de la taxonomía según otros conceptos.

Nota

Categories es una estructura de árbol jerárquica de carpetas de categorías y subcategorías. La idea es que estas carpetas y subcarpetas representen términos conceptuales en una estructura de árbol.

La pila metadata es un espacio de taxonomía virtual que ayuda a navegar por los nodos de la taxonomía según los valores de los campos de metadatos.

Nota

La vista de metadatos es una estructura de árbol jerárquica de grupos de metadatos. Cada posible valor de metadatos se representa como un nodo del árbol.

Solo se muestran los campos de tipo Select, SuggestBox y Checkbox (los campos de texto libre, como Input o Text area, no se muestran).

La pila thesaurus es un espacio de taxonomía virtual que ayuda a navegar por los nodos de la taxonomía según conceptos SKOS.

Nota

Un tesauro es un libro que enumera palabras agrupadas según una similitud de significado (que contiene sinónimos y a veces antónimos), en contraste con un diccionario, que contiene definiciones y pronunciaciones.

Los conceptos SKOS están vinculados entre sí de forma múltiple, pero se representan como una estructura de árbol.

La pila templates es el espacio donde establecer plantillas para toda la empresa. Es decir, es el espacio donde se guardan las plantillas de la empresa para que varios usuarios las utilicen al crear nuevos documentos de la empresa.

La pila My documents es un espacio privado para cada usuario, es decir, solo un usuario puede acceder a esta sección, y es el lugar por defecto donde se almacenan los datos personales.

La pila E-mail es un espacio privado para cada usuario, es decir, solo un usuario puede acceder a sus datos en esta sección, y es el lugar por defecto donde se almacenan los correos del usuario.

La pila Trash es un espacio privado para cada usuario, es decir, solo un usuario puede acceder a esta sección. Cuando un usuario elimina un nodo, este va automáticamente a su propia papelera. Cuando un usuario vacía su propia papelera, el documento se elimina definitivamente de la aplicación.

Precaución

Los administradores no tienen ninguna restricción para acceder a todas las áreas del repositorio, incluidas las secciones privadas de usuario como “My Document”, “E-mail” o “Trash”.

El nodo seleccionado en el panel de navegación determina el contenido que se muestra en el panel del navegador. Todos los nodos que se muestran en el panel del navegador tienen el mismo padre (el nodo seleccionado en el árbol).

Nota

En el caso de las pilas virtuales (categories, metadata y thesaurus), los nodos que se muestran en el panel del navegador no tienen el mismo padre (el nodo seleccionado en el árbol); en realidad se muestran ahí porque tienen una relación (categoría, metadato o valor de tesauro) con el nodo seleccionado en el árbol.

Cuando hace clic derecho con el botón del ratón sobre un nodo del árbol, se muestra un menú contextual. Las opciones disponibles en el menú contextual dependen de la pila seleccionada.

Nota

Las opciones de menú disponibles en la pila Taxonomy son:

• Create folder.
• Delete.
• Rename.
• Move.
• Copy.
• Add document.
• Add bookmark.
• Set default home.
• Export to ZIP.

Las opciones de menú disponibles en la pila Categories son:

• Create folder.
• Delete.
• Move.

Las opciones de menú disponibles en la pila Templates son:

• Create folder.
• Delete.
• Rename.
• Move.
• Copy.
• Export to ZIP.

Las opciones de menú disponibles en la pila My document son:

• Create folder.
• Delete.
• Rename.
• Move.
• Copy.
• Export to ZIP.

Las opciones de menú disponibles en la pila E-mail son:

• Create folder.
• Delete.
• Rename.
• Move.
• Copy

Las opciones de menú disponibles en la pila Trash son:

• Restore.
• Purge.
• Purge trash.

Consejo

Dispone de una descripción completa de todas las opciones de menú en: Trabajar con la barra de menú.

Precaución

La vista de las pilas Metadata y Thesaurus no tiene opciones de menú.

