Trabajando con la búsqueda

La pestaña de búsqueda permite consultar el repositorio. La vista de búsqueda se divide en cuatro secciones:

• Panel de búsquedas.
• Panel de búsqueda.
• Panel de control.
• Resultados.

Paneles de búsqueda

El panel de búsqueda del lado izquierdo es un panel de pila.

Consejo

Una vez realizada una búsqueda, puede guardarse para futuras sesiones introduciendo un nombre que la identifique y haciendo clic en el botón “Save search”.

Este panel tiene dos pilas:

• Stored searches.
• User news.

Stored searches muestra una lista de las búsquedas del usuario que se han guardado para su uso posterior. Haciendo doble clic en una búsqueda guardada, puede volver a ejecutarla. Al hacer clic derecho sobre una búsqueda guardada se mostrará un menú contextual con estas opciones:

Feature	Description
Run	Ejecutar la búsqueda guardada.
Delete	Eliminar una búsqueda guardada.

Nota

Las búsquedas guardadas y las user news solo son visibles para el usuario que las creó.

User news muestra una lista de búsquedas de usuario que se usan como servicio push (normalmente ejecutado cada 30 minutos). Estas búsquedas se ejecutan periódicamente y los resultados se muestran en el panel Dashboards > News.

Consejo

Las user news ayudan a los usuarios a mantenerse periódicamente actualizados sobre las novedades del repositorio según sus propias consultas.

Solo se mostrarán los resultados nuevos que hayan aparecido desde la última vez que se ejecutó la consulta.

Panel de búsqueda

Este panel, en la parte superior central, da acceso a distintas búsquedas para consultar el contenido de la aplicación:

• Default search es una búsqueda de texto completo. La búsqueda por defecto también está disponible en la esquina superior derecha de la pantalla.
• Advanced search le permite buscar por palabras clave, metadatos y criterios adicionales como la ubicación en la aplicación.

Puede cambiar entre la búsqueda por defecto y la avanzada marcando o desmarcando la casilla “View advanced mode”.

Consejo

La configuración del motor de búsqueda por defecto usa stemming y stopwords.

• Stemming es el término usado en morfología lingüística y recuperación de información para describir el proceso de reducir las palabras flexionadas (o a veces derivadas) a su raíz, base o forma radical, generalmente una forma escrita de la palabra. La raíz no tiene por qué ser idéntica a la raíz morfológica de la palabra; normalmente basta con que las palabras relacionadas se asocien a la misma raíz, aunque esa raíz no sea en sí misma una raíz válida. Por ejemplo, si escribe “fishing” en un campo de búsqueda de texto completo, los resultados de búsqueda devolverán documentos con “fishing”, “fish”, “fisher”. En ese caso, la raíz es “fish”.
• Stopwords normalmente se refiere a las palabras más comunes de un idioma. No existe una única lista universal de stopwords usada por todas las herramientas de procesamiento de lenguaje natural, y de hecho no todas las herramientas usan siquiera una lista de este tipo. Las stopwords se eliminan de la búsqueda. Por ejemplo, “the”, “is”, “at”, “which” y “on” son stopwords.

Operadores y comodines

Internamente, el motor de búsqueda usa el operador “AND” por defecto.

Puede usar comodines:

• Añada un asterisco “*” como marcador de posición para cualquier término desconocido o comodín, por ejemplo, “*2015”, “2015*”, “20*15” o “*2015*”.
• Use un signo de interrogación “?” como marcador de posición para cualquier carácter desconocido; por ejemplo, la consulta “?015” devolverá resultados donde el primer carácter no importa.
• La consulta “2015” es sinónima de “2015*”. En esta vista de búsqueda, la aplicación siempre añade “*” por usted al final.

Default search

La búsqueda por defecto es una búsqueda de texto completo que busca únicamente por el contenido del documento.

Precaución

La búsqueda por defecto solo muestra nodos de resultados en el contexto “/okm:root”; los resultados de otros contextos se filtran automáticamente.

Nota

Siempre tiene acceso rápido a la función del cuadro de búsqueda rápida en la esquina superior derecha.

Advanced search

La búsqueda avanzada le permite buscar por palabras clave, metadatos y criterios adicionales como la ubicación en la aplicación.

La búsqueda avanzada organiza los campos de consulta en tres pestañas:

• Basic (campos más comunes).
• Advanced.
• Metadata.

