Fundamentos esenciales
Conceptos básicos
Sección titulada «Conceptos básicos»OpenKM tiene varios tipos de nodos integrados:
- Carpeta.
- Documento.
- Correo.
- Expediente.
Un nodo de tipo carpeta es una unidad de almacenamiento o contenedor. Al igual que un documento, también tiene un nombre pero no es un fichero; puede contener documentos, expedientes y otras carpetas.
Un nodo de tipo documento es un fichero. Un documento sirve para establecer uno o varios hechos, y puede utilizarse como prueba de los mismos.
Un nodo de tipo correo, comúnmente denominado email o correo electrónico, es un método de intercambio de mensajes digitales de un autor a uno o varios destinatarios. Un correo puede contener documentos (que en el contexto del correo se denominan adjuntos).
En esencia, existen dos tipos de nodos de tipo expediente:
- Expedientes no digitales.
- Expedientes digitales.
Un expediente no digital es solo un conjunto de grupos de metadatos.
Un expediente digital puede contener documentos, correos, carpetas y otros expedientes.
Entendiendo la taxonomía, palabras clave, categorías y grupos de metadatos.
Sección titulada «Entendiendo la taxonomía, palabras clave, categorías y grupos de metadatos.»Dedicar tiempo a la categorización de nodos es una buena práctica. Una buena categorización ayudará a los usuarios a encontrar rápidamente la información deseada, usar menos tiempo, ahorrar dinero y ser más eficientes en sus procesos de negocio.
OpenKM le ayuda con esto proporcionando básicamente cuatro formas de recategorizar su repositorio:
- Taxonomía.
- Palabras clave.
- Categorías.
- Grupos de metadatos.
Taxonomía
Sección titulada «Taxonomía»El diccionario dice:
“La taxonomía (del griego taxis, que significa ordenación o división, y nomos, que significa ley) es la ciencia de la clasificación según un sistema predeterminado, cuyo catálogo resultante se usa para proporcionar un marco conceptual para la discusión, el análisis o la recuperación de información. En teoría, el desarrollo de una buena taxonomía tiene en cuenta la importancia de separar los elementos de un grupo (taxón) en subgrupos (taxones) que sean mutuamente excluyentes, inequívocos y que, en conjunto, incluyan todas las posibilidades.”
Básicamente, una taxonomía es una forma de agrupar cosas. Al igual que un vocabulario controlado se centra en conceptos, en la práctica, una buena taxonomía debe ser simple, fácil de recordar y fácil de usar.
Cada carpeta de una taxonomía representa un “concepto” y lista una serie de nodos (carpetas, documentos, correos o expedientes) asociados a él.
Palabras clave
Sección titulada «Palabras clave»Una palabra clave, en el contexto de la gestión documental, es una palabra o frase concreta que describe el contenido. Establecer palabras clave es el sistema más simple y básico para categorizar los nodos de su repositorio, pero a la vez es el menos potente. Para repositorios grandes, recomendamos usar grupos de metadatos.
Limitaciones del uso de palabras clave:
- Cuando tiene miles de palabras clave, buscar por palabras clave puede ser ineficiente (no puede refinar la búsqueda y obtiene muchos resultados con las mismas palabras clave; los usuarios no siguen un método de catalogación restringido). Un diagrama de nube de etiquetas en estos casos suele ser una representación gráfica inutilizable de las palabras clave.
- A los usuarios les resulta difícil establecer palabras clave porque no conocen el diccionario completo de palabras clave de la empresa.
- Los usuarios escriben palabras clave de formas similares pero no siempre iguales (por ejemplo, los usuarios usan las palabras “edificio”, “construcción” y “obra” indistintamente).
Categorías
Sección titulada «Categorías»En OpenKM, las categorías son una taxonomía virtual que ayuda a navegar por los nodos de la taxonomía a través de otros conceptos. Cada nodo de categoría representa un “concepto” y lista una serie de nodos (carpetas, documentos, correos o expedientes) asociados a él.
Metadatos
Sección titulada «Metadatos»Los grupos de metadatos son datos que describen otros datos, proporcionando información sobre el contenido de determinados nodos. Los grupos de metadatos ayudan a crear clasificaciones controladas y son una forma potente de localizar nodos y refinar las consultas de búsqueda.