Trabajar con la búsqueda

Precaución

OpenKM 7.1 incluye dos interfaces de usuario, denominadas “classic” y “kcenter”. Aunque ambas son muy similares desde el punto de vista funcional, la disposición y la forma de utilizarlas pueden presentar diferencias significativas. Esta página se basa en la interfaz de usuario “classic”. Si utiliza la interfaz de usuario “kcenter” y tiene dudas sobre cómo acceder a alguna de estas funcionalidades, cree un ticket en el sitio web de soporte.

La pestaña de búsqueda permite consultar el repositorio. La vista de búsqueda se distribuye en cuatro secciones:

• Panel de búsqueda.
• Panel de búsqueda.
• Panel de control.
• Resultados.

Paneles de búsqueda

El panel de búsqueda situado en el lado izquierdo es un panel de pila.

Consejo

Una vez realizada una búsqueda, puede guardarla para futuras sesiones introduciendo un nombre que la identifique y haciendo clic en el botón “Save search”.

Este panel tiene dos pilas:

• Búsquedas guardadas.
• Noticias de usuario.

Stored searches muestra una lista de las búsquedas del usuario que se han guardado para su uso posterior. Al hacer doble clic en una búsqueda guardada, puede ejecutarla de nuevo. Al hacer clic con el botón derecho en una búsqueda guardada, se mostrará un menú contextual con estas opciones:

Funcionalidad	Descripción
Run	Ejecuta la búsqueda guardada.
Delete	Elimina una búsqueda guardada.
Share query	Comparte una búsqueda guardada. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Messaging.

Nota

Las búsquedas guardadas y las noticias de usuario solo son visibles para el usuario que las creó.

User news muestra una lista de búsquedas del usuario que se utilizan como servicio de notificaciones (normalmente se ejecutan cada 30 minutos). Estas búsquedas se ejecutan periódicamente y los resultados se muestran en el panel Dashboards > News.

Consejo

Las noticias de usuario ayudan a los usuarios a mantenerse informados periódicamente de las novedades del repositorio en función de sus propias consultas.

Solo se mostrarán los resultados nuevos que hayan aparecido desde la última vez que se ejecutó la consulta.

Panel de búsqueda

Este panel, situado en la parte superior central, da acceso a distintas búsquedas para consultar el contenido de la aplicación:

• Default search es una búsqueda de texto completo. La búsqueda predeterminada también está disponible en la esquina superior derecha de la pantalla.
• Advanced search le permite buscar por palabras clave, metadatos y criterios adicionales, como la ubicación en la aplicación.

Puede cambiar entre la búsqueda predeterminada y la avanzada marcando o desmarcando la casilla “View advanced mode”.

Consejo

La configuración predeterminada del motor de búsqueda utiliza stemming y stopwords.

• Stemming es el término utilizado en morfología lingüística y en recuperación de información para describir el proceso de reducir las palabras flexionadas (o, en ocasiones, derivadas) a su raíz, base o forma radical, generalmente una forma escrita de la palabra. No es necesario que la raíz sea idéntica a la raíz morfológica de la palabra; normalmente basta con que las palabras relacionadas se asocien a la misma raíz, aunque esta no sea en sí misma una raíz válida. Por ejemplo, si escribe “fishing” en un campo de búsqueda de texto completo, los resultados de la búsqueda devolverán documentos con “fishing”, “fish”, “fisher”. En ese caso, la raíz es “fish”.
• Stopwords suele referirse a las palabras más comunes de un idioma; no existe una lista universal única de palabras vacías utilizada por todas las herramientas de procesamiento del lenguaje natural y, de hecho, no todas las herramientas utilizan una lista de este tipo. Las palabras vacías se eliminan de las búsquedas. Por ejemplo, “the”, “is”, “at”, “which” y “on” son palabras vacías.

Operadores y comodines

De forma predeterminada, internamente el motor de búsqueda utiliza el operador “AND”.

