Automation

Automation es un conjunto de controles que realizan acciones basadas en un conjunto de reglas.

Conceptos preliminares.

Cada regla se compone de:

Campo	Descripción	Requerido
Order	Indica el orden de evaluación. Las reglas con un orden menor.	true
Name	Descripción de la regla.
Events	Eventos disponibles: - Document create. - Document update. - Document delete. - Document rename. - Document purge. - Document move. - Document version restore. - Document download from UI. - Document download from UI for preview. - Document print. - Document stamp. - Document virus detected. - Document set node class. - Folder create. - Folder delete. - Folder move. - Task update. - Task delete. - Exports folder as JAR. - Mail creation. - Mail delete. - Mail move. - Mail download from UI. - Mail set node class. - Mail import attachments. - Record create. - Record delete. - Record move. - Record set node class. - Add metadata group. - Set metadata group. - Remove metadata group. - Text extraction. - Exports several nodes as ZIP. - Task create. - User create. - User login. - User logout. - Note create. - Note update. - Note delete.	true
At	El momento de la evaluación. Valores disponibles: - Pre. - Post. Entendiendo las fases de ejecución de automation: Pre Internal execution Post Pre indica que la regla se ejecuta antes de que se ejecute un evento interno. Post indica que la regla se ejecuta después de que se haya ejecutado el evento interno. Por ejemplo, una regla basada en el evento “Document creation”. - En la fase “pre”, la regla se dispara cuando el documento aún no se ha creado. - En la fase “post”, la regla se dispara después de que el documento se haya creado.	true
Evaluation	Si todas las validaciones de automation deben evaluarse como verdaderas o basta con que lo sea una de ellas. Por ejemplo, si tiene dos validaciones como “NameMatches” y “PathContains”, si la evaluación se establece como “AND”, ambas condiciones deben cumplirse. Si se establece como “OR”, basta con que una sea verdadera.	true
Exclusive	Cuando está habilitado, indica que no deben ejecutarse otras reglas.	true
Active	Habilita o deshabilita la regla.	true
Validators	Lista de validadores. Cada validador es una condición que debe cumplirse. Las validaciones también están ordenadas. Es buena práctica colocar primero las validaciones con más probabilidad de fallar. Si está vacía, siempre se cumple.	false
Actions	Lista de acciones. Una acción es algo que se hará sobre el nodo que causó la ejecución de la regla. Tipos de nodo: - Document - Folder - Mail - Record Un ejemplo de acción puede ser renombrar un documento inmediatamente después de su creación.	true

Entender Validators y Actions

La aplicación ofrece una lista completa de validadores y acciones disponibles en la vista Plugins. La arquitectura de plugins de la aplicación ayuda a los administradores a añadir nuevas funcionalidades a la aplicación.

Por defecto, la aplicación incluye plugins integrados:

También puede crear sus propios plugins:

Crear una regla

En la parte superior derecha, haga clic en Create new rule.
Rellene los campos.
Haga clic en el botón Create. (La aplicación volverá a la pantalla inicial.)
Haga clic en icono Definition.
Añada acciones y validaciones según convenga.
- Haga clic en icono Add validation.
- Haga clic en icono Add action.
Cuando termine, en la parte superior izquierda haga clic en el botón Automation rules. (La aplicación volverá a la pantalla inicial.)

Editar una regla

Editar los parámetros generales

Haga clic en Edit rule.
Modifique los campos.
Haga clic en el botón Edit.

Editar las definiciones de acciones y validaciones

Haga clic en icono Definition.
Modifique las acciones y validaciones según convenga.
- Validaciones
  - Haga clic en icono Add validation.
  - Haga clic en icono Edit validation.
  - Haga clic en icono Delete validation.
- Acciones
  - Haga clic en icono Add action.
  - Haga clic en icono Edit action.
  - Haga clic en icono Delete action.

Eliminar una regla

Haga clic en Delete rule.
Haga clic en el botón Delete.