Working with desktop

Casi toda la actividad del usuario tiene lugar aquí. Los usuarios pueden trabajar directamente con carpetas, documentos, correos y expedientes.

El escritorio se distribuye en tres secciones:

Panel de Navegación en el lado izquierdo.
Panel de Explorador en la parte superior central.
Panel de Propiedades en la parte inferior central.

Navegación

La navegación del lado izquierdo es un panel de pilas (stacks). Cada pila contiene una estructura en árbol (jerarquía de carpetas y expedientes) desde la raíz que facilita el acceso a documentos y correos.

El panel de navegación se divide en varias pilas:

Taxonomía.
Categorías.
Metadatos.
Plantillas.
Mis documentos.
Correo.
Papelera.

Cada pila contiene un árbol (jerarquía de carpetas y expedientes) para ayudar a organizar los nodos del repositorio y ayudar al usuario a localizar los datos de forma rápida y eficiente.

La pila de taxonomía es el espacio de trabajo colaborativo; es decir, es el espacio donde varios usuarios modifican y comparten los datos de la empresa.

La pila de categorías es un espacio de taxonomía virtual que ayuda a navegar por los nodos de taxonomía a través de otros conceptos.

La pila de metadatos es un espacio de taxonomía virtual que ayuda a navegar por los nodos de taxonomía a través de los valores de los campos de metadatos.

La pila de plantillas es el espacio para establecer las plantillas de la empresa. Es decir, es donde se configuran las plantillas de la empresa para que varios usuarios las usen al crear nuevos documentos de la empresa.

La pila Mis documentos es un espacio privado para cada usuario; es decir, solo el usuario puede acceder a esta sección, y es la ubicación predeterminada donde se almacenan los datos personales.

La pila Correo es un espacio privado para cada usuario; es decir, solo el usuario puede acceder a sus datos en esta sección, y es el lugar predeterminado donde se almacenan los correos del usuario.

La pila Papelera es un espacio privado para cada usuario; es decir, solo el usuario puede acceder a esta sección. Cuando un usuario elimina un nodo, este se mueve automáticamente a su papelera. Cuando un usuario vacía su papelera, el documento se elimina permanentemente de la aplicación.

El nodo seleccionado en el panel de navegación determina el contenido que se muestra en el panel del explorador. Todos los nodos mostrados en el panel del explorador tienen el mismo padre (el nodo seleccionado en el árbol).

Al hacer clic derecho sobre un nodo del árbol, se muestra un menú contextual. Las opciones disponibles en el menú contextual dependen de la pila seleccionada.

Explorador

El panel del explorador en la parte superior central muestra una tabla de nodos (documentos, carpetas, correos y expedientes) contenidos en el nodo seleccionado del panel de navegación.

En la parte superior del panel del explorador hay una ruta que indica la ubicación actual en el panel de navegación (por ejemplo, “/okm:root/”). Debajo, hay una lista de los nodos relacionados con el nodo seleccionado en el panel de navegación.

Por defecto, la tabla del explorador muestra las columnas:

Estado (iconos que muestran el estado del nodo; por ejemplo, si el nodo está bloqueado se muestra el icono de bloqueo ).
Casilla de verificación (para aplicar acciones a varios nodos a la vez).
Icono (indica el tipo de nodo).
Nombre (el nombre del nodo).
Título.
Idioma (solo para documentos).
Tamaño.
Fecha de actualización.
Autor.
Versión (solo para documentos).

Al hacer clic derecho sobre un nodo, se muestra un menú contextual. Las opciones de menú disponibles varían según el tipo de nodo seleccionado y la combinación con la pila visible.

Las opciones de menú disponibles cuando está visible la pila Taxonomía o Mis documentos son:

Descargar.
Editar.
Actualizar.
Cancelar edición.
Bloquear.
Desbloquear.
Eliminar.
Renombrar.
Mover.
Copiar.
Convertir.
Añadir nota.
Añadir categoría.
Añadir palabra clave.
Añadir grupo de metadatos.
Actualizar grupo de metadatos.
Combinar PDF.
Añadir marcador.
Establecer como inicio predeterminado.
Exportar a ZIP.
Captura de datos OCR.
Captura de datos OMR.
Enviar enlace.
Enviar documento adjunto.
Reenviar correo.

