Trabajar con la barra de menús

En la barra de menús superior, todas las funcionalidades disponibles están organizadas por tipo. El menú se compone de menús desplegables con diversas opciones. Si una opción de un menú aparece atenuada, dicha opción no está disponible.

Las opciones de la barra de menús son:

File.
Edit.
Tools.
Bookmarks.
Templates.
Help.

File

Funcionalidad	Descripción	Masiva
Find folder	Busca la carpeta en el repositorio. La búsqueda solo se puede ejecutar en el contexto de la pila seleccionada.	No.
Find document	Busca un documento en el repositorio. La búsqueda solo se puede ejecutar en el contexto de la pila seleccionada.	No.
Find mail	Busca un correo en el repositorio. La búsqueda solo se puede ejecutar en el contexto de la pila seleccionada.	No.
Find record	Busca un expediente en el repositorio. La búsqueda solo se puede ejecutar en el contexto de la pila seleccionada.	No.
Find similar document	Busca documentos similares en el repositorio. La funcionalidad utiliza una heurística del motor de búsqueda basada en el contenido del documento seleccionado. La búsqueda solo se puede ejecutar en el contexto de la pila seleccionada. Esta funcionalidad solo está habilitada cuando se selecciona un documento en la vista del navegador.	No.
Create folder	Crea una nueva carpeta en el nodo seleccionado del panel de navegación.	No.
Add document	Carga un nuevo documento en el nodo seleccionado del panel de navegación. Cuando la opción “Import documents from ZIP” está marcada, se importará el contenido de un fichero ZIP respetando la jerarquía del árbol de carpetas. Si tiene problemas con la codificación de los nombres de fichero, consulte Configuración del cliente. También puede cargar ficheros de tipo MIME RAR o JAR. Cuando la opción “Notify users” está marcada, puede enviar una notificación por correo electrónico a otros usuarios de la aplicación. Opcionalmente, en función de la configuración de Administration > Profiles o de Administration > Automation, se muestra un asistente. El asistente puede requerir que establezca grupos de metadatos, categorías o palabras clave.	No.
Add record	Crea un nuevo expediente en el nodo seleccionado del panel de navegación.	No.
Download document	Descarga el documento seleccionado en el panel del navegador.	No.
Download document as PDF	Descarga el documento seleccionado del panel del navegador en formato PDF. La funcionalidad está habilitada cuando es posible convertir el documento a formato PDF.	No.
Send link	Envía por correo electrónico una URL al documento seleccionado en el panel del navegador.	Sí.
Send document attachment	Envía por correo electrónico el documento seleccionado en el panel del navegador como archivo adjunto.	Sí.
Generate download link	Genera un token de descarga para el documento seleccionado en el panel del navegador y envía la URL. Para más información, consulte Tokens de descarga.	No.
Forward e-mail	Reenvía el correo electrónico seleccionado en el panel del navegador.	No.
Write mail	Redacta un nuevo correo electrónico directamente desde la interfaz de usuario.	No.
Create from template	Crea un nuevo documento a partir de uno existente en el espacio de plantillas.	No.
Export to ZIP	Descarga los nodos seleccionados y los comprime en un fichero ZIP. Si tiene problemas con la codificación de los nombres de fichero, consulte Configuración del cliente.	Sí.
Start workflow	Inicia un flujo de trabajo en el nodo seleccionado del panel del navegador. Puede iniciar un flujo de trabajo en cualquier tipo de nodo (documento, carpeta, correo o expediente). Opcionalmente, algunos flujos de trabajo requieren que rellene un formulario como parte de su inicio. Los flujos de trabajo disponibles se establecen en Administration > Profiles.	No.
Refresh	Actualiza la interfaz de usuario.	No.
Restore	Restaura el nodo seleccionado desde la papelera.	No.
Purge	Elimina definitivamente el nodo seleccionado de la papelera.	No.
Purge trash	Vacía la papelera del usuario.	No.
Exit	Sale de la aplicación. Los usuarios deben salir siempre de la aplicación con esta opción de menú y no limitarse a cerrar el navegador web. En cualquier caso, transcurridos 30 minutos, la sesión web del usuario en el servidor se cerrará automáticamente.	No.

