Trabajar con el escritorio

Casi toda la actividad del usuario se realiza aquí. Los usuarios pueden trabajar directamente con carpetas, documentos, correos o expedientes.

El escritorio se distribuye en tres secciones:

Panel de Navegación en el lado izquierdo.
Panel del Explorador en la parte superior central.
Panel de Propiedades en la parte inferior central.

Navegación

La navegación del lado izquierdo es un panel de pilas (stacks). Cada pila contiene una estructura en árbol (jerarquía de carpetas y expedientes) desde la raíz que facilita el acceso a documentos y correos.

El panel de navegación se divide en varias pilas:

Taxonomía.
Categorías.
Metadatos.
Plantillas.
Mis documentos.
Correo.
Papelera.

Cada pila contiene un árbol (jerarquía de carpetas y expedientes) que ayuda a organizar los nodos del repositorio y a que el usuario localice los datos de forma rápida y eficiente.

La pila de taxonomía es el espacio de trabajo colaborativo; es decir, es el espacio donde varios usuarios modifican y comparten los datos de la empresa.

La pila de categorías es un espacio de taxonomía virtual que ayuda a navegar por los nodos de taxonomía a través de otros conceptos.

La pila de metadatos es un espacio de taxonomía virtual que ayuda a navegar por los nodos de taxonomía a través de los valores de los campos de metadatos.

La pila de plantillas es el espacio para establecer las plantillas de la empresa. Es decir, es donde se configuran las plantillas de la empresa para que varios usuarios las usen al crear nuevos documentos de la empresa.

La pila Mis documentos es un espacio privado para cada usuario; es decir, solo el usuario puede acceder a esta sección, y es la ubicación predeterminada donde se almacenan los datos personales.

La pila Correo es un espacio privado para cada usuario; es decir, solo el usuario puede acceder a sus datos en esta sección, y es el lugar predeterminado donde se almacenan los correos del usuario.

La pila Papelera es un espacio privado para cada usuario; es decir, solo el usuario puede acceder a esta sección. Cuando un usuario elimina un nodo, este se mueve automáticamente a su papelera. Cuando un usuario vacía su papelera, el documento se elimina permanentemente de la aplicación.

El nodo seleccionado en el panel de navegación determina el contenido que se muestra en el panel del explorador. Todos los nodos mostrados en el panel del explorador tienen el mismo padre (el nodo seleccionado en el árbol).

Al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre un nodo del árbol, se muestra un menú contextual. Las opciones disponibles en el menú contextual dependen de la pila seleccionada.

Explorador

El panel del explorador en la parte superior central muestra una tabla de nodos (documentos, carpetas, correos y expedientes) contenidos en el nodo seleccionado en el panel de navegación.

En la parte superior del panel del explorador hay una ruta que indica la ubicación actual en el panel de navegación (por ejemplo “/okm:root/”). Debajo, hay una lista de los nodos relacionados con el nodo seleccionado en el panel de navegación.

Por defecto, la tabla del explorador muestra las columnas:

Estado (iconos que muestran el estado del nodo; por ejemplo, si el nodo está bloqueado se muestra el icono Bloqueo ).
Casilla (para aplicar acciones a varios nodos al mismo tiempo).
Icono (indica el tipo de nodo).
Nombre (el nombre del nodo).
Título.
Idioma (solo para documentos).
Tamaño.
Fecha de actualización.
Autor.
Versión (solo para documentos).

Al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre un nodo, se muestra un menú contextual. Tendrá diferentes opciones de menú dependiendo del tipo de nodo seleccionado y de la combinación con el panel de pila visible.

Las opciones de menú disponibles cuando la pila Taxonomía o Mis documentos está visible son:

Descargar.
Editar.
Actualizar.
Cancelar edición.
Bloquear.
Desbloquear.
Eliminar.
Renombrar.
Mover.
Copiar.
Convertir.
Añadir nota.
Añadir categoría.
Añadir palabra clave.
Añadir grupo de metadatos.
Actualizar grupo de metadatos.
Fusionar PDF.
Añadir marcador.
Establecer como inicio por defecto.
Exportar a ZIP.
Captura de datos OCR.
Captura de datos OMR.
Enviar enlace.
Enviar documento adjunto.
Reenviar correo.