Las opciones de menú disponibles cuando están visibles las pilas Categorías, Metadatos y Tesauro son:

Descargar.
Editar.
Actualizar.
Cancelar edición.
Bloquear.
Desbloquear.
Eliminar.
Renombrar.
Añadir nota.
Añadir categoría.
Añadir palabra clave.
Añadir grupo de metadatos.
Actualizar grupo de metadatos.
Ir a (documento, carpeta, correo, expediente). Abre la ubicación del nodo en la vista de taxonomía.
Enviar enlace.
Enviar documento adjunto.
Reenviar correo.

Las opciones de menú disponibles cuando está visible la pila Plantillas son:

Descargar.
Editar.
Actualizar.
Cancelar edición.
Bloquear.
Desbloquear.
Eliminar.
Renombrar.
Mover.
Copiar.
Convertir.
Añadir nota.
Añadir categoría.
Añadir palabra clave.
Añadir grupo de metadatos.
Actualizar grupo de metadatos.
Combinar PDF.
Exportar a ZIP.
Crear desde plantilla.
Añadir marcador.
Enviar enlace.
Enviar documento adjunto.
Reenviar correo.

Las opciones de menú disponibles cuando está visible la pila Correo son:

Eliminar.
Renombrar.
Mover.
Copiar.
Convertir.
Añadir nota.
Añadir categoría.
Añadir palabra clave.
Añadir grupo de metadatos.
Actualizar grupo de metadatos.
Combinar PDF.
Captura de datos OCR.
Captura de datos OMR.
Enviar enlace.
Enviar documento adjunto.
Reenviar correo.

Las opciones de menú disponibles cuando está visible la pila Papelera son:

Restaurar.
Purgar.

La casilla de verificación le ayuda a seleccionar varios nodos a la vez y aplicar una acción a todos ellos.

El icono Masivo muestra un menú contextual para realizar acciones rápidas:

Funcionalidad	Descripción
Seleccionar todo	Selecciona todos los nodos.
Seleccionar todas las carpetas	Selecciona todos los nodos de tipo carpeta.
Seleccionar todos los documentos	Selecciona todos los nodos de tipo documento.
Seleccionar todos los correos	Selecciona todos los nodos de tipo correo.
Seleccionar todos los expedientes	Selecciona todos los nodos de tipo expediente.
Eliminar selección	Deselecciona todos los nodos.

Paginación

Cuando la funcionalidad de paginación está habilitada, se muestra una barra de herramientas adicional:

Funcionalidad	Descripción
Mostrar / ocultar carpetas	Muestra / oculta los nodos de tipo carpeta en el panel del explorador.
Mostrar / ocultar documentos	Muestra / oculta los nodos de tipo documento en el panel del explorador.
Mostrar / ocultar correos	Muestra / oculta los nodos de tipo correo en el panel del explorador.
Mostrar / ocultar expedientes	Muestra / oculta los nodos de tipo expediente en el panel del explorador.
Filtro	Filtra los nodos.
Casilla Paginar	Habilita o deshabilita la funcionalidad de paginación.
Selector Límite	Establece el límite de nodos que se muestran a la vez.
Ir al inicio	Va al inicio de la lista.
Ir a anterior	Va a la lista anterior.
Ir a siguiente	Va a la siguiente lista.
Ir al final	Va al final de la lista.
Selector Orden	Establece la columna de valor por la que ordenar.
Casilla Invertir	Invierte el orden.

Funcionalidades del ratón

Doble clic en un nodo de tipo carpeta para abrir la carpeta.
Doble clic en un nodo de tipo documento para descargar el documento.
Clic derecho en un nodo mostrará un menú contextual.
Arrastrar y soltar. Puede arrastrar y soltar nodos manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón y moviéndose hasta el nodo destino en el panel de navegación.

Propiedades

El panel de propiedades en la parte inferior central muestra una colección de pestañas que contienen propiedades o funcionalidades agrupadas, como la vista previa, asociadas al nodo seleccionado. El nodo seleccionado puede ser un nodo del navegador o del explorador.

