Trabajar con la barra de menús

En la barra de menús superior, todas las funcionalidades disponibles están organizadas por tipo. Las opciones del menú están formadas por todos los menús desplegables con sus distintas opciones. Si una opción de un menú aparece en gris, significa que no está disponible

Las opciones de la barra de menús son:

• File.
• Edit.
• Tools.
• Bookmarks.
• Templates.
• Help.

Precaución

Las funcionalidades descritas a continuación son las funcionalidades por defecto. En las opciones de su barra de menús pueden aparecer otras no descritas aquí si tiene habilitadas extensiones de OpenKM.

Consejo

La columna Massive de las tablas indica que puede marcar varios nodos a la vez en un panel del navegador para aplicar la misma acción.

File

Funcionalidad	Descripción	Masivo
Find folder	Busca una carpeta en el repositorio. La búsqueda solo puede ejecutarse en el contexto de la pila seleccionada.	No.
Find document	Busca un documento en el repositorio. La búsqueda solo puede ejecutarse en el contexto de la pila seleccionada.	No.
Find mail	Busca un correo en el repositorio. La búsqueda solo puede ejecutarse en el contexto de la pila seleccionada.	No.
Find record	Busca un expediente en el repositorio. La búsqueda solo puede ejecutarse en el contexto de la pila seleccionada.	No.
Create folder	Crea una nueva carpeta en el nodo seleccionado del panel del navegador.	No.
Add document	Sube un nuevo documento al nodo seleccionado del panel del navegador. Cuando está marcada la opción “Import documents from ZIP”, se importa el contenido de un archivo ZIP respetando la jerarquía del árbol de carpetas. Si tiene problemas con la codificación de los nombres de archivo, consulte Configuración del cliente. También puede subir archivos de tipo MIME RAR o JAR. Cuando está marcada la opción “Notify to users”, puede enviar una notificación por correo a otros usuarios de la aplicación. Opcionalmente, según la configuración de Administration > Perfiles o de Administration > Automatización, se muestra un asistente. El asistente puede pedirle que establezca grupos de metadatos, categorías o palabras clave.	No.
Add record	Crea un nuevo expediente en el nodo seleccionado del panel del navegador.	No.
Download document	Descarga el documento seleccionado en el panel del navegador.	No.
Download document as PDF	Descarga el documento seleccionado en un panel del navegador en formato PDF. La funcionalidad está habilitada cuando es posible convertir el documento a formato PDF.	No.
Send link	Envía por correo una URL al documento seleccionado en el panel del navegador.	Sí.
Send document attachment	Envía por correo el documento seleccionado en el panel del navegador como adjunto.	Sí.
Create from template	Crea un nuevo documento a partir de uno existente en el espacio de plantillas.	No.
Export to ZIP	Descarga los nodos seleccionados comprimidos en un archivo ZIP. Si tiene problemas con la codificación de los nombres de archivo, consulte Configuración del cliente.	Sí.
Refresh	Actualiza la interfaz de usuario.	No.
Restore	Restaura el nodo seleccionado desde la papelera.	No.
Purge	Elimina definitivamente el nodo seleccionado de la papelera.	No.
Purge trash	Vacía la papelera del usuario.	No.
Exit	Sale de la aplicación. Los usuarios deben salir siempre de la aplicación con esta opción de menú y no limitarse a cerrar el navegador web. De todos modos, pasados 30 minutos, la sesión web del usuario en el servidor se terminará automáticamente.	No.

Nota

Ejemplo de consultas permitidas en la búsqueda de carpeta, documento, correo o expediente.

• Añada un asterisco “*” como marcador de posición para cualquier término desconocido o comodín, por ejemplo, “*2015”, “2015*”, “20*15” o “*2015*”.
• Añada un signo “?” como marcador de posición para cualquier carácter desconocido o comodín; por ejemplo, la consulta “?015” devolverá las coincidencias en las que el primer carácter no importa.
• La consulta “2015” es sinónimo de “2015*”. En esta vista de búsqueda, la aplicación siempre añade “*” por usted al final.

