Outlook Add-in 6.1.x

Consejo

Outlook add-in permite a los usuarios seleccionar varios correos e importarlos a OpenKM, entre otras acciones.

Al importar el correo se crea una estructura de carpetas según la fecha de recepción del correo (año/mes/día) y se importa el correo en la pestaña Mail de OpenKM.

Precaución

Los Office Add-ins son compatibles desde la versión 2000 hasta la versión 2019.

Tras instalar el add-in de Outlook, aparecerá un nuevo elemento de menú “OpenKM” en Outlook.

Detalle de las funciones según sus iconos:

Botón	Acción
	Configuración del add-in.
	Importar correo.
	Importar solo adjuntos.
	Ayuda.

Configurar el Add-In de OpenKM

OpenKM versión 6.3.8

Primero, debe seleccionar el elemento de menú Configuración para establecer los valores de configuración con los que acceder a OpenKM desde el equipo cliente.

Nota

Los usuarios de OpenKM versión 6.3.x deben usar “Webservices 1.0” en la opción OpenKM version configuration.

OpenKM versión 6.3.9 y posteriores

Primero, debe seleccionar el elemento de menú Configuración para establecer los valores de configuración con los que acceder a OpenKM desde el equipo cliente.

Propiedad	Tipo	Descripción
Language	Select	Idioma de la interfaz del MS Add-in.
User	String	ID de usuario para acceder a OpenKM. okmAdmin
Password	String	La contraseña del usuario. admin
Attachment path	String	Ruta de OpenKM donde se almacenará el adjunto interceptado cuando el usuario envíe un correo. /okm:root/attachments
Add metadata	Bool	Para habilitar/deshabilitar el formulario de selección de metadatos.
Intercept attachment	Select	Elija el comportamiento cuando el usuario envía un correo con adjuntos. - Never: no hacer nada - Ask: preguntar si se desea interceptarlo e importarlo a OpenKM. - Always: interceptar e importar a OpenKM. Cuando OpenKM intercepta un adjunto, se importa a OpenKM y se sustituye en el correo enviado por una URL de OpenKM al documento (adjunto importado).
Enable attachment log	Checkbox	Habilita o deshabilita el registro de actividad de los adjuntos interceptados. Esta función solo está disponible cuando OpenKM funciona con una base de datos MySQL o MariaDB.

Precaución

Al establecer los valores de configuración, se crea una carpeta llamada OpenKM en la carpeta Mis documentos del usuario.

Dentro de esta carpeta OpenKM se crean un fichero de configuración llamado openkm.xml y otro fichero llamado document.xml. El Add-in de OpenKM los usa para almacenar cierta información de la edición de documentos. No debe editar ni eliminar estos ficheros.

Tras establecer los valores de configuración, se crea una carpeta llamada OpenKM en la carpeta Mis documentos del usuario. Dentro de esta carpeta OpenKM se crean un fichero de configuración llamado openkm.xml y otro fichero llamado document.xml, que el Add-in de OpenKM usa para almacenar cierta información de la edición de documentos. No debe editar ni eliminar estos ficheros.

Importar correos a OpenKM

El usuario puede importar correos de Outlook a OpenKM de tres formas:

Consejo

Para importar correos, primero seleccione uno o varios correos.

1. Seleccione la opción “Import” en la barra de herramientas de OpenKM.
2. Arrastre el correo a una carpeta dentro del árbol de navegación de OpenKM en el panel izquierdo.
3. Haga clic derecho sobre el correo y elija la opción “Import” dentro del menú de OpenKM.

En los casos uno y tres, debe seleccionar la ruta de destino para importar el correo.

Nota

Cuando la casilla de agrupado está marcada, se añadirá la subcarpeta Año/Mes/Día al final de la ruta.

Esto significa que si ha elegido la ruta de destino “/okm:root/email” y la casilla de agrupado está marcada, la ruta de destino será “/okm:root/email/2017/03/24” (ejemplo basado en la fecha real “2017/03/24”).

Nota

Si ha activado la opción “Add metadata” en la configuración, podrá seleccionar y rellenar los datos correspondientes.

Si tiene metadatos de selección múltiple para marcar y desmarcar todas las opciones, puede usar las combinaciones de teclas “Ctrl” + “E” y “Supr” respectivamente.

Al finalizar la importación, se mostrará un mensaje indicando el número de correos y adjuntos importados.

Importar adjuntos a OpenKM

El usuario puede importar adjuntos de Outlook a OpenKM de dos formas:

Consejo

Para importar adjuntos, primero seleccione un correo.

1. Seleccione la opción “Import only attachments” en la barra de herramientas de OpenKM.
2. Haga clic derecho sobre el correo y elija la opción “Import only attachments” dentro del menú de OpenKM.

Marque los adjuntos que desea importar y haga clic en el botón Next para finalizar.

Al finalizar la importación, se mostrará un mensaje indicando los adjuntos importados.

Añadir adjuntos de OpenKM a un nuevo correo

El usuario puede añadir adjuntos desde OpenKM.

1. Primero, haga clic en el botón New para crear un nuevo correo.
2. Pulse el botón Add attachment; se mostrará el explorador de ficheros de OpenKM desde el que puede seleccionar uno o varios documentos que quiera adjuntar al correo, y luego pulse el botón Select.
3. Puede ver los adjuntos en la sección de redacción del correo.

Registro

En Mis documentos/OpenKM hay un fichero de registro llamado OutlookAddin.log que contiene una traza completa del registro.