Pestañas en nodos de tipo documento

Pestaña	Descripción
Properties	Muestra las propiedades del documento seleccionado. Desde esta vista puede: - Establecer las palabras clave del documento. - Cambiar el título del documento. - Establecer relaciones entre el documento y categorías. Esta pestaña muestra una lista de los usuarios suscritos al nodo. Para compartir el nodo rápidamente, hay dos iconos especiales llamados URL y WebDAV; al hacer clic en ellos, copiarán una URL de navegador o de WebDAV en el portapapeles.
Notes	Muestra una lista de notas relacionadas con el documento. Desde esta vista puede añadir, editar o eliminar sus propias notas. Los administradores pueden gestionar las notas de otros usuarios.
History	Muestra una lista de las versiones del documento. Desde esta vista puede: - Restaurar una versión anterior del documento. - Previsualizar cualquier versión del documento en el panel derecho. - Comparar dos versiones del documento en el panel de vista previa. - Compactar el historial. La acción de compactar el historial eliminará todas las versiones del documento excepto la activa. Esta acción reduce el tamaño del repositorio pero debe tenerse en cuenta que no se puede revertir.
Security	Muestra los permisos de seguridad del documento. Desde esta vista puede cambiar los permisos de seguridad. - Haga clic en el botón Update para cambiar los permisos de seguridad. Cuando la casilla “Recursive permission changes” está marcada, los cambios se aplicarán de forma recursiva. También le puede interesar leer: - Security configuration. - Security configuration parameters. - La opción “Advanced filter” en Profile General tab.
Preview	Muestra una vista previa del documento.
Relations	Muestra las relaciones del documento con otros nodos (documentos, carpetas, correos o expedientes). Desde esta vista puede gestionar las relaciones del documento, añadiendo o eliminando relaciones. Para establecer una nueva relación: - Primero debe seleccionar el tipo en la lista de tipos de relación. - Luego elija una de las relaciones definidas. - Seleccione un nodo del repositorio; se muestran cuatro iconos de búsqueda: documento, carpeta, correo o expediente. Hay tres tipos de relaciones: - Bidireccional - Padre-hijo - Muchos a muchos Más información en Relation types.
Activity log	Esta vista realiza un seguimiento de auditoría completo del documento. Desde esta vista puede filtrar por acciones específicas. Cuando la casilla llamada View no está marcada, las acciones más comunes como GET_CHILDREN_DOCUMENTS se filtran automáticamente. El motivo por el que las acciones más comunes se filtran cuando la casilla View no está marcada es que estos eventos suelen generar una lista muy larga de acciones y a menudo no son relevantes desde el punto de vista del rastro de auditoría. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Activity log.
Forum	Muestra un foro asociado al documento. Desde esta vista puede: - Añadir un nuevo tema. - Publicar una respuesta al tema. - Citar una respuesta en el tema. - Editar una respuesta en el tema. - Eliminar un tema. Para eliminar o editar una publicación en el tema debe ser su propietario o tener privilegios de administrador. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Forum.
Workflow	Muestra los workflows asociados al documento. Desde esta vista puede: - Mostrar los detalles de las variables del workflow. - Mostrar un gráfico donde se marca el nodo actual. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Workflow.
Text extracted	Muestra el texto extraído del documento. Solo verá el texto cuando el documento haya sido procesado por el worker extractor de texto. Para más información: Administration > Statistics. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Text extracted.