Edit

Funcionalidad	Descripción	Masivo
Lock	Bloquea el documento seleccionado en un panel del navegador.	Sí.
Unlock	Desbloquea el documento seleccionado en un panel del navegador. Solo el usuario que bloqueó el documento o un usuario con credenciales de administración (desbloqueo forzado) puede desbloquear el nodo.	Sí.
Edit	Edita un documento (check-out).	Sí.
Update	Sube una nueva versión del documento (check-in). Al subir una nueva versión de un documento, puede notificar a los usuarios los cambios en el documento. La aplicación envía la notificación por correo.	No.
Cancel edit	Cancela la edición del documento. Solo el usuario que editó el documento o un usuario con credenciales administrativas (force cancel edit) puede cancelar la edición del nodo.	Sí.
Delete	Elimina el nodo seleccionado. Cuando se ha eliminado un nodo, puede restaurarlo desde la papelera. Cada usuario tiene su propia papelera.	Sí.
Copy	Copia el nodo seleccionado.	Sí.
Move	Mueve el nodo seleccionado.	Sí.
Rename	Renombra el nodo seleccionado. Puede cancelar el cambio de nombre con la tecla ESC.	No.
Add note	Añade una nota al nodo seleccionado.	Sí.
Add category	Añade una categoría al nodo seleccionado. Las categorías son un espacio de taxonomía virtual que ayuda a navegar por los nodos de la taxonomía a través de otros conceptos	Sí.
Add keyword	Añade una palabra clave al nodo seleccionado.	Sí.
Add metadata group	Añade un grupo de metadatos al nodo seleccionado.	Sí.
Update metadata group	Actualiza los valores de los campos de un grupo de metadatos del nodo seleccionado.	Sí.
Remove metadata group	Elimina el grupo de metadatos del nodo seleccionado.	Sí.
Add subscription	Suscribe al nodo seleccionado. Puede suscribirse a cualquier tipo de nodo (documento, carpeta, correo o registro). Si se suscribe a una carpeta o a un registro, recibirá una notificación por correo de cualquier cambio en ese nodo y en su jerarquía hija. Los usuarios recibirán las notificaciones según las definiciones de eventos de su propio perfil (solo recibirán notificaciones de los eventos habilitados en su perfil). Más información sobre la configuración de eventos de notificación en Perfiles.	No.
Remove subscription	Cancela la suscripción al nodo seleccionado.	No.

Nota

La edición de documentos se basa en el modelo “check-out / check-in”.

“Check-out” y “check-in” son términos habituales en muchos sistemas de gestión documental, incluido OpenKM. Su finalidad es evitar conflictos en un entorno en el que varias personas podrían querer editar el mismo contenido (en OpenKM, un documento) al mismo tiempo.

El término “check-out” describe el proceso de obtener una versión de un documento. Al hacer check-out de un documento, un usuario puede impedir que otros editen ese contenido.

El término “check-in” describe el proceso de actualizar un documento para sustituir la versión anterior. Al hacer check-in del elemento, el usuario permite que otros editen el documento, sin tener que preocuparse por sobrescribir los cambios realizados por otros.

Cuando un documento está en check-out por un usuario, ese usuario puede trabajar con él y los demás no. Los demás usuarios deben esperar a que el usuario haga check-in del documento para poder editarlo. Mientras el documento está en check-out, los demás usuarios normalmente solo pueden ver la última versión que se registró con check-in; no pueden ver los cambios que el usuario actual haya hecho en el documento mientras estaba en check-out.

Tools

Funcionalidad	Descripción	Masivo
Languages	Cambia el idioma de la interfaz de usuario.	No.
Show administration	Muestra la pestaña de administración en una pestaña del navegador independiente. Esta opción solo está disponible para usuarios Administradores.	No.
User configuration	Muestra la configuración del usuario. Puede cambiar su contraseña y su dirección de correo.	No.
HTML Editor	Puede habilitar o deshabilitar el editor HTML integrado. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad HTML Editor 4.	No.

Bookmark

Funcionalidad	Descripción	Masivo
Home	Va al nodo de inicio.	No.
Set default home	Cambia el inicio por defecto del nodo seleccionado. Cuando un usuario inicia sesión, la aplicación se abre en la vista de escritorio en el nodo de inicio del usuario. Por defecto, el nodo de inicio es “/okm:root”. Puede seleccionar nodos en los paneles de navegación y del explorador desde el escritorio. Más información en Trabajar con el escritorio.	No.
Add Bookmark	Marca como favorito el nodo seleccionado. Puede seleccionar nodos en los paneles de navegación y del navegador desde el escritorio. Más información en Trabajar con el escritorio.	No.
Edit Bookmark	Muestra el gestor de favoritos	No.

Consejo

Desde la vista de favoritos puede ver la lista de nodos añadidos como favoritos por el usuario.

Al hacer clic en un nodo favorito, la aplicación abre el nodo en la vista de escritorio.

Templates

El menú Templates construye dinámicamente una jerarquía de menús a partir de los nodos de “/okm:templates”. Al hacer clic en cualquier opción de menú de las plantillas, se inicia automáticamente el proceso de creación de un nuevo nodo (normalmente un nuevo documento basado en un documento de plantilla).

Help

Funcionalidad	Descripción	Masivo
About OpenKM	Muestra una ventana emergente con información de la aplicación.	No.