Guía del usuario

El front de OpenKM es la vista de administración interna (back-office) del repositorio de contenidos. Las funcionalidades se organizan en varias secciones:

La Barra de menú, situada en la parte superior, da acceso a todas las funcionalidades organizadas por tipo.
El Cuadro de búsqueda rápida está en la parte superior derecha.
La Barra de herramientas contiene las funcionalidades de uso más habitual.
La pestaña Escritorio permite navegar por el repositorio.
La pestaña Búsqueda permite realizar consultas en el repositorio.
La pestaña Panel de control ofrece un conjunto de paneles.
La pestaña Administración ofrece un conjunto de herramientas de administración.
El panel Estado, situado en la parte inferior, proporciona información general.

El front de OpenKM permite gestionar cualquier tipo de contenido: imágenes escaneadas, fotografías, documentos ofimáticos e incluso grandes ficheros de vídeo o ficheros CAD, entre otros. La funcionalidad de flujos de trabajo integrada ayuda a las empresas a automatizar procesos y a obtener un control completo del ciclo de vida de los documentos, con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero. Además, permite realizar actividades sociales en torno al contenido para conectar personas con personas, información con información y personas con información, lo que ayuda a gestionar de forma más eficiente la inteligencia colectiva de los recursos humanos de la empresa.

La funcionalidad de Perfiles de OpenKM ayuda a los administradores a establecer qué se muestra a cada usuario de la aplicación.

OpenKM ofrece la solución para:

Controlar el volumen creciente de información que debe gestionarse.
Acabar con la diversificación de las fuentes de almacenamiento de información.
Evitar la duplicación de datos.
Garantizar la validez de la información mediante el control de versiones de los documentos.
Reducir el tiempo y los recursos empleados en localizar información.
Ayudar a evitar fugas de conocimiento o accesos no autorizados por parte de los usuarios, cumpliendo así con las obligaciones establecidas en la LOPD (Ley de Protección de Datos española).
Restringir el acceso de los usuarios no autorizados a la información.

Mediante el sistema OpenKM, toda la información relevante y valiosa puede consultarse y encontrarse en menos tiempo para resolver problemas y tomar decisiones.

Barra de menú

La barra de menú de la parte superior contiene todas las funcionalidades organizadas por tipo:

Archivo.
Edición.
Herramientas.
Marcadores.
Plantillas.
Ayuda.

Cuadro de búsqueda rápida

El cuadro de búsqueda rápida se encuentra en la esquina superior derecha y proporciona acceso rápido a la búsqueda predeterminada del panel Búsqueda.

Barra de herramientas

La sección de la barra de herramientas contiene las funcionalidades de uso más habitual, como descargar documentos, crear carpetas nuevas y editar o cargar ficheros.

Escritorio

La mayor parte de la actividad de los usuarios se desarrolla aquí. Los usuarios pueden trabajar directamente con carpetas, documentos, correos o expedientes.

El escritorio se distribuye en tres secciones:

Panel de Navegación, a la izquierda.
Panel del Explorador, en la parte superior central.
Panel de Propiedades, en la parte inferior central.

Navegación

La navegación de la parte izquierda es un panel de pilas. Cada pila contiene una estructura de árbol (jerarquía de carpetas y expedientes) con una raíz que permite acceder rápidamente a documentos y correos.

Explorador

El panel del explorador, situado en la parte superior central, muestra una tabla de nodos (documentos, carpetas, correos y expedientes) del nodo de navegación seleccionado.

Propiedades

El panel de propiedades, situado en la parte inferior central, muestra un conjunto de pestañas que contienen las propiedades o funcionalidades agrupadas, como una vista previa asociada al nodo seleccionado. El nodo seleccionado puede ser un nodo del navegador o un nodo del explorador.

Búsqueda

La pestaña de búsqueda permite realizar consultas en el repositorio. Esta pestaña da acceso a diferentes opciones de búsqueda para consultar el contenido de la aplicación:

La búsqueda predeterminada es una búsqueda de texto completo, disponible también desde la esquina superior derecha de la pantalla.
La búsqueda avanzada permite buscar palabras clave, metadatos y criterios adicionales, como la ubicación en la aplicación.

Panel de control

El panel de control ofrece un conjunto de paneles; cada usuario dispone de un conjunto de paneles personales que muestran la información relevante para él y ofrecen una visión global de la actividad de la aplicación.

El panel de control:

Vista de usuario. Muestra las acciones que se han realizado en el sistema.
Vista general. Muestra una visión global de la actividad de la aplicación.
Noticias. Muestra información basada en consultas de búsqueda programadas por el usuario.
Correo. Proporciona navegación virtual por todos los repositorios de correo.
Cuenta de correo. Ayuda a los usuarios a gestionar sus cuentas de correo.
Flujo de trabajo. Los usuarios trabajan en las tareas de los procesos de negocio de la empresa.
Mapa de palabras clave. Muestra una nube de etiquetas basada en todas las palabras clave del repositorio.
Tareas. Ayuda a crear, administrar, asignar y hacer el seguimiento de las tareas básicas de la empresa.
Calendario. Ayuda a hacer el seguimiento del estado de las tareas principales de la empresa.
Mensajería. Muestra la mensajería interna de OpenKM.
Foro. Muestra un foro.
Wiki. Muestra una wiki.

Administración

El panel de administración es un conjunto de herramientas que ayuda al administrador a gestionar la aplicación.

Estado

El panel de estado proporciona información general:

Alertas de noticias de OpenKM.
El usuario conectado.
Tamaño del repositorio del usuario.
Chat.
Alertas.
Documentos HTML en edición.
Panel de mensajes.