Guía de usuario
La interfaz de OpenKM es la vista de back-office del repositorio de contenido. Las funcionalidades se organizan en varias secciones:
- La barra de menú en la parte superior da acceso a todas las funcionalidades, organizadas por tipo.
- El cuadro de búsqueda rápida está en la parte superior derecha.
- La barra de herramientas contiene las funcionalidades más utilizadas.
- La pestaña Desktop permite navegar por el repositorio.
- La pestaña Search permite consultar el repositorio.
- La pestaña Dashboard ofrece un conjunto de paneles.
- La pestaña Administration ofrece un conjunto de herramientas de administración.
- El panel Status en la parte inferior ofrece información general.
El frontend de OpenKM le permite gestionar cualquier contenido: imágenes escaneadas, fotografías, documentos ofimáticos, e incluso ficheros de vídeo grandes o ficheros CAD, entre otros. La funcionalidad de workflow integrada ayuda a las empresas a automatizar procesos y a tener control completo del ciclo de vida del documento, ahorrando tiempo y dinero. También permite que las actividades sociales en torno al contenido conecten a personas con otras personas, información con otra información, y personas con información, ayudando a gestionar de forma más eficiente la inteligencia colectiva de los recursos humanos de la empresa.
La funcionalidad Profiles de OpenKM ayuda a los administradores a configurar qué se muestra a cada usuario de la aplicación.
OpenKM ofrece la solución para:
- Controlar el creciente volumen de información a gestionar.
- Acabar con la diversificación de fuentes de almacenamiento de información.
- Evitar la duplicación de datos.
- Obtener información válida mediante el control de versiones de los documentos.
- Reducir el tiempo y los recursos empleados en localizar información.
- Evitar el acceso no autorizado a la información, ayudando así a cumplir con la normativa de protección de datos aplicable (por ejemplo, GDPR, LOPD).
- Restringir el acceso de usuarios no autorizados a la información.
A través del sistema OpenKM, se puede acceder y encontrar toda la información relevante y valiosa más rápidamente para resolver problemas y tomar decisiones.
Barra de menú
Sección titulada «Barra de menú»La barra de menú en la parte superior tiene todas las funcionalidades organizadas por tipo:
- File.
- Edit.
- Tools.
- Bookmarks.
- Templates.
- Help.
Cuadro de búsqueda rápida
Sección titulada «Cuadro de búsqueda rápida»El cuadro de búsqueda rápida está en la esquina superior derecha, y da acceso rápido a la búsqueda por defecto del panel Search.
Barra de herramientas
Sección titulada «Barra de herramientas»La sección de la barra de herramientas tiene las funcionalidades más utilizadas, como descargar documentos, crear nuevas carpetas, y editar o subir ficheros.
Desktop
Sección titulada «Desktop»La mayor parte de la actividad del usuario ocurre aquí. Los usuarios pueden trabajar directamente sobre carpetas, documentos, correos o records.
El desktop se distribuye en tres secciones:
- Panel de navegación en el lateral izquierdo.
- Panel Browser en la parte superior central.
- Panel Properties en la parte inferior central.
Navegación
Sección titulada «Navegación»La navegación del lateral izquierdo es un panel de pilas (stack panel). Cada pila contiene una estructura en árbol (jerarquía de carpetas y records) desde una raíz que permite acceso rápido a documentos y correos.
Browser
Sección titulada «Browser»El panel browser en la parte superior central muestra una tabla de nodos (documentos, carpetas, correos y records) del nodo de navegación seleccionado.
Properties
Sección titulada «Properties»El panel properties en la parte inferior central muestra una colección de pestañas que contienen las propiedades o funcionalidades agrupadas, como una previsualización asociada al nodo seleccionado. El nodo seleccionado puede ser un nodo de navegación o un nodo del browser.
La pestaña search permite consultar el repositorio. Esta pestaña da acceso a distintas búsquedas para consultar el contenido de la aplicación:
- La búsqueda por defecto es una búsqueda de texto completo, también disponible desde la esquina superior derecha de la pantalla.
- La búsqueda avanzada permite buscar por palabras clave, metadatos y criterios adicionales, como la ubicación en la aplicación.
Dashboard
Sección titulada «Dashboard»El panel dashboard ofrece un conjunto de paneles; cada usuario tiene un conjunto de paneles personales que muestran la información relevante para él y ayudan a tener una visión global de la actividad de la aplicación.
El panel dashboard:
- Vista de usuario. Muestra las acciones que se han llevado a cabo en el sistema.
- Vista general. Muestra una visión global de la actividad de la aplicación.
- News. Muestra información basada en consultas de búsqueda programadas por el usuario.
- Mail. Ofrece navegación virtual por todos los repositorios de correo.
- Mail account. Ayuda a los usuarios a gestionar sus cuentas de correo.
- Workflow. Los usuarios trabajan en las tareas de los procesos de negocio de la empresa.
- Keyword map. Muestra una nube de etiquetas basada en todas las palabras clave del repositorio.
- Tasks. Ayuda a crear, administrar, asignar y seguir las tareas básicas de la empresa.
- Calendar. Ayuda a seguir el estado de las tareas principales de la empresa.
- Messaging. Muestra la mensajería interna de OpenKM.
- Forum. Muestra un foro.
- Wiki. Muestra una wiki.
Administration
Sección titulada «Administration»El panel administration es un conjunto de herramientas que ayudan al administrador a gestionar la aplicación.
El panel status ofrece información general:
- Alerta de novedades de OpenKM.
- El usuario conectado.
- Tamaño del repositorio del usuario.
- Chat.
- Alertas.
- Documentos HTML en el editor.
- Panel de mensajes.