Pestañas en nodos de tipo carpeta

Pestaña	Descripción
Properties	Muestra las propiedades de la carpeta seleccionada. Desde esta vista puede: - Cambiar el estilo de la carpeta. - Establecer las palabras clave de la carpeta. - Cambiar el título de la carpeta. - Establecer relaciones entre la carpeta y categorías. Esta pestaña muestra una lista de los usuarios suscritos al nodo. Para compartir el nodo rápidamente, hay dos iconos especiales llamados URL y WebDAV; al hacer clic en ellos, copiarán una URL de navegador o de WebDAV en el portapapeles. Más información: Folder style.
Notes	Muestra una lista de notas relacionadas con la carpeta. Desde esta vista puede añadir, editar o eliminar sus propias notas. Los administradores pueden gestionar las notas de otros usuarios.
Security	Muestra los permisos de seguridad de la carpeta. Desde esta vista puede cambiar los permisos de seguridad. - Haga clic en el botón Update para cambiar los permisos de seguridad. Cuando la casilla “Recursive permission changes” está marcada, los cambios se aplicarán de forma recursiva. Le puede interesar leer: - Security configuration. - Security configuration parameters. - La opción “Advanced filter” en Profile General tab.
Relations	Muestra las relaciones de la carpeta con otros nodos (documentos, carpetas, correos o expedientes). Desde esta vista puede gestionar las relaciones de la carpeta, añadiendo o eliminando relaciones. Para establecer una nueva relación: - Primero seleccione el tipo en la lista de tipos de relación. - Luego elija una de las relaciones definidas. - Seleccione un nodo del repositorio; se muestran cuatro iconos de búsqueda: documento, carpeta, correo o expediente. Hay tres tipos de relaciones: - Bidireccional - Padre-hijo - Muchos a muchos Más información en: Relation types.
Activity log	Esta vista realiza un seguimiento de auditoría completo de la carpeta. Desde esta vista puede filtrar por acciones específicas. Cuando la casilla llamada View no está marcada, las acciones más comunes como GET_CHILDREN_DOCUMENTS se filtran automáticamente. El motivo por el que las acciones más comunes se filtran cuando la casilla View no está marcada es que estos eventos suelen generar una lista muy larga de acciones y a menudo no son relevantes desde el punto de vista del rastro de auditoría. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Activity log.
Forum	Muestra un foro asociado a la carpeta. Desde esta vista puede: - Añadir un nuevo tema. - Publicar una respuesta al tema. - Citar una respuesta en el tema. - Editar una respuesta del tema. - Eliminar un tema. Para eliminar o editar una publicación en el tema debe ser su propietario o tener privilegios de administrador. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Forum.
Workflow	Muestra los workflows asociados a la carpeta. Desde esta vista puede: - Mostrar el detalle de las variables del workflow. - Mostrar un gráfico donde se marca el nodo actual. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Workflow.

Pestañas en nodos de tipo correo

Pestaña	Descripción
Properties	Muestra las propiedades del correo seleccionado. Desde esta vista puede: - Establecer las palabras clave del correo. - Cambiar el título del correo. - Establecer relaciones entre el correo y categorías. Esta pestaña muestra una lista con los usuarios suscritos al nodo. Para compartir el nodo rápidamente, hay dos iconos especiales llamados URL y WebDAV; al hacer clic en ellos, copiarán una URL de navegador o de WebDAV en el portapapeles.
Notes	Muestra una lista de notas relacionadas con el correo. Desde esta vista puede añadir, editar o eliminar sus propias notas. Los administradores pueden gestionar las notas de otros usuarios.
Security	Muestra los permisos de seguridad del correo. Desde esta vista puede cambiar los permisos de seguridad. - Haga clic en el botón Update para cambiar los permisos de seguridad. Cuando la casilla “Recursive permission changes” está marcada, los cambios se aplicarán de forma recursiva. Le puede interesar leer: - Security configuration. - Security configuration parameters. - La opción “Advanced filter” en Profile General tab.
Preview	Muestra una vista previa del correo. Desde esta vista también puede descargar los adjuntos del correo o copiarlos a una carpeta destino.
Relations	Muestra las relaciones del correo con otros nodos (documentos, carpetas, correos o expedientes). Desde esta vista puede gestionar las relaciones del correo, añadiendo o eliminando relaciones. Para establecer una nueva relación: - Primero debe seleccionar el tipo en la lista de tipos de relación. - Luego elija una de las relaciones definidas. - Seleccione un nodo del repositorio. Se muestran cuatro iconos de búsqueda: documento, carpeta, correo o expediente. Hay tres tipos de relaciones: - Bidireccional - Padre-hijo - Muchos a muchos Más información en: Relation types.
Activity log	Esta vista realiza un seguimiento de auditoría completo del correo. Desde esta vista puede filtrar por acciones específicas. Cuando la casilla llamada View no está marcada, las acciones más comunes como GET_CHILDREN_DOCUMENTS se filtran automáticamente. El motivo por el que las acciones más comunes se filtran cuando la casilla View no está marcada es que estos eventos suelen generar una lista muy larga de acciones y a menudo no son relevantes desde el punto de vista del rastro de auditoría. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Activity log.
Forum	Muestra un foro asociado al correo. Desde esta vista puede: - Añadir un nuevo tema. - Publicar una respuesta al tema. - Citar una respuesta del tema. - Editar una respuesta del tema. - Eliminar un tema. Para eliminar o editar una publicación del tema debe ser su propietario o tener privilegios de administrador. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Forum.
Workflow	Muestra los workflows asociados al correo. Desde esta vista puede: - Mostrar el detalle de las variables del workflow. - Mostrar un gráfico donde se marca el nodo actual. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Workflow.