Las opciones de menú disponibles cuando las pilas Categorías, Metadatos y Tesauro están visibles son:

Descargar.
Editar.
Actualizar.
Cancelar edición.
Bloquear.
Desbloquear.
Eliminar.
Renombrar.
Añadir nota.
Añadir categoría.
Añadir palabra clave.
Añadir grupo de metadatos.
Actualizar grupo de metadatos.
Ir a (documento, carpeta, correo, expediente). Abre la ubicación del nodo en la vista de taxonomía.
Enviar enlace.
Enviar documento adjunto.
Reenviar correo.

Las opciones de menú disponibles cuando la pila Plantillas está visible son:

Descargar.
Editar.
Actualizar.
Cancelar edición.
Bloquear.
Desbloquear.
Eliminar.
Renombrar.
Mover.
Copiar.
Convertir.
Añadir nota.
Añadir categoría.
Añadir palabra clave.
Añadir grupo de metadatos.
Actualizar grupo de metadatos.
Fusionar PDF.
Exportar a ZIP.
Crear a partir de plantilla.
Añadir marcador.
Enviar enlace.
Enviar documento adjunto.
Reenviar correo.

Las opciones de menú disponibles cuando la pila Correo está visible son:

Eliminar.
Renombrar.
Mover.
Copiar.
Convertir.
Añadir nota.
Añadir categoría.
Añadir palabra clave.
Añadir grupo de metadatos.
Actualizar grupo de metadatos.
Fusionar PDF.
Captura de datos OCR.
Captura de datos OMR.
Enviar enlace.
Enviar documento adjunto.
Reenviar correo.

Las opciones de menú disponibles cuando la pila Papelera está visible son:

Restaurar.
Purgar.

La casilla le permite seleccionar varios nodos al mismo tiempo y aplicar una acción a todos ellos.

El icono Massive muestra un menú contextual para realizar acciones rápidas:

Feature	Description
Select all	Selecciona todos los nodos.
Select all folders	Selecciona todos los nodos de tipo carpeta.
Select all documents	Selecciona todos los nodos de tipo documento.
Select all emails	Selecciona todos los nodos de tipo correo.
Select all records	Selecciona todos los nodos de tipo expediente.
Remove selection	Deselecciona todos los nodos.

Paginación

Cuando la función de paginación está habilitada, se muestra una barra de herramientas adicional:

Feature	Description
Show / hide folders	Muestra / oculta los nodos de tipo carpeta en el panel del explorador.
Show / hide documents	Muestra / oculta los nodos de tipo documento en el panel del explorador.
Show / hide mails	Muestra / oculta los nodos de tipo correo en el panel del explorador.
Show / hide records	Muestra / oculta los nodos de tipo expediente en el panel del explorador.
Filter	Filtra los nodos.
Casilla Paginate	Habilita o deshabilita la función de paginación.
Selector Limit	Establece el límite de nodos que se mostrarán al mismo tiempo.
Go to the beginning	Va al principio de la lista.
Go to previous	Va a la lista anterior.
Go to next	Va a la siguiente lista.
Go to the end	Va al final de la lista.
Selector Order	Establece la columna por la que se ordena.
Casilla Reverse	Invierte el orden.

Funciones del ratón

Doble clic sobre un nodo de tipo carpeta para abrir la carpeta.
Doble clic sobre un nodo de tipo documento para descargar el documento.
Clic derecho sobre un nodo muestra un menú contextual.
Arrastrar y soltar. Puede arrastrar y soltar nodos manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón y moviéndolo hasta el nodo de destino en el panel de Navegación.

Propiedades

El panel de propiedades en la parte inferior central muestra una colección de pestañas que agrupan propiedades o funciones, como la vista previa, asociadas al nodo seleccionado. El nodo seleccionado puede ser un nodo del navegador o un nodo del explorador.

