Trabajar con la búsqueda

La pestaña de búsqueda permite consultar el repositorio. La vista de búsqueda se divide en cuatro secciones:

• Panel de búsquedas.
• Panel de búsqueda.
• Panel de control.
• Resultados.

Paneles de búsqueda

El panel de búsqueda del lado izquierdo es un panel apilado.

Consejo

Una vez realizada una búsqueda, puede guardarse para futuras sesiones introduciendo un nombre que la identifique y haciendo clic en el botón “Save search”.

Este panel tiene dos pilas:

• Búsquedas guardadas.
• Novedades del usuario.

Stored searches muestra una lista de las búsquedas del usuario que se han guardado para uso posterior. Haciendo doble clic en una búsqueda guardada, puede volver a ejecutarla. Al hacer clic con el botón derecho en una búsqueda guardada se mostrará un menú contextual con estas opciones:

Funcionalidad	Descripción
Run	Ejecuta la búsqueda guardada.
Delete	Elimina una búsqueda guardada.

Nota

Las búsquedas guardadas y las novedades del usuario solo son visibles para el usuario que las creó.

User news muestra una lista de búsquedas de usuario que se usan como un servicio push (normalmente ejecutado cada 30 minutos). Estas búsquedas se ejecutan periódicamente y los resultados se muestran en el panel Dashboards > News.

Consejo

User news ayuda a los usuarios a mantenerse actualizados periódicamente sobre novedades del repositorio en base a sus propias consultas.

Solo se mostrarán los resultados nuevos que hayan aparecido desde la última vez que se ejecutó la consulta.

Panel de búsqueda

Este panel en la parte superior central da acceso a diferentes búsquedas para consultar el contenido de la aplicación:

• Default search es una búsqueda de texto completo. La búsqueda por defecto también está disponible en la esquina superior derecha de la pantalla.
• Advanced search permite buscar por palabras clave, metadatos y criterios adicionales como la ubicación en la aplicación.

Puede alternar entre la búsqueda por defecto y la avanzada marcando o desmarcando la casilla “View advanced mode”.

Consejo

La configuración del motor de búsqueda por defecto usa stemming y stopwords.

• Stemming es el término usado en morfología lingüística y recuperación de información para describir el proceso de reducir palabras flexionadas (o a veces derivadas) a su raíz, base o forma radical, generalmente una forma escrita de la palabra. La raíz no tiene por qué ser idéntica a la raíz morfológica de la palabra; normalmente basta con que las palabras relacionadas se asignen a la misma raíz, aunque esa raíz no sea en sí misma una raíz válida. Por ejemplo, si escribe “fishing” en un campo de búsqueda de texto completo, los resultados de búsqueda devolverán documentos con “fishing”, “fish”, “fisher”. En ese caso, la raíz es “fish”.
• Stopwords normalmente hace referencia a las palabras más comunes de un idioma. No existe una única lista universal de stopwords usada por todas las herramientas de procesamiento de lenguaje natural, y de hecho no todas las herramientas usan siquiera una lista así. Las stopwords se eliminan de la búsqueda. Por ejemplo, “the”, “is”, “at”, “which” y “on” son stopwords.

Operadores y comodines

Internamente, el motor de búsqueda usa el operador “AND” por defecto.

Puede usar comodines:

• Añada un asterisco “*” como marcador de posición para cualquier término desconocido o comodín, por ejemplo, “*2015”, “2015*”, “20*15” o “*2015*”.
• Use un signo de interrogación “?” como marcador de posición para cualquier carácter desconocido; por ejemplo, la consulta “?015” devolverá coincidencias donde el primer carácter no importa.
• La consulta “2015” es sinónima de “2015*”. En esta vista de búsqueda, la aplicación siempre añade “*” al final por usted.

Default search

Default search es una búsqueda de texto completo que busca únicamente por el contenido del documento.

Precaución

Default search solo muestra nodos de resultado en el contexto “/okm:root”; los resultados de otros contextos se filtran automáticamente.

Nota

Siempre tiene acceso rápido a la funcionalidad Quick search box en la esquina superior derecha.

Advanced search

Advanced search permite buscar por palabras clave, metadatos y criterios adicionales como la ubicación en la aplicación.

La búsqueda avanzada organiza los campos de consulta en tres pestañas:

• Basic (los campos más habituales).
• Advanced.
• Metadata.

