Plan de archivo

Nota

Un plan de archivo es un esquema completo que incluye la serie de expedientes, la organización de los archivos, las ubicaciones de los archivos activos, las instrucciones de transferencia de archivos, las instrucciones de retención y disposición de archivos, y otras instrucciones específicas que guían la gestión eficaz de los expedientes, incluidos los expedientes vitales.

Los planes de archivo especifican cómo deben organizarse los expedientes una vez creados o recibidos, proporcionan una «hoja de ruta» de los expedientes creados y mantenidos por una unidad organizativa, y facilitan la disposición de los documentos.

Habilitar el plan de archivo

Obligatorio

Cambie los siguientes parámetros de configuración de OpenKM:

Campo / Propiedad	Tipo	Descripción
security.access.manager	String	com.openkm.plugin.access.DbFilePlanAccessManagerWrapper
file.plan	Boolean	true

Precaución

Después de actualizar los valores, debe reiniciar el servicio de OpenKM.

Opcional

En los perfiles, sugerimos los siguientes cambios:

• En la “pestaña Components” desactive la “casilla Security” en todas las pestañas (Tab Document, Tab Folder, Tab Mail, Tab Record).
• En la “pestaña Components” active la casilla “Business activity”.
• En la “pestaña Menu” active la casilla “File plan”.
• En la “pestaña Other” active la casilla “File plan”.

Cómo construir el plan de archivo

Tras hacer el inventario de todos los expedientes que mantiene su oficina, está listo para crear el plan de archivo de su oficina. Un plan de archivo describe cada tipo de expediente de la organización, dónde deben almacenarse, las reglas que se les aplican, el calendario y los plazos de retención, la forma de su disposición y la persona o personas responsables de su gestión.
Un plan de archivo suele constar de lo siguiente:

• Descripción de los tipos de documentos que se van a registrar.
• La clasificación de los expedientes en una amplia gama de categorías.
• Detalles sobre la ubicación de los expedientes almacenados.
• Descripción del calendario y del período de retención.
• Identificación y asignación de la responsabilidad sobre ciertos tipos de documentos.

En el plan de archivo, cada documento debe tener lo siguiente:

Campo	Tipo	Ejemplo
Name	String	Common records
Code	Number	101
Definition	Document type	- Document - Mail - Record - Electronic record (record)
Section	Section	100 - Common section
Property group	Metadata	okg:technology okg:consulting
Security Access Manager	Plugin	Default access manager
Security by user	Users	okmAdmin
Security by roles	Roles	ROL_USER
Catalog manager	Plugin	Business catalog manager
Record manager	Plugin	Default record manager
Disposition manager	Plugin	EmptyFilePlanDispositionManager