Trabajar con la barra de menú

En la barra de menú superior, todas las funcionalidades disponibles están organizadas por tipo. Las opciones de menú están formadas por todos los menús desplegables con sus diferentes opciones. Si una opción dentro de un menú aparece en gris, esa opción no está disponible.

Las opciones de la barra de menú son:

• File.
• Edit.
• Tools.
• Bookmarks.
• Templates.
• Help.

Precaución

Las funcionalidades descritas a continuación son las funcionalidades por defecto. Puede que se muestren en su barra de menú otras opciones no descritas aquí si tiene habilitadas extensiones de OpenKM.

Consejo

La columna ‘Massive’ en las tablas indica que puede seleccionar varios nodos al mismo tiempo en el panel de explorador para aplicar la misma acción.

File

Funcionalidad	Descripción	Massive
Find folder	Busca una carpeta en el repositorio. La búsqueda solo se puede ejecutar en el contexto de la pila (stack) seleccionada.	No.
Find document	Busca un documento en el repositorio. La búsqueda solo se puede ejecutar en el contexto de la pila (stack) seleccionada.	No.
Find mail	Busca un correo en el repositorio. La búsqueda solo se puede ejecutar en el contexto de la pila (stack) seleccionada.	No.
Find record	Busca un registro en el repositorio. La búsqueda solo se puede ejecutar en el contexto de la pila (stack) seleccionada.	No.
Find similar document	Busca documentos similares en el repositorio. La funcionalidad usa la heurística del motor de búsqueda basada en el contenido del documento seleccionado. La búsqueda solo se puede ejecutar en el contexto de la pila (stack) seleccionada. Esta funcionalidad solo está habilitada cuando hay un documento seleccionado en la vista de explorador (Browser).	No.
Create folder	Crea una nueva carpeta en el nodo seleccionado del panel de navegación.	No.
Add document	Sube un nuevo documento al nodo seleccionado del panel de navegación. Cuando la opción “Import documents from ZIP” está marcada, importa el contenido de un fichero ZIP respetando la jerarquía del árbol de carpetas. Si tiene problemas con la codificación de nombres de fichero, eche un vistazo a Client configuration. También puede subir ficheros de tipo MIME RAR o JAR. Cuando la opción “Notify to users” está marcada, puede enviar una notificación por correo a otros usuarios de la aplicación. Opcionalmente, según la configuración de Administration > Profiles o Administration > Automation, se muestra un asistente (wizard). El asistente puede requerir que establezca grupos de metadatos, categorías o palabras clave.	No.
Add record	Crea un nuevo registro en el nodo seleccionado del panel de navegación.	No.
Download document	Descarga el documento seleccionado del panel de explorador.	No.
Download document as PDF	Descarga el documento seleccionado del panel de explorador en formato PDF. La funcionalidad está habilitada cuando es posible convertir el documento a formato PDF.	No.
Send link	Envía una URL al documento seleccionado en el panel de explorador por correo electrónico.	Sí.
Send document attachment	Envía el documento seleccionado del panel de explorador como adjunto de correo.	Sí.
Generate download link	Genera un token de descarga para el documento seleccionado en el panel de explorador y envía la URL. Para más información, eche un vistazo a Download tokens.	No.
Forward e-mail	Reenvía el correo seleccionado en el panel de explorador.	No.
Write mail	Crea un nuevo correo directamente desde la interfaz de usuario.	No.
Create from template	Crea un nuevo documento basado en uno existente en el espacio de plantillas.	No.
Export to ZIP	Descarga los nodos seleccionados comprimidos en un fichero ZIP. Si tiene problemas con la codificación de nombres de fichero, eche un vistazo a Client configuration.	Sí.
Start workflow	Inicia un flujo de trabajo en el nodo seleccionado en el panel de explorador. Puede iniciar un flujo de trabajo en cualquier tipo de nodo (documento, carpeta, correo o registro). Opcionalmente, algunos flujos de trabajo requieren rellenar un formulario como parte de su inicio. Los flujos de trabajo disponibles se establecen en Administration > Profiles.	No.
Refresh	Refresca la interfaz de usuario.	No.
File uploader	Funcionalidad de subida masiva. Esta funcionalidad requiere que Java esté habilitado en su navegador. Más información en Bulk Uploader. Si usa una versión reciente de Google Chrome, tenga en cuenta que los applets de Java no funcionarán. Eche un vistazo a Browser configuration para más información.	No.
Restore	Restaura el nodo seleccionado desde la papelera.	No.
Purge	Purga el nodo seleccionado de la papelera.	No.
Purge trash	Vacía la papelera del usuario.	No.
Exit	Sale de la aplicación. Los usuarios siempre deberían salir de la aplicación usando esta opción de menú y no simplemente cerrando el navegador web. En cualquier caso, transcurridos 30 minutos, la sesión web del usuario en el servidor finalizará automáticamente.	No.