Los criterios disponibles en la vista básica:

Campo	Descripción	¿Admite comodín?
Context	Establece el contexto en el que se ejecuta la consulta. Contextos disponibles: - Taxonomy - Templates - My documents - E-mail - Trash	No
Content	El contenido del nodo. Contenido del documento o cuerpo del correo.	Sí
Name	El nombre del nodo.	Sí
Title	El título del nodo.	Sí
Keyword	Las palabras clave asociadas al nodo.	Sí
Language	El idioma del documento. Solo los nodos de tipo documento tienen un valor de idioma.	Sí
User	El usuario que creó el nodo.	No
Date range	El rango de fechas en el que el nodo se ha modificado (o creado). Cada fecha seleccionada se establece a las 00 horas, 00 minutos, 00 segundos y 000 milisegundos. Esto significa que si desea consultar un nodo modificado el 2015-08-15, debe establecer un rango de “2015-08-15” a “2015-08-16” (internamente está consultando de “2015-08-15 00:00:00” a “2015-08-16 00:00:00”). No es obligatorio establecer ambas fechas del rango (“from” o “to”); puede establecer solo una fecha.	No

Los criterios disponibles en la vista avanzada:

Campo	Descripción	¿Admite comodín?
Folder	Restringe los resultados a carpetas. Cuando la casilla Recursive está marcada, también incluye las subcarpetas.	No
Category	Restringe los resultados a categorías. Los nodos deben estar asociados a una categoría específica.	No
Type	Restringe los tipos de nodo: - Document - Folder - Mail - Record Cuando la casilla Mail está marcada, se muestran campos adicionales (from, to, subject).	No
MIME type	Establece el tipo MIME del documento.	No
Notes	El contenido de las notas.	Sí
From	El campo from del correo. Este campo solo está disponible si ha marcado la casilla Mail.	Sí
To	El campo to del correo. Este campo solo está disponible si ha marcado la casilla Mail.	Sí
Subject	El campo subject del correo. Este campo solo está disponible si ha marcado la casilla Mail.	Sí

Desde la vista de metadatos puede filtrar por cualquier campo de metadatos de los grupos de metadatos existentes:

• Haga clic en el botón Add metadata group.
• Elija un grupo de metadatos de la lista.
• Elija una propiedad de la lista.
• Haga clic en el botón Add.

Nota

En la mayoría de los campos de entrada y de área de texto puede usar comodines.

Panel de control

El panel de control en la esquina superior derecha tiene varias funcionalidades:

Funcionalidad	Descripción
Casilla Switch to Advanced mode	Cuando está marcada, se muestra la vista de búsqueda en modo avanzado.
Casilla Results compact view	Cuando está marcada, los resultados se muestran en una tabla compacta con detalles mínimos.
Casilla View metadata groups	Cuando está marcada, se muestran los grupos de metadatos asociados a cada nodo en la vista de resultados. Esta opción solo está disponible cuando “Results compact view” no está marcada.
Casilla Save as user news	Cuando está marcada, si el usuario guarda una búsqueda, se establecerá como una búsqueda de user news.
Botón Save search	Una vez realizada una búsqueda, puede guardarse para futuras sesiones introduciendo un nombre que la identifique y haciendo clic en el botón “Save search”. Según si la casilla “Save as user news” está marcada, la búsqueda se guardará como una “stored search” o como “user news”.
Page results lists	Establece el límite del número de nodos mostrados en la lista de resultados.
Botón Clean	Reinicia la búsqueda.
Search	Ejecuta la búsqueda.
Results	Indica el número total de resultados.
Go to previous	Va a la lista anterior.
Go to next	Va a la lista siguiente.
Export to CSV	Descarga un fichero CSV con los resultados.
Export to ZIP	Descarga un fichero ZIP con los resultados.

Resultados

El panel Results en la parte inferior central muestra una tabla de nodos (documentos, carpetas, correos y registros) que son el resultado de consultar el repositorio. El panel Results se muestra en:

• Vista compacta (una tabla con una única fila por nodo).
• Vista completa (una descripción detallada de cada nodo).

Consejo

Las estrellas indican la relevancia del documento encontrado. Este valor lo establece el motor de búsqueda según el campo de búsqueda y los resultados encontrados. La lista de documentos encontrados se ordena de más a menos relevante.

Al hacer clic con el botón derecho en la vista compacta, se muestra un menú contextual con las opciones:

Funcionalidad	Descripción
Download	Descarga el nodo. Solo se muestra en nodos de documento o correo.
Go to document	Va a la ubicación del documento. Solo se muestra en nodos de documento.
Go to folder	Va a la ubicación de la carpeta. Solo se muestra en nodos de carpeta.
Go to e-mail	Va a la ubicación del correo. Solo se muestra en nodos de correo.
Go to record	Va a la ubicación del registro. Solo se muestra en nodos de registro.
Preview	Previsualiza el nodo. Solo se muestra en nodos de documento o correo.

Desde la vista completa puede ver información detallada de cada nodo, y algunas funcionalidades también están disponibles:

Funcionalidad	Descripción
Download	Descarga el nodo. Solo se muestra en nodos de documento o correo.
Notes	Muestra las notas. Desde esta vista puede gestionar las notas del nodo.
Preview	Previsualiza el nodo. Solo se muestra en nodos de documento o correo.
Options	Muestra campos adicionales de correo (cc, bcc, reply, campos extra). Solo se muestra en nodos de documento o correo.