Pestañas en nodos de tipo documento

Tab	Description
Properties	Muestra las propiedades del documento seleccionado. Desde esta vista puede: - Establecer las palabras clave del documento. - Cambiar el título del documento. - Establecer relaciones entre el documento y categorías. Esta pestaña muestra una lista de los usuarios suscritos al nodo. Para compartir el nodo rápidamente, hay dos iconos especiales llamados URL y WebDAV; al hacer clic en ellos, copiarán una URL del navegador o de WebDAV a su portapapeles.
Notes	Muestra una lista de notas relacionadas con el documento. Desde esta vista puede añadir, editar o eliminar sus propias notas. Los administradores pueden gestionar las notas de otros usuarios.
History	Muestra una lista de las versiones del documento. Desde esta vista puede: - Restaurar a una versión anterior del documento. - Previsualizar cualquier versión del documento en el panel derecho. - Comparar dos versiones del documento en el panel de vista previa. - Compactar el historial. La acción de compactar el historial eliminará todas las versiones del documento excepto la activa. Esta acción reduce el tamaño del repositorio, pero debe tenerse en cuenta que no se puede revertir.
Security	Muestra los permisos de seguridad del documento. Desde esta vista puede cambiar los permisos de seguridad. - Haga clic en el botón Update para cambiar los permisos de seguridad. Cuando la casilla “Recursive permission changes” está marcada, los cambios se aplicarán de forma recursiva. También le puede interesar leer: - Security configuration. - Security configuration parameters. - La opción “Advanced filter” en Profile General tab.
Preview	Muestra una vista previa del documento.
Relations	Muestra las relaciones del documento con otros nodos (documentos, carpetas, correos o expedientes). Desde esta vista puede gestionar las relaciones del documento, añadiendo o eliminando relaciones. Para establecer una nueva relación: - Primero debe seleccionar el tipo de la lista de tipos de relación. - Después elija una de las relaciones definidas. - Seleccione un nodo en el repositorio; se muestran cuatro iconos de búsqueda: documento, carpeta, correo o expediente. Hay tres tipos de relaciones: - Bidireccional - Padre-hijo - Muchos a muchos Más información en Relation types.
Activity log	Esta vista realiza una auditoría completa del documento. Desde esta vista puede filtrar por acciones específicas. Cuando la casilla llamada View no está marcada, las acciones más comunes como GET_CHILDREN_DOCUMENTS se filtran automáticamente. El motivo por el que se filtran las acciones más comunes cuando la casilla View no está marcada es que estos eventos suelen generar una gran lista de acciones y a menudo no son relevantes desde el punto de vista de la auditoría. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la función Activity log.
Forum	Muestra un foro asociado al documento. Desde esta vista puede: - Añadir un nuevo tema. - Publicar una respuesta al tema. - Citar una respuesta en el tema. - Editar una respuesta en el tema. - Eliminar un tema. Para eliminar o editar una publicación en el tema debe ser el propietario o tener privilegios de administrador. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la función Forum.
Workflow	Muestra los workflows asociados al documento. Desde esta vista puede: - Mostrar los detalles de las variables del workflow. - Mostrar un gráfico donde se marca el nodo actual. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la función Workflow.
Text extracted	Muestra el texto extraído del documento. Solo verá el texto cuando el documento haya sido procesado por el worker de extracción de texto. Para más información: Administration > Statistics. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la función Text extracted.