Edit

Funcionalidad	Descripción	Masiva
Lock	Bloquea el documento seleccionado en el panel del navegador.	Sí.
Unlock	Desbloquea el documento seleccionado en el panel del navegador. Solo el usuario que bloqueó el documento o un usuario con credenciales de administración (desbloqueo forzado) puede desbloquear el nodo.	Sí.
Edit	Edita un documento (check-out).	Sí.
Update	Carga una nueva versión del documento (check-in). Al cargar una nueva versión de un documento, puede notificar a los usuarios los cambios realizados en él. La aplicación envía la notificación por correo electrónico.	No.
Cancel edit	Cancela la edición del documento. Solo el usuario que editó el documento o un usuario con credenciales de administración (cancelación forzada de la edición) puede cancelar la edición del nodo.	Sí.
Delete	Elimina el nodo seleccionado. Cuando se ha eliminado un nodo, puede restaurarlo desde la papelera. Cada usuario tiene su propia papelera.	Sí.
Copy	Copia el nodo seleccionado.	Sí.
Move	Mueve el nodo seleccionado.	Sí.
Rename	Cambia el nombre del nodo seleccionado. Puede cancelar el cambio de nombre con la tecla ESC.	No.
Add note	Añade una nota al nodo seleccionado.	Sí.
Add category	Añade una categoría al nodo seleccionado. Las categorías son un espacio de taxonomía virtual que facilita la navegación por los nodos de la taxonomía a través de otros conceptos.	Sí.
Add keyword	Añade una palabra clave al nodo seleccionado. Cuando el tesauro está habilitado, puede elegir términos de él (SKOS).	Sí.
Merge PDF	Combina dos o más ficheros PDF. El resultado del proceso es un nuevo documento PDF. Debe elegir dos o más ficheros PDF para combinarlos. Puede cambiar el orden de los documentos PDF. Puede establecer el nombre del nuevo documento PDF resultante de combinar los ficheros PDF seleccionados.	No.
Add metadata group	Añade un grupo de metadatos al nodo seleccionado.	Sí.
Update metadata group	Actualiza los valores de los campos del grupo de metadatos del nodo seleccionado.	Sí.
Remove metadata group	Elimina el grupo de metadatos del nodo seleccionado.	Sí.
Add subscription	Le suscribe al nodo seleccionado. Puede suscribirse a cualquier tipo de nodo (documento, carpeta, correo o expediente). Si está suscrito a un nodo de tipo carpeta o expediente, recibirá una notificación por correo electrónico de cualquier cambio en ese nodo y en su jerarquía descendiente. Los usuarios recibirán las notificaciones según las definiciones de eventos de sus propios perfiles (solo recibirán notificaciones de los eventos habilitados en su propio perfil). Más información sobre la configuración de los eventos de notificación en Perfiles.	No.
Remove subscription	Cancela la suscripción al nodo seleccionado.	No.

La edición de documentos se basa en el modelo “check-out / check-in”.

“Check-out” y “check-in” son términos habituales en muchos sistemas de gestión documental, incluido OpenKM. Su propósito es evitar conflictos en un entorno en el que varias personas podrían querer editar al mismo tiempo el mismo contenido (en OpenKM, un documento).

El término “check-out” describe el proceso de obtener una versión de un documento. Al hacer check-out de un documento, un usuario puede impedir que otros editen ese contenido.

El término “check-in” describe el proceso de actualizar un documento para sustituir la versión anterior. Al hacer check-in del elemento, el usuario permite que otros editen el documento sin tener que preocuparse de sobrescribir los cambios realizados por otros.

Cuando un documento está en check-out para un usuario, ese usuario puede trabajar en él y los demás no. Los demás usuarios deben esperar a que el usuario haga check-in del documento antes de poder editarlo. Mientras el documento está en check-out, los demás usuarios normalmente solo pueden ver la última versión sobre la que se hizo check-in; no pueden ver los cambios que el usuario actual ha realizado en el documento mientras ha estado en check-out.

