OpenKM 8.2
OpenKM es un sistema de gestión documental y de registros electrónicos (EDRMS). Gran parte de la literatura sobre términos de gestión documental como DMS, EDRMS o CMS suele estar más influenciada por el marketing que por razones objetivas.
En la mayoría de los casos, las diferencias entre DMS, CMS y EDRMS son subjetivas o irrelevantes desde el punto de vista de la gestión documental. El término CMS ha tenido cierto éxito de marketing y es el más utilizado. Sin embargo, preferimos el término EDRMS, quizás con menos éxito en el mundo del marketing, pero más estricto y representativo desde nuestro punto de vista.
OpenKM le ayuda a:
- Capturar datos día a día.
- Almacenar.
- Modificar y compartir documentos físicos o digitales dentro de la organización.
- Aplicar períodos de retención a los elementos almacenados.
- Identificar al propietario de cada serie documental y documento.
- Establecer una cadena de custodia y un rastro de auditoría adecuado.
- Aplicar retenciones legales a los registros cuando sea necesario.
- Gestionar la disposición de los registros.
- Preservar los registros a lo largo de su ciclo de vida.
Algunos de los objetivos de OpenKM son:
- Aumentar la eficiencia: aprobación de documentos más rápida, menos entrada manual de datos y tareas recurrentes automatizadas.
- Establecer niveles de cumplimiento. El sistema ayuda a la organización a evitar sanciones cuando reguladores, auditores y autoridades gubernamentales la convocan para inspecciones.
- Preservar el contenido histórico. Realizar un seguimiento del estado de un documento (determinado por sus fases de ciclo de vida).
- Consolidar el conocimiento de la empresa en un único punto de acceso.