Fundamentos esenciales

Conceptos básicos

OpenKM tiene varios tipos de nodo integrados:

• Folder.
• Document.
• Mail.
• Record.

Un nodo de tipo folder es una unidad de almacenamiento o contenedor. Al igual que un documento, también tiene un nombre, pero no es un fichero; puede contener documentos, records y otras carpetas.

Un nodo de tipo document es un fichero. Un documento sirve para establecer uno o varios hechos, y puede usarse como prueba de ellos.

Un nodo de tipo mail, comúnmente llamado email o correo electrónico, es un método para intercambiar mensajes digitales de un autor a uno o varios destinatarios. Un correo puede contener documentos (que en el contexto del correo se llaman adjuntos).

En esencia, hay dos tipos de nodos de tipo record:

• Records no digitales.
• Records digitales.

Un record no digital es solo un conjunto de grupos de metadatos.

Un record digital puede contener documentos, correos, carpetas y otros records.

Nota

Ejemplo de record no digital:

Cuando OpenKM se usa para almacenar la ubicación de papeles en el mundo real, cada record es solo un conjunto de campos de metadatos que ayuda a los usuarios a localizar esos papeles, y no hay información binaria asociada (como un documento escaneado asociado, etc.).

Ejemplo de record digital:

OpenKM se usa para almacenar registros de negocio, donde cada record representa el resultado de una transacción de algún proceso de negocio. El record digital, en ese caso, se usa para almacenar documentos y correos asociados a ese proceso.

Entendiendo la taxonomía, las palabras clave, las categorías y los grupos de metadatos

Dedicar tiempo a la categorización de nodos es buena práctica. Una buena categorización ayudará a los usuarios a encontrar rápidamente la información deseada, a usar menos tiempo, a ahorrar dinero y a ser más eficientes en sus procesos de negocio.

OpenKM le ayuda en esto ofreciendo cuatro formas principales de organizar su repositorio:

• Taxonomía.
• Palabras clave.
• Categorías.
• Grupos de metadatos.

Nota

Puede usar una de estas funcionalidades para categorizar su repositorio, o una combinación de todas.

Taxonomía

El diccionario dice:

“La taxonomía (del griego taxis, que significa disposición o división, y nomos, que significa ley) es la ciencia de la clasificación según un sistema predeterminado, cuyo catálogo resultante se usa para proporcionar un marco conceptual para la discusión, el análisis o la recuperación de información. En teoría, el desarrollo de una buena taxonomía tiene en cuenta la importancia de separar los elementos de un grupo (taxón) en subgrupos (taxa) que sean mutuamente excluyentes, inequívocos y que, en conjunto, incluyan todas las posibilidades.”

Básicamente, una taxonomía es una forma de agrupar cosas. Igual que un vocabulario controlado se centra en conceptos, en la práctica, una buena taxonomía debería ser simple, fácil de recordar y fácil de usar.

Precaución

Para obtener el mejor rendimiento en la interfaz, sugerimos —cuando sea posible— una taxonomía donde cada padre tenga 200 hijos o menos.

Cada carpeta en una taxonomía representa un “concepto” y lista una serie de nodos (carpetas, documentos, correos o records) asociados a ella.

Palabras clave

Una palabra clave, en el contexto de la gestión documental, es una palabra o frase concreta que describe el contenido. Establecer palabras clave es el sistema más simple y básico para categorizar los nodos de su repositorio, pero al mismo tiempo es el menos potente. Para repositorios grandes, recomendamos usar grupos de metadatos.

Limitaciones del uso de palabras clave:

• Cuando tiene miles de palabras clave, buscar por palabras clave puede ser ineficiente (no puede refinar la búsqueda y obtiene muchos resultados con las mismas palabras clave; los usuarios no siguen un método de catalogación restringido). Un diagrama de nube de etiquetas en estos casos suele ser una representación gráfica inutilizable de las palabras clave.
• Es difícil para los usuarios establecer palabras clave porque no conocen el diccionario de palabras clave completo de la empresa.
• Los usuarios escriben palabras clave de forma similar pero no siempre igual (por ejemplo, los usuarios usan las palabras “edificio”, “construcción” y “inmueble” indistintamente).

Nota

Puede obtener los mejores resultados cuando:

• Limita el número de usuarios que pueden establecer palabras clave.
• Usa un diccionario de palabras clave controlado (más información en http://www.w3.org/2004/02/skos/).
• Comparte un diccionario de palabras clave completo de la empresa con sus usuarios. Eso les ayuda a entender cómo se organiza el conocimiento en su organización y les ayuda a encontrarlo.

Categorías

En OpenKM, las categorías son una taxonomía virtual que ayuda a navegar por nodos de taxonomía a través de otros conceptos. Cada nodo de categoría representa un “concepto” y lista una serie de nodos (carpetas, documentos, correos o records) asociados a él.

Nota

Sugerimos usar categorías en lugar de palabras clave.

Metadatos

Los grupos de metadatos son datos que describen otros datos, proporcionando información sobre el contenido de determinados nodos. Los grupos de metadatos ayudan a crear clasificaciones controladas y son una forma potente de localizar nodos y refinar las consultas de búsqueda.

Nota

Con los grupos de metadatos puede simular las funcionalidades de palabras clave y categorías. Le animamos a dedicar algo de tiempo a investigar la funcionalidad de metadatos, y sugerimos usarla en lugar de palabras clave y categorías.