Tools

Funcionalidad	Descripción	Masiva
Languages	Cambia el idioma de la interfaz de usuario.	No.
Show administration	Muestra la pestaña de administración en una pestaña independiente del navegador. Esta opción solo está disponible para los usuarios administradores.	No.
User configuration	Muestra la configuración del usuario. Puede cambiar su contraseña y su dirección de correo electrónico.	No.
OCR data capture	Aplica el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en el nodo seleccionado. Los datos capturados se almacenan en un grupo de metadatos. Esta opción solo está disponible si ha habilitado una plantilla OCR. Para más información, consulte Administration > OCR templates.	No.
Web page import	Captura una página web y la importa como un fichero PDF. Esta opción solo está disponible si ha configurado el parámetro “system.html2pdf”. Más información en Parámetros de previsualización.	No.
Convert	Transforma el documento seleccionado a otro formato. Opciones disponibles: - Cuando la casilla Save está marcada, se crea un nuevo documento en el repositorio. - Cuando la casilla Download está marcada, el documento convertido se descarga automáticamente.	Sí.
DXF preview	Con la funcionalidad de la extensión AutoCAD habilitada, previsualiza los ficheros de AutoCAD como DXF. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad AutoCAD preview.	No.
PDF preview	Con la funcionalidad de la extensión AutoCAD habilitada, previsualiza los ficheros de AutoCAD como PDF. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad AutoCAD preview.	No.
Add new document encrypted	Carga un nuevo documento y lo cifra. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Cryptography.	No.
Encrypt document	Cifra el documento seleccionado en el repositorio. Cuando se cifra un documento, se elimina todo el historial de versiones anteriores (porque los historiales de versiones anteriores no están cifrados). Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Cryptography.	No.
Edit encrypted document	Edita un documento cifrado. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Cryptography.	No.
Update encrypted document	Carga una nueva versión de un documento cifrado. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Cryptography.	No.
Download decrypted document	Descarga la versión descifrada del documento cifrado seleccionado. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Cryptography.	No.
Decrypt document	Descifra el documento seleccionado en el repositorio. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Cryptography.	No.
Send new message	Envía un nuevo mensaje interno mediante la mensajería interna de OpenKM. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Messaging.	No.
Sign document	Aplica una firma digital al documento seleccionado. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Digital signature.	No.
HTML Editor	Puede habilitar o deshabilitar el editor HTML integrado. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad HTML Editor 4.	No.
Live Editor	Puede habilitar o deshabilitar la funcionalidad Live Edit. Cuando está habilitada, puede editar el documento seleccionado en su aplicación nativa (por ejemplo, MS Office, OpenOffice o LibreOffice). Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Live Edit.	No.

Bookmark

Funcionalidad	Descripción	Masiva
Home	Va al nodo de inicio.	No.
Set default home	Cambia el inicio predeterminado por el nodo seleccionado. Cuando el usuario inicia sesión, la aplicación se abre en la vista de escritorio en el nodo de inicio del usuario. Por defecto, el nodo de inicio es “/okm:root”. Puede seleccionar nodos en los paneles de navegación y del navegador desde el escritorio. Más información en Trabajar con el escritorio.	No.
Add Bookmark	Añade un marcador al nodo seleccionado. Puede seleccionar nodos en los paneles de navegación y del navegador desde el escritorio. Más información en Trabajar con el escritorio.	No.
Edit Bookmark	Muestra el gestor de marcadores.	No.

Templates

El menú de plantillas construye dinámicamente una jerarquía de menús a partir de los nodos de “/okm:templates”. Cuando hace clic en cualquier opción de menú de las plantillas, se inicia el proceso de creación de un nuevo nodo (normalmente un nuevo documento basado en un documento de plantilla).

Help

Funcionalidad	Descripción	Masiva
Documentation	Abre una nueva pestaña del navegador con la URL de la documentación oficial de OpenKM.	No.
Support request	Abre una nueva pestaña del navegador con la URL oficial de soporte de la comunidad.	No.
OpenKM	Abre una nueva pestaña del navegador con la URL del sitio web oficial de OpenKM.	No.
About OpenKM	Muestra una ventana emergente con información sobre la aplicación.	No.