Automatización

La automatización es un conjunto de controles que realizan acciones basadas en un conjunto de reglas.

Conceptos preliminares.

Cada regla se compone de:

Campo	Descripción	Obligatorio
Order	Indica el orden de evaluación. Las reglas con un orden inferior se evalúan primero.	true
Name	Descripción de la regla.
Events	Eventos disponibles: - Document create. - Document update. - Document delete. - Document rename. - Document purge. - Document move. - Document version restore. - Document download from UI. - Document download from UI for preview. - Document print. - Document stamp. - Document virus detected. - Document set node class. - Folder create. - Folder delete. - Folder move. - Task update. - Task delete. - Exports folder as JAR. - Mail creation. - Mail delete. - Mail move. - Mail download from UI. - Mail set node class. - Mail import attachments. - Record create. - Record delete. - Record move. - Record set node class. - Add metadata group. - Set metadata group. - Remove metadata group. - Text extraction. - Exports several nodes as ZIP. - Task create. - User create. - User login. - User logout. - Note create. - Note update. - Note delete.	true
At	El momento de la evaluación. Valores disponibles: - Pre. - Post. Comprender las fases de la ejecución de la automatización: Pre Ejecución interna Post Pre indica que la regla se ejecuta antes de que se ejecute un evento interno. Post indica que la regla se ejecuta después de que se haya ejecutado el evento interno. Por ejemplo, una regla basada en el evento “Document creation”. - En la fase “pre”, la regla se activa cuando el documento aún no se ha creado. - En la fase “post”, la regla se activa después de que se haya creado el documento.	true
Exclusive	Cuando está habilitado, indica que no se debe ejecutar ninguna otra regla.	true
Active	Habilita o deshabilita la regla.	true
Validators	Lista de validadores. Cada validador es una condición que debe cumplirse. Las validaciones también están ordenadas. Es una buena práctica colocar primero las posiciones que tienen más probabilidades de no cumplirse. Cuando está vacía, siempre se cumple.	false
Actions	Lista de acciones. Una acción es algo que se realizará sobre el nodo que provocó la ejecución de la regla. Tipos de nodo: - Document - Folder - Mail - Record Un ejemplo de acción es renombrar un documento inmediatamente después de su creación.	true

Comprender los validadores y las acciones

La aplicación proporciona una lista completa de los validadores y las acciones disponibles desde la vista de Plugins. La arquitectura de plugins de la aplicación ayuda a los administradores a añadir nuevas funciones a una aplicación existente.

Por defecto, la aplicación incluye los siguientes plugins integrados:

También puede crear sus propios plugins:

Crear una regla

En la parte superior derecha, haga clic en Create new rule.
Rellene los campos.
Haga clic en el botón Create. (la aplicación volverá a la pantalla inicial).
Haga clic en el icono Definition .
Añada acciones y validaciones según corresponda.
- Haga clic en el icono Add validation .
- Haga clic en el icono Add action .
Al terminar, en la parte superior izquierda haga clic en el botón Automation rules. (la aplicación volverá a la pantalla inicial).

Editar una regla

Editar los parámetros generales

Haga clic en Edit rule.
Modifique los campos.
Haga clic en el botón Edit.

Editar las definiciones de acciones y validaciones

Haga clic en el icono Definition .
Modifique las acciones y validaciones según corresponda.
- Validaciones
  - Haga clic en el icono Add validation .
  - Haga clic en el icono Edit validation .
  - Haga clic en el icono Delete validation .
- Acciones
  - Haga clic en el icono Add action .
  - Haga clic en el icono Edit action .
  - Haga clic en el icono Delete action .

Eliminar una regla

Haga clic en Delete rule.
Haga clic en el botón Delete.