Nota

Ejemplos de consultas permitidas para find folder, document, mail o record.

• Añada un asterisco “*” como comodín para cualquier término desconocido o comodín, por ejemplo, “*2015”, “2015*”, “20*15” o “*2015*”.
• Añada un signo de interrogación “?” como comodín para cualquier carácter desconocido o comodín; por ejemplo, la consulta “?015” devolverá coincidencias donde el primer carácter no importa.
• La consulta “2015” es un sinónimo de “2015*”. En esta vista de búsqueda, la aplicación siempre añade “*” al final de su consulta.

Edit

Funcionalidad	Descripción	Massive
Lock	Bloquea el documento seleccionado en el panel de explorador.	Sí.
Unlock	Desbloquea el documento seleccionado en el panel de explorador. Solo el usuario que bloqueó el documento o un usuario con credenciales de administración (desbloqueo forzado) puede desbloquear el nodo.	Sí.
Edit	Edita un documento (check-out).	Sí.
Update	Sube una nueva versión del documento (check-in). Al subir una nueva versión de un documento, puede notificar a los usuarios sobre los cambios en el documento. La aplicación envía la notificación por correo electrónico.	No.
Cancel edit	Cancela la edición de un documento. Solo el usuario que editó el documento o un usuario con credenciales de administración (cancelación forzada de edición) puede cancelar la edición del nodo.	Sí.
Delete	Elimina el nodo seleccionado. Cuando se ha eliminado un nodo, puede restaurarlo desde la papelera. Cada usuario tiene su propia papelera.	Sí.
Copy	Copia el nodo seleccionado.	Sí.
Move	Mueve el nodo seleccionado.	Sí.
Rename	Renombra el nodo seleccionado. Puede cancelar el renombrado usando la tecla ESC.	No.
Add note	Añade una nota al nodo seleccionado.	Sí.
Add category	Añade una categoría al nodo seleccionado. Las categorías son un espacio de taxonomía virtual que ayuda con la navegación de nodos de taxonomía a través de otros conceptos.	Sí.
Add keyword	Añade una palabra clave al nodo seleccionado. Cuando el tesauro está habilitado, puede elegir términos de él (SKOS).	Sí.
Merge PDF	Fusiona dos o más ficheros PDF. El resultado del proceso es un nuevo documento PDF. Debe elegir dos o más ficheros PDF a fusionar. Puede cambiar el orden de proceso de los documentos PDF. Puede establecer el nombre del nuevo documento PDF resultante de fusionar los ficheros PDF seleccionados.	No.
Add metadata group	Añade un grupo de metadatos al nodo seleccionado.	Sí.
Update metadata group	Actualiza los valores de los campos de un grupo de metadatos del nodo seleccionado.	Sí.
Remove metadata group	Elimina el grupo de metadatos del nodo seleccionado.	Sí.
Add subscription	Se suscribe al nodo seleccionado. Puede suscribirse a cualquier tipo de nodo (documento, carpeta, correo o registro). Cuando está suscrito a una carpeta o registro, se le notificará por correo electrónico cualquier cambio en ese nodo o en su jerarquía de hijos. Las notificaciones se basan en los eventos configurados en el perfil del usuario. Más información sobre la configuración de eventos de notificación en Profiles.	No.
Remove subscription	Cancela la suscripción al nodo seleccionado.	No.

Nota

La edición de documentos se basa en el modelo “check-out / check-in”.

“Check-out” y “check-in” son términos comunes en muchos sistemas de gestión documental, incluido OpenKM. Su propósito es prevenir conflictos en un entorno donde varias personas podrían querer editar el mismo contenido -en OpenKM, un documento- al mismo tiempo.

El término “check-out” describe el proceso de obtener una versión de un documento. Al hacer check-out de un documento, un usuario puede evitar que otros editen ese contenido.

El término “check-in” describe el proceso de actualizar un documento para reemplazar la versión anterior. Al hacer check-in del elemento, el usuario puede permitir que otros editen el documento sin necesidad de preocuparse por sobrescribir cambios que otros hayan hecho.

Cuando un documento está en check-out para un usuario, ese usuario puede trabajar en ese documento, y otros usuarios no pueden. Otros usuarios deben esperar a que el usuario haga check-in del documento antes de poder editarlo. Mientras el documento está en check-out, otros usuarios normalmente solo pueden ver la última versión que se hizo check-in; no pueden ver los cambios que el usuario actual ha hecho en el documento mientras ha estado en check-out.