Consejo

Las carpetas a las que el usuario está suscrito se mostrarán con un color diferente para distinguirlas:

• Está suscrito a una carpeta sin subcarpetas.
• Está suscrito a una carpeta con subcarpetas.
• Está suscrito a una carpeta de solo lectura sin subcarpetas.
• Está suscrito a una carpeta de solo lectura con subcarpetas.

Navegador

El panel del navegador, en la parte superior central, muestra una tabla de nodos ( documentos, carpetas y correos ) que están en el nodo seleccionado del panel de navegación.

En la parte superior del panel del navegador hay una ruta que indica la ubicación actual en el panel de navegación (por ejemplo “/okm:root/”). Debajo hay una lista de los nodos relacionados con el nodo seleccionado en el panel de navegación.

Nota

Normalmente se listan los nodos que tienen como padre el nodo seleccionado, salvo en la vista de Categories, Metadata y Thesaurus, donde los nodos listados están relacionados con el nodo seleccionado y no tienen el mismo padre.

Por defecto, la tabla del navegador muestra las columnas:

• Status (los iconos muestran el estado del nodo; por ejemplo, si el nodo está bloqueado se muestra el icono de candado ).
• Checkbox (para aplicar acciones sobre varios nodos al mismo tiempo).
• Icon (indica el tipo de nodo).
• Name (nombre del nodo).
• Title.
• Language (solo para documentos).
• Size.
• Update date.
• Author.
• Version (solo para documentos).

Consejo

En la tabla del navegador también pueden mostrarse columnas adicionales basadas en los valores de campos de metadatos. Para más información sobre cómo habilitarlo, consulte: Administration > Profiles.

Cuando hace clic derecho con el botón del ratón sobre un nodo, se muestra un menú contextual. Tendrá opciones de menú distintas según la combinación del tipo de nodo seleccionado y la pila visible.

Nota

Las opciones de menú disponibles cuando la pila Taxonomy, My documents está visible son:

• Download.
• Edit.
• Update.
• Cancel edit.
• Lock.
• Unlock.
• Delete.
• Rename.
• Move.
• Copy.
• Convert.
• Add note.
• Add category.
• Add keyword.
• Add metadata group.
• Update metadata group.
• Merge PDF.
• Add bookmark.
• Set default home.
• Export to ZIP.
• OMR data capture.

Las opciones de menú disponibles cuando la pila Categories, Metadata y Thesaurus está visible son:

• Download.
• Edit.
• Update.
• Cancel edit.
• Lock.
• Unlock.
• Delete.
• Rename.
• Add note.
• Add category.
• Add keyword.
• Add metadata group.
• Update metadata group.
• Ir a ( documento, carpeta, correo ). Abre la ubicación del nodo en la vista de taxonomía.

Las opciones de menú disponibles cuando la pila Templates está visible son:

• Download.
• Edit.
• Update.
• Cancel edit.
• Lock.
• Unlock.
• Delete.
• Rename.
• Move.
• Copy.
• Convert.
• Add note.
• Add category.
• Add keyword.
• Add metadata group.
• Update metadata group.
• Merge PDF.
• Export to ZIP.
• Create from template.
• Add bookmark.

Las opciones de menú disponibles cuando la pila E-mail está visible son:

• Delete.
• Rename.
• Move.
• Copy.
• Convert.
• Add note.
• Add category.
• Add keyword.
• Add metadata group.
• Update metadata group.
• Merge PDF.
• OMR data capture.

Las opciones de menú disponibles cuando la pila Trash está visible son:

• Restore.
• Purge.

Consejo

Dispone de una descripción completa de todas las opciones de menú en: Trabajar con la barra de menú.

Consejo

Create from template le ayuda a crear nuevos documentos a partir de plantillas existentes. Más información en: Creating templates .

El checkbox le ayuda a seleccionar varios nodos al mismo tiempo y aplicar una acción a todos.