Los criterios disponibles desde la vista básica:

Field	Description	Wildcard allowed
Context	Establece el contexto en el que se ejecuta la consulta. Contextos disponibles: - Taxonomy - Templates - My documents - E-mail - Trash	No
Content	El contenido del nodo. Contenido del documento o cuerpo del correo.	Sí
Name	El nombre del nodo.	Sí
Title	El título del nodo.	Sí
Keyword	Las palabras clave asociadas al nodo.	Sí
Language	El idioma del documento. Solo los nodos de tipo documento tienen un valor de idioma.	Sí
User	El usuario que creó el nodo.	No
Date range	El rango de fechas en el que se ha modificado (o creado) el nodo. Cada fecha seleccionada se establece a las 00 horas, 00 minutos, 00 segundos y 000 milisegundos. Esto significa que si quiere consultar un nodo modificado el 2015-08-15, debe establecer un rango desde “2015-08-15” hasta “2015-08-16” (internamente está consultando desde “2015-08-15 00:00:00” hasta “2015-08-16 00:00:00”). No es obligatorio establecer ambas fechas del rango (“from” o “to”); puede establecer solo una fecha.	No

Los criterios disponibles desde la vista avanzada:

Field	Description	Wildcard allowed
Folder	Restringe los resultados a carpetas. Cuando la casilla Recursive está marcada, también incluye subcarpetas.	No
Category	Restringe los resultados a categorías. Los nodos deben estar asociados a una categoría específica.	No
Type	Restringe los tipos de nodo: - Document - Folder - Mail - Record Cuando la casilla Mail está marcada, se muestran campos adicionales (from, to, subject).	No
MIME type	Establece el tipo MIME del documento.	No
Notes	El contenido de las notas.	Sí
From	El campo from del correo. Este campo solo está disponible si ha marcado la casilla Mail.	Sí
To	El campo to del correo. Este campo solo está disponible si ha marcado la casilla Mail.	Sí
Subject	El campo subject del correo. Este campo solo está disponible si ha marcado la casilla Mail.	Sí

Desde la vista de metadatos puede filtrar por cualquier campo de metadatos de los grupos de metadatos existentes:

• Haga clic en el botón Add metadata group.
• Elija un grupo de metadatos de la lista.
• Elija una propiedad de la lista.
• Haga clic en el botón Add.

Nota

En la mayoría de los campos de entrada y de área de texto puede usar comodines.

Panel de control

El panel de control en la esquina superior derecha tiene varias funciones:

Feature	Description
Switch to Advanced mode checkbox	Cuando está marcada, se muestra la vista de búsqueda en modo avanzado.
Results compact view checkbox	Cuando está marcada, los resultados se muestran en una tabla compacta con detalles mínimos.
View metadata groups checkbox	Cuando está marcada, se muestran los grupos de metadatos asociados a cada nodo en la vista de resultados. Esta opción solo está disponible cuando “Results compact view” no está marcada.
Save as user news checkbox	Cuando está marcada, si el usuario guarda una búsqueda, se establecerá como búsqueda de user news.
Save search button	Una vez realizada una búsqueda, puede guardarse para futuras sesiones introduciendo un nombre que la identifique y haciendo clic en el botón “Save search”. Dependiendo de si la casilla “Save as user news” está marcada, la búsqueda se guardará como “stored search” o como “user news”.
Page results lists	Establece el límite del número de nodos mostrados en la lista de resultados.
Clean button	Restablece la búsqueda.
Search	Ejecuta la búsqueda.
Results	Indica el número total de resultados.
Go to previous	Va a la lista anterior.
Go to next	Va a la siguiente lista.
Export to CSV	Descarga un fichero CSV con los resultados.
Export to ZIP	Descarga un fichero ZIP con los resultados.

Resultados

El panel de resultados en la parte inferior central muestra una tabla de nodos (documentos, carpetas, correos y expedientes) que son el resultado de consultar el repositorio. El panel de resultados se muestra en:

• Vista compacta (una tabla con una sola fila por cada nodo).
• Vista completa (una descripción detallada de cada nodo).

Consejo

Las estrellas indican la relevancia del documento encontrado. Este valor lo establece el motor de búsqueda según el campo de búsqueda y los resultados encontrados. La lista de documentos encontrados se ordena de más a menos relevante.

Al hacer clic derecho en la vista compacta, se muestra un menú contextual con las opciones:

Feature	Description
Download	Descarga el nodo. Solo se muestra en nodos de documento o correo.
Go to document	Va a la ubicación del documento. Solo se muestra en nodos de documento.
Go to folder	Va a la ubicación de la carpeta. Solo se muestra en nodos de carpeta.
Go to e-mail	Va a la ubicación del correo. Solo se muestra en nodos de correo.
Go to record	Va a la ubicación del expediente. Solo se muestra en nodos de expediente.
Preview	Muestra la vista previa del nodo. Solo se muestra en nodos de documento o correo.

Desde la vista completa puede ver información detallada de cada nodo y también están disponibles algunas funciones:

Feature	Description
Download	Descargar el nodo. Solo se muestra en nodos de documento o correo.
Notes	Muestra las notas. Desde esta vista puede gestionar las notas del nodo.
Preview	Vista previa del nodo. Solo se muestra en nodos de documento o correo.
Options	Muestra campos adicionales de correo (cc, bcc, reply, campos extra). Solo se muestra en nodos de documento o correo.