Automatización

La automatización es un conjunto de controles que realizan acciones basadas en un conjunto de reglas.

Conceptos preliminares.

Cada regla se compone de:

Campo	Descripción	Obligatorio
Order	Indica el orden de evaluación. El orden de las reglas	true
Name	Descripción de la regla.
Events	Eventos disponibles: - Creación de documento. - Actualización de documento. - Borrado de documento. - Renombrado de documento. - Purga de documento. - Movimiento de documento. - Restauración de versión de documento. - Descarga de documento desde la interfaz. - Descarga de documento desde la interfaz para vista previa. - Detección de virus en documento. - Creación de carpeta. - Borrado de carpeta. - Movimiento de carpeta. - Exportación de carpeta como JAR. - Creación de correo. - Borrado de correo. - Movimiento de correo. - Descarga de correo desde la interfaz. - Importación de adjuntos de correo. - Creación de registro. - Borrado de registro. - Movimiento de registro. - Establecimiento de la clase de nodo del registro. - Añadir un grupo de metadatos. - Establecer un grupo de metadatos. - Eliminar el grupo de metadatos. - Extracción de texto. - Exportación de varios nodos como ZIP. - Creación de usuario. - Inicio de sesión de usuario. - Cierre de sesión de usuario. - Creación de nota. - Actualización de nota. - Borrado de nota.	true
At	El momento de la evaluación. Valores disponibles: - Pre. - Post. Entender las fases de la ejecución de la automatización: Pre Ejecución interna Post Pre indica que la regla se ejecuta antes de que se ejecute un evento interno. Post indica que la regla se ejecuta después de que se ejecute un evento interno. Por ejemplo, una regla basada en el evento “Creación de documento”. - En la fase “pre”, la regla se dispara cuando el documento todavía no se ha creado. - En la fase “post”, la regla se dispara después de que el documento se haya creado.	true
Exclusive	Cuando está habilitado, indica que no deben ejecutarse más reglas por orden.	true
Active	Habilita o deshabilita la regla.	true
Validators	Lista de validadores. Cada validador es una condición que debe cumplirse. Las validaciones también están ordenadas. Es buena práctica establecer primero las validaciones que tienen menos probabilidad de fallar. Cuando está vacía, se cumple siempre.	false
Actions	Lista de acciones. Una acción es algo que se hará sobre el nodo que provocó la ejecución de la regla. Tipos de nodo: - Document - Folder - Mail - Record Un ejemplo de acción puede ser renombrar un documento inmediatamente después de crearlo.	true

Entender los validadores y las acciones

La aplicación proporciona una lista completa de los validadores y acciones disponibles desde la vista Plugins. La arquitectura de plugins de la aplicación ayuda a los administradores a añadir nuevas funcionalidades a una aplicación existente.

Por defecto, la aplicación incluye los siguientes plugins integrados:

También puede crear sus propios plugins:

Crear una regla

En la parte superior derecha, haga clic en Create new rule.
Rellene los campos.
Haga clic en el botón Create. (La aplicación volverá a la pantalla inicial).
Haga clic en el icono Definition .
Añada acciones y validaciones según sea necesario.
- Haga clic en el icono Add validation .
- Haga clic en el icono Add action .
Al terminar, en la parte superior izquierda haga clic en el botón Automation rules. (La aplicación volverá a la pantalla inicial).

Editar una regla

Editar los parámetros generales

Haga clic en Edit metadata.
Modifique los campos.
Haga clic en el botón Edit.

Editar las definiciones de acciones y validaciones

Haga clic en el icono Definition .
Modifique acciones y validaciones según sea necesario.
- Validations
  - Haga clic en el icono Add validation.
  - Haga clic en el icono Edit validation .
  - Haga clic en el icono Delete validation .
- Actions
  - Haga clic en el icono Add action.
  - Haga clic en el icono Edit action .
  - Haga clic en el icono Delete action .

Eliminar una regla

Haga clic en el icono Delete rule .
Haga clic en el botón Delete.