Consejo

Puede realizar acciones sobre varios nodos al mismo tiempo (hay un checkbox en cada fila para seleccionar el nodo). Las acciones masivas permitidas son:

• Delete.
• Move.
• Copy.
• Add notes.
• Add categories.
• Add keywords.
• Add metadata groups.
• Change metadata group field values.

Al suscribirse a un nodo, aparecerá un icono junto al nodo indicando que está suscrito.

Precaución

Cuando no hay ningún checkbox seleccionado, la acción se aplicará al nodo seleccionado (una fila azul marca el nodo seleccionado en la vista del navegador).

El icono Massive muestra un menú contextual para realizar acciones rápidas:

Funcionalidad	Descripción
Select all	Selecciona todos los nodos.
Select all folders	Selecciona todos los nodos de tipo carpeta.
Select all document	Selecciona todos los nodos de tipo documento.
Select all mails	Selecciona todos los nodos de tipo correo.
Remove selection	Deselecciona todos los nodos.

Paginación

Cuando la funcionalidad de paginación está habilitada, se muestra una barra de herramientas adicional:

Funcionalidad	Descripción
Show / hide folders	Muestra u oculta los nodos de tipo carpeta en el panel del navegador.
Show / hide documents	Muestra u oculta los nodos de tipo documento en el panel del navegador.
Show / hide mails	Muestra u oculta los nodos de tipo correo en el panel del navegador.
Filter	Filtra nodos.
Checkbox Paginate	Habilita o deshabilita la funcionalidad de paginación.
Selector Limit	Establece el límite de nodos que se muestran al mismo tiempo.
Go to the beginning	Va al principio de la lista.
Go to previous	Va a la lista anterior.
Go to next	Va a la lista siguiente.
Go to the end	Va al final de la lista.
Selector Order	Establece la columna por la que se ordena.
Checkbox Reverse	Invierte el orden.

Funcionalidades del ratón

• Doble clic sobre un nodo de tipo carpeta para abrir la carpeta.
• Doble clic sobre un nodo de tipo documento para descargar el documento.
• Clic derecho sobre un nodo mostrará un menú contextual.
• Arrastrar y soltar. Puede arrastrar y soltar nodos manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón y moviéndolos hasta el nodo de destino en el panel de navegación.

Propiedades

El panel de propiedades, en la parte inferior central, muestra un conjunto de pestañas que contienen las propiedades agrupadas o funcionalidades, como la vista previa, asociadas al nodo seleccionado. El nodo seleccionado puede ser un nodo del navegador de árbol o un nodo de la tabla del navegador.

Nota

Básicamente, el nodo seleccionado en el panel de navegación determina el contenido que se muestra en el panel del navegador y, según si el último nodo seleccionado por el usuario está en el panel de navegación o en el del navegador, el panel de propiedades mostrará las propiedades del nodo activo en uno u otro.

Precaución

Las funcionalidades que se describen a continuación son las funcionalidades por defecto. En su pestaña de propiedades pueden mostrarse otras no descritas aquí si tiene habilitadas extensiones de OpenKM.

