Cuadro de clasificación (File plan)

Nota

Un cuadro de clasificación es un esquema completo que incluye las series documentales, la organización de ficheros, las ubicaciones de ficheros activos, las instrucciones de transferencia de ficheros, la retención de ficheros, las instrucciones de disposición y otras instrucciones específicas que guían la gestión eficaz de los registros, incluidos los registros vitales.

Los cuadros de clasificación especifican cómo deben organizarse los registros una vez creados o recibidos, proporcionan una “hoja de ruta” de los registros creados y mantenidos por una unidad organizativa, y facilitan la disposición de los documentos.

Habilitar el File Plan

Obligatorio

Cambie los siguientes parámetros de configuración de OpenKM:

Campo / Propiedad	Tipo	Descripción
security.access.manager	String	com.openkm.plugin.access.DbFilePlanAccessManagerWrapper
file.plan	Boolean	true

Precaución

Después de actualizar los valores, debe reiniciar el servicio de OpenKM.

Opcional

En los perfiles, sugerimos los siguientes cambios:

• En la “pestaña Components” deshabilite la casilla “Security” en todas las pestañas (Tab Document, Tab Folder, Tab Mail, Tab Record).
• En la “pestaña Components” habilite la casilla “Business activity”.
• En la “pestaña Menu”, habilite la casilla “File plan”.
• En la “pestaña Other”, habilite la casilla “File plan”.

Cómo construir el File Plan

Tras inventariar todos los registros mantenidos por su oficina, está listo para crear el cuadro de clasificación de su oficina. Un cuadro de clasificación describe cada tipo de registro de la organización, dónde deben almacenarse, las reglas que se les aplican, el calendario y plazo de retención, la forma de su disposición, y la persona o personas responsables de su gestión. Un cuadro de clasificación normalmente consta de lo siguiente:

• Descripción de los tipos de documentos identificados para su registro.
• La clasificación de los registros en una amplia gama de categorías.
• Detalles sobre la ubicación de los registros almacenados.
• Descripción del calendario y período de retención.
• Distinción y asignación de responsabilidad para ciertos tipos de documentos.

En el cuadro de clasificación, cada documento debe tener lo siguiente:

Campo	Tipo	Ejemplo
Name	String	Common records
Code	Number	101
Definition	Document type	- Document - Mail - Record - Electronic record (record)
Section	Section	100 - Common section
Property group	Metadata	okg:technology okg:consulting
Security Access Manager	Plugin	Default access manager
Security by user	Users	okmAdmin
Security by role	Roles	ROLE_USER
Catalog manager	Plugin	Business catalog manager
Record manager	Plugin	Default record manager
Disposition manager	Plugin	EmptyFilePlanDispositionManager