Guía de usuario
El front de OpenKM es la vista de back-office del repositorio de contenidos. Las funcionalidades se organizan en varias secciones:
- La barra de menú en la parte superior da acceso a todas las funcionalidades, organizadas por tipo.
- El cuadro de búsqueda rápida está en la esquina superior derecha.
- La barra de herramientas contiene las funcionalidades más usadas.
- La pestaña Desktop permite navegar por el repositorio.
- La pestaña Search permite consultar el repositorio.
- La pestaña Dashboard proporciona un conjunto de dashboards.
- La pestaña Administration proporciona un conjunto de herramientas de administración.
- El panel Status, en la parte inferior, proporciona información general.
El front de OpenKM le permite gestionar cualquier contenido: imágenes escaneadas, fotografías, documentos ofimáticos, e incluso ficheros de vídeo grandes o ficheros CAD, entre otros. La funcionalidad de workflow integrada ayuda a las empresas a automatizar procesos y obtener un control completo del ciclo de vida del documento, ahorrando tiempo y dinero. También permite que las actividades sociales en torno al contenido conecten a personas con otras personas, información con otra información, y personas con información, ayudando a gestionar la inteligencia colectiva de los recursos humanos de la empresa de forma más eficiente.
La funcionalidad Profiles de OpenKM ayuda a los administradores a establecer qué se muestra a cada usuario de la aplicación.
OpenKM proporciona la solución para:
- Controlar el volumen creciente de información a gestionar.
- Acabar con la diversificación de las fuentes de almacenamiento de información.
- Evitar la duplicación de datos.
- Obtener información válida mediante el control de versiones de los documentos.
- Reducir el tiempo y los recursos empleados en localizar información.
- Evitar fugas de conocimiento o accesos indebidos por parte de los usuarios, cumpliendo así las obligaciones establecidas en la LOPD.
- Restringir el acceso de usuarios no autorizados a la información.
A través del sistema OpenKM, toda la información relevante y valiosa puede consultarse y encontrarse más rápidamente para resolver problemas y tomar decisiones.
Barra de menú
Sección titulada «Barra de menú»La barra de menú en la parte superior tiene todas las funcionalidades organizadas por tipo:
- File.
- Edit.
- Tools.
- Bookmarks.
- Templates.
- Help.
Cuadro de búsqueda rápida
Sección titulada «Cuadro de búsqueda rápida»El cuadro de búsqueda rápida está en la esquina superior derecha, proporcionando acceso rápido a la búsqueda por defecto del panel Search.
Barra de herramientas
Sección titulada «Barra de herramientas»La sección de la barra de herramientas tiene las funcionalidades más usadas, como descargar documentos, crear nuevas carpetas, y editar o subir ficheros.
Desktop
Sección titulada «Desktop»Ahí se realiza la mayor parte de la actividad del usuario. Los usuarios pueden trabajar directamente sobre carpetas, documentos, correos o records.
El desktop se distribuye en tres secciones:
- Panel de navegación en el lado izquierdo.
- Panel del navegador en la parte superior central.
- Panel de propiedades en la parte inferior central.
Navegación
Sección titulada «Navegación»La navegación del lado izquierdo es un panel de pilas (stack). Cada pila contiene una estructura en árbol (jerarquía de carpetas y records) desde una raíz, que permite un acceso rápido a documentos y correos.
Navegador
Sección titulada «Navegador»El panel del navegador, en la parte superior central, muestra una tabla de nodos (documentos, carpetas, correos y records) del nodo de navegación seleccionado.
Propiedades
Sección titulada «Propiedades»El panel de propiedades, en la parte inferior central, muestra un conjunto de pestañas que contienen las propiedades o funcionalidades agrupadas, como una vista previa asociada al nodo seleccionado. El nodo seleccionado puede ser un nodo de navegación o un nodo del navegador.
La pestaña de búsqueda permite consultar el repositorio. Esta pestaña da acceso a distintas búsquedas para consultar el contenido de la aplicación:
- La búsqueda por defecto es una búsqueda de texto completo, también disponible desde la esquina superior derecha de la pantalla.
- La búsqueda avanzada permite buscar por palabras clave, metadatos y otros criterios adicionales, como la ubicación en la aplicación.
Dashboard
Sección titulada «Dashboard»El panel de dashboard proporciona un conjunto de dashboards; cada usuario tiene un conjunto de dashboards personales que muestran la información relevante para él y ayudan a obtener una visión global de la actividad de la aplicación.
El panel de dashboard:
- User view. Muestra las acciones que se han realizado en el sistema.
- General view. Muestra una visión global de la actividad de la aplicación.
- News. Muestra información basada en consultas de búsqueda programadas por el usuario.
- Mail. Proporciona una navegación virtual por todos los repositorios de correo.
- Mail account. Ayuda a los usuarios a gestionar sus cuentas de correo.
- Workflow. Los usuarios trabajan en tareas de procesos de negocio de la empresa.
- Keyword map. Muestra una nube de etiquetas basada en todas las palabras clave del repositorio.
- Tasks. Ayuda a crear, administrar, asignar y seguir tareas básicas de la empresa.
- Calendar. Ayuda a seguir el estado de la tarea principal de la empresa.
- Messaging. Muestra la mensajería interna de OpenKM.
- Forum. Muestra un foro.
- Wiki. Muestra una wiki.
Administration
Sección titulada «Administration»El panel de administración es un conjunto de herramientas que ayudan al administrador a gestionar la aplicación.
El panel de estado proporciona información general:
- Aviso de noticias de OpenKM.
- El usuario conectado.
- Tamaño del repositorio del usuario.
- Chat.
- Alertas.
- Documentos HTML en el editor.
- Panel de mensajes.