Pestañas en nodos de tipo documento

Pestaña	Descripción
Properties	Muestra las propiedades del documento seleccionado. Desde esta vista puede: - Establecer las palabras clave del documento. - Cambiar el título del documento. - Establecer relaciones entre el documento y las categorías. Desde esta pestaña se muestra una lista con los usuarios suscritos al nodo. Para compartir rápidamente un nodo, hay dos iconos especiales llamados URL y WebDAV; al hacer clic en ellos, se copia en el portapapeles una URL de navegador o de WebDAV.
Notes	Muestra una lista de notas relacionadas con el documento. Desde esta vista puede añadir, editar o eliminar sus propias notas. Los administradores pueden gestionar las notas de otros usuarios.
History	Muestra una lista con las versiones del documento. Desde esta vista puede: - Restaurar una versión anterior del documento. - Previsualizar cualquier versión del documento en el panel derecho. - Comparar dos versiones del documento en el panel de vista previa. - Compactar el historial. La acción de compactar el historial eliminará todas las versiones del documento excepto la activa. Esta acción congela el tamaño del repositorio, pero debe tenerse en cuenta que no se puede revertir.
Security	Muestra los permisos de seguridad del documento. Desde esta vista puede cambiar los permisos de seguridad. - Haga clic en el botón Update para cambiar los permisos de seguridad. Cuando la casilla “Recursive permission changes” está marcada, los cambios se aplicarán de forma recursiva. También podría interesarle leer: - Security configuration. - Security configuration parameters. - la opción “Advanced filter” en Profile General tab.
Preview	Muestra una previsualización del documento.
Activity log	Esta vista realiza una auditoría completa del documento. Desde esta vista puede filtrar por acciones concretas. Cuando la casilla llamada View no está marcada, las acciones más habituales, como GET_CHILDREN_DOCUMENTS, se filtran automáticamente. La razón por la que se filtran las acciones más habituales cuando la casilla View no está marcada es que estos eventos suelen generar una lista muy larga de acciones y a menudo no son relevantes desde el punto de vista de la auditoría. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Activity log.
Forum	Muestra un foro asociado al documento. Desde esta vista puede: - Añadir un nuevo tema. - Publicar una respuesta al tema. - Citar una respuesta del tema. - Editar una respuesta del tema. - Eliminar un tema. Para eliminar o editar una publicación del tema debe ser el propietario o tener permisos de administrador. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Forum.
Wiki	Muestra una wiki asociada al documento. Desde esta vista puede: - Crear una wiki. - Actualizar una wiki. - Mostrar el historial de versiones de la wiki. - Restaurar una versión de la wiki. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Wiki.
Workflow	Muestra los workflows asociados al documento. Desde esta vista puede: - Mostrar el detalle de las variables del workflow. - Mostrar un gráfico donde se marca el nodo actual. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Workflow.

Pestañas en nodos de tipo carpeta

Pestaña	Descripción
Properties	Muestra las propiedades de la carpeta seleccionada. Desde esta vista puede: - Establecer las palabras clave de la carpeta. - Establecer relaciones entre la carpeta y las categorías. Esta pestaña muestra una lista con los usuarios suscritos al nodo. Para compartir rápidamente un nodo, hay dos iconos especiales llamados URL y WebDAV; al hacer clic en ellos, se copia en el portapapeles una URL de navegador o de WebDAV.
Notes	Muestra una lista de notas relacionadas con la carpeta. Desde esta vista puede añadir, editar o eliminar sus propias notas. Los administradores pueden gestionar las notas de otros usuarios.
Security	Muestra los permisos de seguridad de la carpeta. Desde esta vista puede cambiar los permisos de seguridad. - Haga clic en el botón Update para cambiar los permisos de seguridad. Cuando la casilla “Recursive permission changes” está marcada, los cambios se aplicarán de forma recursiva. Podría interesarle leer: - Security configuration. - Security configuration parameters. - la opción “Advanced filter” en Profile General tab .
Activity log	Esta vista realiza una auditoría completa de la carpeta. Desde esta vista puede filtrar por acciones concretas. Cuando la casilla llamada View no está marcada, las acciones más habituales, como GET_CHILDREN_DOCUMENTS, se filtran automáticamente. La razón por la que se filtran las acciones más habituales cuando la casilla View no está marcada es que estos eventos suelen generar una lista muy larga de acciones y a menudo no son muy relevantes desde el punto de vista de la auditoría. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Activity log.
Forum	Muestra un foro asociado a la carpeta. Desde esta vista puede: - Añadir un nuevo tema. - Publicar una respuesta al tema. - Citar una respuesta del tema. - Editar una respuesta del tema. - Eliminar un tema. Para eliminar o editar una publicación del tema debe ser el propietario o tener permisos de administrador. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Forum.
Wiki	Muestra una wiki asociada a la carpeta. Desde esta vista puede: - Crear una wiki. - Actualizar una wiki. - Mostrar el historial de versiones de la wiki. - Restaurar una versión de la wiki. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Wiki.
Workflow	Muestra los workflows asociados a la carpeta. Desde esta vista puede: - Mostrar el detalle de las variables del workflow. - Mostrar un gráfico donde se marca el nodo actual. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Workflow.