Pestañas en nodos de tipo expediente

Pestaña	Descripción
Properties	Muestra las propiedades del expediente seleccionado. Desde esta vista puede: - Establecer las palabras clave del expediente. - Cambiar el título del expediente. - Establecer relaciones entre el expediente y categorías. Esta pestaña muestra una lista de los usuarios suscritos al nodo. Para compartir el nodo rápidamente, hay dos iconos especiales llamados URL y WebDAV; al hacer clic en ellos, copiarán una URL de navegador o de WebDAV en el portapapeles.
Notes	Muestra una lista de notas relacionadas con el expediente. Desde esta vista puede añadir, editar o eliminar sus propias notas. Los administradores pueden gestionar las notas de otros usuarios.
Security	Muestra los permisos de seguridad del expediente. Desde esta vista puede cambiar los permisos de seguridad. - Haga clic en el botón Update para cambiar los permisos de seguridad. Cuando la casilla “Recursive permission changes” está marcada, los cambios se aplicarán de forma recursiva. También le puede interesar leer: - Security configuration. - Security configuration parameters. - La opción “Advanced filter” en Profile General tab.
Relations	Muestra las relaciones del expediente con otros nodos (documentos, carpetas, correos o expedientes). Desde esta vista puede gestionar las relaciones del expediente, añadiendo o eliminando relaciones. Para establecer una nueva relación: - Primero debe seleccionar el tipo en la lista de tipos de relación. - Luego elija una de las relaciones definidas. - Seleccione un nodo del repositorio; se muestran cuatro iconos de búsqueda documento, carpeta, correo o expediente. Hay tres tipos de relaciones: - Bidireccional - Padre-hijo - Muchos a muchos Más información en: Relation types.
Activity log	Esta vista realiza un seguimiento de auditoría completo del expediente. Desde esta vista puede filtrar por acciones específicas. Cuando la casilla llamada View no está marcada, las acciones más comunes como GET_CHILDREN_DOCUMENTS se filtran automáticamente. El motivo por el que las acciones más comunes se filtran cuando la casilla View no está marcada es que estos eventos suelen generar una lista muy larga de acciones y a menudo no son relevantes desde el punto de vista del rastro de auditoría. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Activity log.
Forum	Muestra un foro asociado al expediente. Desde esta vista puede: - Añadir un nuevo tema. - Publicar una respuesta al tema. - Citar una respuesta del tema. - Editar una respuesta al tema. - Eliminar un tema. Para eliminar o editar una publicación del tema debe ser su propietario o tener privilegios de administrador. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Forum.
Workflow	Muestra los workflows asociados al expediente. Desde esta vista puede: - Mostrar el detalle de las variables del workflow. - Mostrar un gráfico donde se marca el nodo actual. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Workflow.

Atajos de teclado

Atajos disponibles:

Atajo	Descripción
F2	Renombrar un nodo.
CTRL+SHIFT+C	Copiar un nodo.
CTRL+SHIFT+X	Cortar un nodo.
CTRL+SHIFT+V	Pegar un nodo.
CTRL+D	Descargar.
CTRL+G	Mostrar el popup de pruebas de interfaz.
CTRL+Z	Mostrar el registro de la interfaz.
CTRL+N	Crear una carpeta.
F5	Refrescar la vista de escritorio.
INSERT	Añadir un nuevo documento.
ALT+B	Marcar un nodo.
F1	Mostrar la ayuda.
CTRL+ALT+Q	Salir de la aplicación.
ALT+DELETE	Eliminar un nodo.