Fundamentos esenciales
Conceptos básicos
Sección titulada «Conceptos básicos»OpenKM dispone de varios tipos de nodos integrados:
- Carpeta.
- Documento.
- Correo.
- Expediente.
Un nodo de tipo carpeta es una unidad de almacenamiento o un contenedor. Al igual que un documento, también tiene un nombre, pero no es un fichero, y puede contener documentos, expedientes y otras carpetas.
Un nodo de tipo documento es un fichero. Un documento sirve para establecer uno o varios hechos, y puede utilizarse como prueba de los mismos.
Un nodo de tipo correo, más comúnmente denominado email o e-mail, es un método de intercambio de mensajes digitales de un autor a uno o varios destinatarios. Un correo puede contener documentos (en el contexto del correo se denominan adjuntos).
En esencia, existen básicamente dos tipos de nodos de tipo expediente:
- Expedientes no digitales.
- Expedientes digitales.
Un expediente no digital es únicamente un conjunto de grupos de metadatos.
Un expediente digital puede contener documentos, correos, carpetas y otros expedientes.
Comprender la taxonomía, las palabras clave, las categorías y los grupos de metadatos.
Sección titulada «Comprender la taxonomía, las palabras clave, las categorías y los grupos de metadatos.»Dedicar tiempo a la categorización de los nodos es una buena práctica. Una buena categorización ayudará a los usuarios a encontrar rápidamente la información deseada, empleando menos tiempo, ahorrando dinero y haciendo más eficientes sus procesos de negocio.
OpenKM le ayuda en esta tarea ofreciendo básicamente cuatro formas de recategorizar su repositorio:
- Taxonomía.
- Palabras clave.
- Categorías.
- Grupos de metadatos.
Taxonomía
Sección titulada «Taxonomía»El diccionario dice:
“La taxonomía (del griego taxis, que significa ordenación o división, y nomos, que significa ley) es la ciencia de la clasificación según un sistema predeterminado, cuyo catálogo resultante se utiliza para proporcionar un marco conceptual para la discusión, el análisis o la recuperación de información. En teoría, el desarrollo de una buena taxonomía tiene en cuenta la importancia de separar los elementos de un grupo (taxón) en subgrupos (taxones) que sean mutuamente excluyentes, inequívocos y que, en conjunto, incluyan todas las posibilidades.”
Básicamente, una taxonomía es una forma de agrupar cosas. Igual que un vocabulario controlado se centra en conceptos, en la práctica, una buena taxonomía debe ser sencilla, fácil de recordar y fácil de usar.
Cada carpeta de una taxonomía representa un “concepto” y lista una serie de nodos (carpetas, documentos, correos o expedientes) asociados a él.
Palabras clave
Sección titulada «Palabras clave»Una palabra clave, en el contexto de la gestión documental, es una palabra o frase concreta que describe el contenido. Establecer palabras clave es el sistema más simple y básico para categorizar los nodos de su repositorio, pero al mismo tiempo es el menos potente. Para repositorios grandes le recomendamos utilizar grupos de metadatos.
Limitaciones del uso de palabras clave:
- Cuando hay miles de palabras clave, la búsqueda por palabras clave puede ser ineficiente (no se pueden refinar las búsquedas y se obtienen muchos resultados con las mismas palabras clave; los usuarios no siguen una forma restringida de catalogar). En estos casos, un diagrama de nube de etiquetas suele ser una representación gráfica de las palabras clave inutilizable.
- Resulta difícil para los usuarios establecer palabras clave porque no conocen todo el diccionario de palabras clave de la empresa.
- Los usuarios escriben las palabras clave de forma similar, pero no siempre igual (por ejemplo, los usuarios utilizan indistintamente las palabras “edificio”, “construcción” y “edificación”).
Categorías
Sección titulada «Categorías»En OpenKM, las categorías son una taxonomía virtual que ayuda a navegar por los nodos de la taxonomía a través de otros conceptos. Cada nodo de categoría representa un “concepto” y lista una serie de nodos (carpetas, documentos, correos o expedientes) asociados a él.
Metadatos
Sección titulada «Metadatos»Los grupos de metadatos son datos que describen otros datos, y proporcionan información sobre el contenido de determinados nodos. Los grupos de metadatos ayudan a crear una clasificación controlada y son una forma potente de localizar nodos y de refinar las búsquedas.