Pestañas en nodos de tipo correo

Pestaña	Descripción
Properties	Muestra las propiedades del correo seleccionado. Desde esta vista puede: - Establecer las palabras clave del correo. - Establecer relaciones entre el correo y las categorías. Esta pestaña muestra una lista con los usuarios suscritos al nodo. Para compartir rápidamente un nodo, hay dos iconos especiales llamados URL y WebDAV; al hacer clic en ellos, se copia en el portapapeles una URL de navegador o de WebDAV.
Notes	Muestra una lista de notas relacionadas con el correo. Desde esta vista puede añadir, editar o eliminar sus propias notas. Los administradores pueden gestionar las notas de otros usuarios.
Security	Muestra los permisos de seguridad del correo. Desde esta vista puede cambiar los permisos de seguridad. - Haga clic en el botón Update para cambiar los permisos de seguridad. Cuando la casilla “Recursive permission changes” está marcada, los cambios se aplicarán de forma recursiva. Quizá le interese leer: - Security configuration. - Security configuration parameters. - la opción “Advanced filter” en Profile General tab.
Preview	Muestra una previsualización del correo. Desde esta vista también puede descargar los archivos adjuntos del correo o copiarlos a una carpeta de destino.
Activity log	Esta vista realiza una auditoría completa del correo. Desde esta vista puede filtrar por acciones concretas. Cuando la casilla llamada View no está marcada, las acciones más habituales, como GET_CHILDREN_DOCUMENTS, se filtran automáticamente. La razón por la que se filtran las acciones más habituales cuando la casilla View no está marcada es que estos eventos suelen generar una lista muy larga de acciones y a menudo no son relevantes desde el punto de vista de la auditoría. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Activity log.
Forum	Muestra un foro asociado al correo. Desde esta vista puede: - Añadir un nuevo tema. - Publicar una respuesta al tema. - Citar una respuesta del tema. - Editar una respuesta del tema. - Eliminar un tema. Para eliminar o editar una publicación del tema debe ser el propietario o tener permisos de administrador. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Forum.
Wiki	Muestra una wiki asociada al correo. Desde esta vista puede: - Crear una wiki. - Actualizar una wiki. - Mostrar el historial de versiones de la wiki. - Restaurar una versión de la wiki. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Wiki.
Workflow	Muestra los workflows asociados al correo. Desde esta vista puede: - Mostrar el detalle de las variables del workflow. - Mostrar un gráfico donde se marca el nodo actual. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Workflow.

Atajos de teclado

Consejo

Los atajos de teclado pueden utilizarse desde la vista de escritorio.

Atajos disponibles:

Atajo	Descripción
F2	Renombrar un nodo.
CTRL+SHIFT+C	Copiar un nodo.
CTRL+SHIFT+X	Cortar un nodo.
CTRL+SHIFT+V	Pegar un nodo.
CTRL+D	Descargar.
CTRL+G	Mostrar la ventana emergente de pruebas de la interfaz.
CTRL+Z	Mostrar el registro de la interfaz.
CTRL+N	Crear carpeta.
F5	Actualizar la vista de escritorio.
INSERT	Añadir un nuevo documento.
ALT+B	Añadir un nodo a marcadores.
F1	Mostrar la ayuda.
CTRL+ALT+Q	Salir de la aplicación.
ALT+DELETE	Eliminar un nodo