Pestañas en nodos de tipo carpeta

Tab	Description
Properties	Muestra las propiedades de la carpeta seleccionada. Desde esta vista puede: - Cambiar el estilo de la carpeta. - Establecer las palabras clave de la carpeta. - Cambiar el título de la carpeta. - Establecer relaciones entre la carpeta y categorías. Esta pestaña muestra una lista de los usuarios suscritos al nodo. Para compartir el nodo rápidamente, hay dos iconos especiales llamados URL y WebDAV; al hacer clic en ellos, copiarán una URL del navegador o de WebDAV a su portapapeles. Más información: Folder style.
Notes	Muestra una lista de notas relacionadas con la carpeta. Desde esta vista puede añadir, editar o eliminar sus propias notas. Los administradores pueden gestionar las notas de otros usuarios.
Security	Muestra los permisos de seguridad de la carpeta. Desde esta vista puede cambiar los permisos de seguridad. - Haga clic en el botón Update para cambiar los permisos de seguridad. Cuando la casilla “Recursive permission changes” está marcada, los cambios se aplicarán de forma recursiva. Le puede interesar leer: - Security configuration. - Security configuration parameters. - La opción “Advanced filter” en Profile General tab.
Relations	Muestra las relaciones de la carpeta con otros nodos (documentos, carpetas, correos o expedientes). Desde esta vista puede gestionar las relaciones de la carpeta, añadiendo o eliminando relaciones. Para establecer una nueva relación: - Primero debe seleccionar el tipo de la lista de tipos de relación. - Después elija una de las relaciones definidas. - Seleccione un nodo en el repositorio; se muestran cuatro iconos de búsqueda: documento, carpeta, correo o expediente. Hay tres tipos de relaciones: - Bidireccional - Padre-hijo - Muchos a muchos Más información en: Relation types.
Activity log	Esta vista realiza una auditoría completa de la carpeta. Desde esta vista puede filtrar por acciones específicas. Cuando la casilla llamada View no está marcada, las acciones más comunes como GET_CHILDREN_DOCUMENTS se filtran automáticamente. El motivo por el que se filtran las acciones más comunes cuando la casilla View no está marcada es que estos eventos suelen generar una gran lista de acciones y a menudo no son relevantes desde el punto de vista de la auditoría. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la función Activity log.
Forum	Muestra un foro asociado a la carpeta. Desde esta vista puede: - Añadir un nuevo tema. - Publicar una respuesta al tema. - Citar una respuesta en el tema. - Editar una respuesta del tema. - Eliminar un tema. Para eliminar o editar una publicación en el tema debe ser el propietario o tener privilegios de administrador. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la función Forum.
Workflow	Muestra los workflows asociados a la carpeta. Desde esta vista puede: - Mostrar el detalle de las variables del workflow. - Mostrar un gráfico donde se marca el nodo actual. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la función Workflow.

Pestañas en nodos de tipo correo

Tab	Description
Properties	Muestra las propiedades del correo seleccionado. Desde esta vista puede: - Establecer las palabras clave del correo. - Cambiar el título del correo. - Establecer relaciones entre el correo y categorías. Esta pestaña muestra una lista con los usuarios suscritos al nodo. Para compartir el nodo rápidamente, hay dos iconos especiales llamados URL y WebDAV; al hacer clic en ellos, copiarán una URL del navegador o de WebDAV a su portapapeles.
Notes	Muestra una lista de notas relacionadas con el correo. Desde esta vista puede añadir, editar o eliminar sus propias notas. Los administradores pueden gestionar las notas de otros usuarios.
Security	Muestra los permisos de seguridad del correo. Desde esta vista puede cambiar los permisos de seguridad. - Haga clic en el botón Update para cambiar los permisos de seguridad. Cuando la casilla “Recursive permission changes” está marcada, los cambios se aplicarán de forma recursiva. Le puede interesar leer: - Security configuration. - Security configuration parameters. - La opción “Advanced filter” en Profile General tab.
Preview	Muestra una vista previa del correo. Desde esta vista también puede descargar los adjuntos del correo o copiarlos a una carpeta de destino.
Relations	Muestra las relaciones del correo con otros nodos (documentos, carpetas, correos o expedientes). Desde esta vista puede gestionar las relaciones del correo, añadiendo o eliminando relaciones. Para establecer una nueva relación: - Primero debe seleccionar el tipo de la lista de tipos de relación. - Después elija una de las relaciones definidas. - Seleccione un nodo en el repositorio; se muestran cuatro iconos de búsqueda: documento, carpeta, correo o expediente. Hay tres tipos de relaciones: - Bidireccional - Padre-hijo - Muchos a muchos Más información en: Relation types.
Activity log	Esta vista realiza una auditoría completa del correo. Desde esta vista puede filtrar por acciones específicas. Cuando la casilla llamada View no está marcada, las acciones más comunes como GET_CHILDREN_DOCUMENTS se filtran automáticamente. El motivo por el que se filtran las acciones más comunes cuando la casilla View no está marcada es que estos eventos suelen generar una gran lista de acciones y a menudo no son relevantes desde el punto de vista de la auditoría. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la función Activity log.
Forum	Muestra un foro asociado al correo. Desde esta vista puede: - Añadir un nuevo tema. - Publicar una respuesta al tema. - Citar una respuesta del tema. - Editar una respuesta del tema. - Eliminar un tema. Para eliminar o editar una publicación del tema debe ser el propietario o tener permisos de administrador. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la función Forum.
Workflow	Muestra los workflows asociados al correo. Desde esta vista puede: - Mostrar el detalle de las variables del workflow. - Mostrar un gráfico donde se marca el nodo actual. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la función Workflow.