Tools

Funcionalidad	Descripción	Massive
Languages	Cambia el idioma de la interfaz de usuario.	No.
Show administration	Muestra la pestaña de administración en una pestaña de navegador separada. Esta opción solo está disponible para administradores.	No.
User configuration	Muestra la configuración del usuario. Puede cambiar su contraseña y dirección de correo.	No.
OCR data capture	Aplica Reconocimiento Óptico de Caracteres al nodo seleccionado. Los datos capturados se almacenan en un grupo de metadatos. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada una plantilla OCR. Para más información, eche un vistazo a Administration > OCR templates.	No.
Web page import	Captura una página web y la importa como un fichero PDF. Esta opción solo está disponible si ha configurado el parámetro “system.html2pdf”. Más información en Preview parameters.	No.
Convert	Transforma el documento seleccionado a otro formato. Opciones disponibles: - Cuando la casilla Save está marcada, se crea un nuevo documento en el repositorio. - Cuando la casilla Download está marcada, el documento convertido se descarga automáticamente.	Sí.
DXF preview	Cuando la funcionalidad de extensión AutoCAD está habilitada, los ficheros AutoCAD se previsualizan como DXF. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Autocad preview.	No.
PDF preview	Cuando la funcionalidad de extensión AutoCAD está habilitada, los ficheros AutoCAD se previsualizan como PDF. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Autocad preview.	No.
Add new document encrypted	Sube un nuevo documento y lo cifra. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Cryptography.	No.
Encrypt document	Cifra el documento seleccionado en el repositorio. Cuando un documento se cifra, se eliminará todo el histórico de versiones anterior (porque el histórico de versiones anterior no está cifrado). Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Cryptography.	No.
Edit encrypted document	Edita un documento cifrado. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Cryptography.	No.
Update encrypted document	Sube una nueva versión de un documento cifrado. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Cryptography.	No.
Download decrypted document	Descarga la versión descifrada del documento cifrado seleccionado. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Cryptography.	No.
Decrypt document	Descifra el documento seleccionado en el repositorio. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Cryptography.	No.
Send new message	Envía un nuevo mensaje interno usando la mensajería interna de OpenKM. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Messaging.	No.
Sign document	Aplica una firma digital al documento seleccionado. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Digital signature.	No.
Export to Dropbox	Exporta el nodo seleccionado a Dropbox. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Dropbox.	Sí.
Import from Dropbox	Importa datos de Dropbox a la carpeta seleccionada en el Navegador. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Dropbox.	No.
Export to Google Drive	Exporta el nodo seleccionado a Google Drive. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Google Drive.	Sí.
Import from Google Drive	Importa datos de Google Drive a la carpeta seleccionada en el Navegador. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Google Drive.	Sí.
Create new document	Crea un nuevo documento y comienza a editarlo con la vista de integración de Google Drive. La integración con Google Drive permite la edición colaborativa con varios usuarios al mismo tiempo. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Google Drive.	No.
Edit	Edita el documento seleccionado con la vista de integración de Google Drive. La integración con Google Drive permite la edición colaborativa con varios usuarios al mismo tiempo. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Google Drive.	No.
HTML Editor	Puede habilitar o deshabilitar el editor HTML integrado. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad HTML Editor 4.	No.
Live Edit	Puede habilitar o deshabilitar la funcionalidad Live Edit. Cuando está habilitada, edita el documento seleccionado en su aplicación nativa (por ejemplo MS Office, OpenOffice o LibreOffice). Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Live Edit. Esta funcionalidad necesita tener Java habilitado en su navegador. Más información en Live Edit. Si usa una versión reciente de Google Chrome, tenga en cuenta que los applets de Java no funcionarán. Eche un vistazo a Browser configuration para más información.	No.

Bookmark

Funcionalidad	Descripción	Massive
Home	Va al nodo de inicio.	No.
Set default home	Cambia el inicio por defecto al nodo seleccionado. Cuando un usuario inicia sesión, la aplicación abre el nodo de inicio del usuario en la vista de escritorio. Por defecto, el nodo de inicio es “/okm:root”. Puede seleccionar nodos en los paneles de navegación y explorador desde el escritorio. Más información en Working with desktop.	No.
Add Bookmark	Marca como favorito el nodo seleccionado. Puede seleccionar nodos en los paneles de navegación y explorador desde el escritorio. Más información en Working with desktop.	No.
Edit Bookmark	Muestra el gestor de marcadores.	No.

Consejo

Desde la vista de marcadores, puede ver la lista de nodos añadidos a marcadores por el usuario.

Cuando hace clic en un nodo marcado, la aplicación abre el nodo en la vista de escritorio.

Templates

El menú Templates construye dinámicamente una jerarquía de menú basada en los nodos de “/okm:templates”. Cuando hace clic en cualquier opción del menú de plantillas, se inicia automáticamente el proceso de creación de un nuevo nodo (normalmente un nuevo documento basado en un documento plantilla).

Help

Funcionalidad	Descripción	Massive
Documentation	Abre una nueva pestaña del navegador con la URL de la documentación oficial de OpenKM.	No.
Support request	Abre una nueva pestaña del navegador con la URL oficial de soporte de la comunidad.	No.
Version notes	Abre una nueva pestaña del navegador con la URL del registro de cambios (changelog) de la aplicación.	No.
About OpenKM	Muestra una ventana emergente con información sobre la aplicación.	No.