Planifique la organización de sus datos

Antes de un uso intensivo de su aplicación, debería planificar la organización de sus datos en el repositorio.

Un buen análisis de su organización y una buena comprensión de la aplicación pueden ayudarle a encontrar la mejor forma de resolver sus problemas. OpenKM no es una aplicación cerrada; es más que un par de funcionalidades centradas en la gestión documental. OpenKM es una aplicación flexible que se puede usar de varias formas. Es buena idea dedicar tiempo a entender su organización, su lógica de negocio y los procesos implicados, y cómo las funcionalidades de OpenKM pueden trabajar juntas en su día a día, ayudando a su organización a ser más eficiente y a ahorrar dinero.

Algunas preguntas que debería hacerse sobre su organización:

¿Dónde están su información y sus documentos?
¿Qué tipo de documentos tiene?
¿Sus documentos están en formato electrónico o no?
¿En qué formato están sus documentos? PDF, MS Office, LibreOffice, etc.
¿Cómo encuentra actualmente los documentos? ¿Cómo le gustaría encontrarlos, y qué términos considera relevantes?
¿Quién puede acceder a la información y de qué forma?
¿Necesita un proceso de workflow?

¿Cuáles son los objetivos de las preguntas anteriores?

Liste en una tabla todos los tipos distintos de información que tiene (facturas, presupuestos, documentos legales, etc.).
Identifique el formato de los documentos (PDF, DOC, etc.)
Identifique la información no digitalizada que debería procesarse (escanearse). El proceso de digitalización puede ser un proceso básico.
Identifique, para cada tipo de información (tipo de documento), qué información es relevante (metadatos). Por ejemplo, las facturas suelen tener un número de factura, un rango de fechas e información del cliente, entre otros. Los metadatos ayudarán a los usuarios a recuperar la información de forma rápida y eficiente.
Identifique la seguridad que debe aplicarse a cada tipo de documento. Determine quién puede leer, escribir o eliminar información. Además, sus necesidades de seguridad le ayudarán a establecer el nivel de registro de actividad que necesita la aplicación. OpenKM proporciona una auditoría completa de cualquier acción de usuario, que se puede configurar de forma más o menos restrictiva.
Identifique los workflows y las personas implicadas en ellos.

¿Cuáles son los objetivos que pretende alcanzar mediante la implantación de la aplicación? Estos suelen incluir:

Poner orden en su organización. La aplicación “obliga” a los usuarios a trabajar de una cierta forma, lo cual beneficia a su empresa porque ayuda a “establecer reglas” que todos los usuarios deben seguir.
Consolidar su capital intelectual. Al consolidar todo el conocimiento de su empresa en un único lugar, ese conocimiento queda disponible para compartirse entre todos sus usuarios, y puede establecer reglas para ello.
Ayudar a cumplir con la normativa legal.

Buenas prácticas

Considere OpenKM como un proyecto que afecta a todos sus departamentos y, normalmente, a sus clientes.
Elija a los líderes.
Implemente el proyecto de forma gradual. Puede empezar con un departamento, un grupo de usuarios o un proceso de negocio concreto. Piense en la implantación como un catalizador del cambio en toda su organización. Un buen líder debería demostrar los beneficios del nuevo sistema y mostrárselos a otros usuarios. Los usuarios suelen percibir cualquier cambio en la empresa como algo negativo; si perciben la aplicación como algo que ayuda a su trabajo (búsqueda eficiente, ahorro de tiempo y resolución de problemas reales), serán los primeros interesados en usarla. Uno de los principales objetivos de OpenKM es una interfaz intuitiva, lo cual ayuda en este proceso (tras dos semanas, los usuarios normalmente se sienten cómodos usando la aplicación).
Manténgalo simple; la mejor solución suele ser la forma más sencilla de resolver los problemas.
Escuche a sus usuarios e intente involucrarlos en el proyecto.
Revise periódicamente su plan e intente refinarlo e identificar posibles problemas.