Pestañas en nodos de tipo expediente

Tab	Description
Properties	Muestra las propiedades del expediente seleccionado. Desde esta vista puede: - Establecer las palabras clave del expediente. - Cambiar el título del expediente. - Establecer relaciones entre el expediente y categorías. Esta pestaña muestra una lista de los usuarios suscritos al nodo. Para compartir el nodo rápidamente, hay dos iconos especiales llamados URL y WebDAV; al hacer clic en ellos, copiarán una URL del navegador o de WebDAV a su portapapeles.
Notes	Muestra una lista de notas relacionadas con el expediente. Desde esta vista puede añadir, editar o eliminar sus propias notas. Los administradores pueden gestionar las notas de otros usuarios.
Security	Muestra los permisos de seguridad del expediente. Desde esta vista puede cambiar los permisos de seguridad. - Haga clic en el botón Update para cambiar los permisos de seguridad. Cuando la casilla “Recursive permission changes” está marcada, los cambios se aplicarán de forma recursiva. Le puede interesar leer: - Security configuration. - Security configuration parameters. - La opción “Advanced filter” en Profile General tab.
Relations	Muestra las relaciones del expediente con otros nodos (documentos, carpetas, correos o expedientes). Desde esta vista puede gestionar las relaciones del expediente, añadiendo o eliminando relaciones. Para establecer una nueva relación: - Primero debe seleccionar el tipo de la lista de tipos de relación. - Después elija una de las relaciones definidas. - Seleccione un nodo en el repositorio; se muestran cuatro iconos de búsqueda: documento, carpeta, correo o expediente. Hay tres tipos de relaciones: - Bidireccional - Padre-hijo - Muchos a muchos Más información en: Relation types.
Activity log	Esta vista realiza una auditoría completa del expediente. Desde esta vista puede filtrar por acciones específicas. Cuando la casilla llamada View no está marcada, las acciones más comunes como GET_CHILDREN_DOCUMENTS se filtran automáticamente. El motivo por el que se filtran las acciones más comunes cuando la casilla View no está marcada es que estos eventos suelen generar una gran lista de acciones y a menudo no son relevantes desde el punto de vista de la auditoría. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la función Activity log.
Forum	Muestra un foro asociado al expediente. Desde esta vista puede: - Añadir un nuevo tema. - Publicar una respuesta al tema. - Citar una respuesta del tema. - Editar una respuesta al tema. - Eliminar un tema. Para eliminar o editar una publicación del tema debe ser el propietario o tener permisos de administrador. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la función Forum.
Workflow	Muestra los workflows asociados al expediente. Desde esta vista puede: - Mostrar el detalle de las variables del workflow. - Mostrar un gráfico donde se marca el nodo actual. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la función Workflow.

Atajos de teclado

Atajos disponibles:

Shortcut	Description
F2	Renombrar un nodo.
CTRL+SHIFT+C	Copiar un nodo.
CTRL+SHIFT+X	Cortar un nodo.
CTRL+SHIFT+V	Pegar un nodo.
CTRL+D	Descargar.
CTRL+G	Mostrar el popup de pruebas de interfaz.
CTRL+Z	Mostrar el registro de interfaz.
CTRL+N	Crear una carpeta.
F5	Actualizar la vista del escritorio.
INSERT	Añadir un nuevo documento.
ALT+B	Marcar un nodo.
F1	Mostrar ayuda.
CTRL+ALT+Q	Salir de la aplicación.
ALT+DELETE	Eliminar un nodo.