Outlook Add-in 8.2.x

Consejo

El add-in de Outlook permite a los usuarios seleccionar varios correos e importarlos a OpenKM, entre otras acciones.

Precaución

Este add-in funciona únicamente con el Outlook clásico para Windows.
El New Outlook (basado en WebView2) no soporta add-ins COM/VSTO.
Para usarlo, desactive el New Outlook y ejecute la versión clásica.

Tras instalar el add-in de Outlook, aparecerá un nuevo elemento de menú, “OpenKM”, en Outlook.

Detalle de las funciones según sus iconos:

Botón	Acción
	Configuración del add-in.
	Importar correos.
	Importar solo adjuntos.
	Ayuda.

Configurar el Add-In de OpenKM

Primero, debe seleccionar el elemento de menú Configuración para establecer los valores de configuración con los que acceder a OpenKM desde el equipo cliente.

Propiedad	Tipo	Descripción
Language	Select	Idioma de la interfaz del MS Add-in.
User	String	ID de usuario para acceder a OpenKM. okmAdmin
Password	String	La contraseña del usuario. admin
Host	String	URL de OpenKM. http://localhost:8080/openkm/
Attachment path	String	La ruta de OpenKM donde se almacenará el adjunto interceptado cuando el usuario envíe un correo. /okm:root/attachments
Add metadata	Bool	Habilita o deshabilita el formulario de selección de metadatos.
Find by UUID	Bool	Permite especificar el destino usando el UUID de una carpeta (para subir un correo) o el UUID de un documento (para insertarlo como fichero adjunto).
Intercept attachment	Select	Elija el comportamiento cuando el usuario envía un correo con adjuntos. - Never: no hacer nada. - Ask: elegir si interceptar e importar a OpenKM. - Always: interceptar e importar a OpenKM. Cuando OpenKM intercepta un adjunto, se importa a OpenKM y se sustituye en el correo enviado por una URL de OpenKM al documento (adjunto importado).
Enable attachment log	Checkbox	Habilita o deshabilita el registro de actividad de los adjuntos interceptados. Esta función solo está disponible cuando OpenKM usa una base de datos MySQL o MariaDB.
Use personal token	Bool	La autenticación se realizará usando un token de acceso.
Personal token	String	El token de acceso personal. okmpat-Ky1t16O2Rwx4ttPmOK0R

Precaución

Al establecer los valores de configuración, se crea una carpeta llamada OpenKM en la carpeta Mis documentos del usuario.

Dentro de esta carpeta OpenKM se crean un fichero de configuración llamado openkm.xml y otro fichero llamado document.xml. El Add-in de OpenKM los usa para almacenar cierta información de la edición de documentos. Es preferible no editar ni eliminar estos ficheros.

Importar correos a OpenKM

El usuario puede importar correos de Outlook a OpenKM de tres formas:

Consejo

Para importar correos, primero seleccione uno o varios correos.

1. Seleccione la opción “Import” en la barra de herramientas de OpenKM.
2. Arrastre el correo a una carpeta dentro del árbol de navegación de OpenKM en el panel izquierdo.
3. Haga clic derecho sobre el correo y elija la opción “Import” dentro del menú de OpenKM.

En los casos uno y tres, debe seleccionar la ruta de destino para importar los correos.

Nota

Cuando la casilla de agrupado está marcada, se añadirá la subcarpeta Año/Mes/Día al final de la ruta.

Esto significa que si ha elegido la ruta de destino “/okm:root/email” y la casilla de agrupado está marcada, la ruta de destino será “/okm:root/email/2017/03/24” (ejemplo basado en la fecha real “2017/03/24”).

Al finalizar la importación, se mostrará un mensaje indicando el número de correos y adjuntos importados.

Nota

Si ha activado la opción “Add metadata” en la configuración, podrá seleccionar y rellenar los datos correspondientes.
En el caso de metadatos de selección múltiple, para marcar y desmarcar todas las opciones, puede usar las combinaciones de teclas “Ctrl” + “E” y “Delete” respectivamente.

Importar adjuntos a OpenKM

El usuario puede importar adjuntos de Outlook a OpenKM de dos formas:

Consejo

Para importar adjuntos, primero seleccione un correo.

1. Seleccione la opción “Import only attachments” en la barra de herramientas de OpenKM.
2. Haga clic derecho sobre el correo y elija la opción “Import only attachments” dentro del menú de OpenKM.

Marque los adjuntos que desea importar y haga clic en el botón following para finalizar.

Al finalizar la importación, se mostrará un mensaje indicando los adjuntos importados.

Añadir adjuntos de OpenKM a un nuevo correo

El usuario puede añadir adjuntos desde OpenKM.

1. Primero, haga clic en el botón New para crear un nuevo correo.
2. Pulse el botón Add attachment; se mostrará el explorador de ficheros de OpenKM desde el que puede seleccionar uno o varios documentos que quiera adjuntar al correo, y luego pulse el botón Select.
3. Puede ver los adjuntos en la sección de redacción del correo.

Registro

Mis documentos/OpenKM contiene un fichero de registro llamado OutlookAddin.log con una traza completa del registro.