Puede utilizar comodines:

• Añada un asterisco “*” como marcador de posición para cualquier término desconocido o comodín, por ejemplo, “*2015”, “2015*”, “20*15” o “*2015*”.
• Añada un signo de interrogación “?” como marcador de posición para cualquier carácter desconocido o comodín; por ejemplo, la consulta “?015” devolverá las apariciones en las que el primer carácter no importa.
• La consulta “2015” es sinónimo de “2015*”. En esta vista de búsqueda, la aplicación siempre añade “*” por usted al final.

Búsqueda predeterminada

La búsqueda predeterminada es una búsqueda de texto completo que solo busca en el contenido de los documentos.

Precaución

La búsqueda predeterminada muestra los nodos resultantes solo en el contexto “/okm:root”; los resultados de otros contextos se filtran automáticamente.

Nota

Siempre tiene acceso rápido a la funcionalidad del cuadro de búsqueda rápida (Quick search) en la esquina superior derecha.

Búsqueda avanzada

La búsqueda avanzada le permite buscar por palabras clave, metadatos y criterios adicionales, como la ubicación en la aplicación.

La búsqueda avanzada organiza los campos de consulta en tres pestañas:

• Básica (campos más habituales).
• Avanzada.
• Metadatos.

Los criterios disponibles en la vista básica:

Campo	Descripción	Comodín permitido
Context	Establece el contexto en el que se ejecuta la consulta. Contextos disponibles: - Taxonomy - Templates - My documents - E-mail - Trash	No
Content	El contenido del nodo. Contenido del documento o cuerpo del correo.	Sí
Name	El nombre del nodo.	Sí
Title	El título del nodo.	Sí
Keyword	Las palabras clave asociadas al nodo.	Sí
Language	El idioma del documento. Solo los nodos de documento con tipo tienen un valor de idioma.	Sí
User	El usuario que creó el nodo.	No
Date range	El intervalo de fechas en el que se ha modificado (o creado) el nodo. Cada fecha seleccionada se establece a las 00 horas, 00 minutos, 00 segundos y 00 milisegundos. Esto significa que, si desea consultar un nodo modificado el 2015-08-15, debe establecer un intervalo de “2015-08-15” a “2015-08-16” (internamente se consulta desde “2015-08-15 00:00:00” hasta “2015-08-16 00:00:00”). No es obligatorio establecer las dos fechas del intervalo (“from” o “to”); puede establecer solo una.	No

Los criterios disponibles en la vista avanzada:

Campo	Descripción	Comodín permitido
Folder	Restringe los resultados a carpetas. Cuando la casilla Recursive está marcada, también se tienen en cuenta las subcarpetas.	No
Category	Restringe los resultados a categorías. Los nodos deben estar asociados a una categoría concreta.	No
Type	Restringe los tipos de nodo: - Document - Folder - Mail - Record Cuando la casilla Mail está marcada, se muestran campos adicionales (from, to, subject).	No
MIME type	Establece el tipo MIME del documento.	No
Notes	El contenido de las notas.	Sí
From	El campo de remitente (from) del correo. Este campo solo está disponible si ha marcado la casilla Mail.	Sí
To	El campo de destinatario (to) del correo. Este campo solo está disponible si ha marcado la casilla Mail.	Sí
Subject	El campo de asunto (subject) del correo. Este campo solo está disponible si ha marcado la casilla Mail.	Sí

En la vista de metadatos, puede filtrar por cualquier campo de los grupos de metadatos existentes:

• Haga clic en el botón Add metadata group.
• Elija un grupo de metadatos de la lista.
• Elija una propiedad de la lista.
• Haga clic en el botón Add.

Nota

En casi todos los campos de entrada y de área de texto puede utilizar comodines.

Panel de control

El panel de control situado en la esquina superior derecha tiene varias funcionalidades:

Funcionalidad	Descripción
Switch to Advanced mode checkbox	Cuando está marcada, se muestra la vista de búsqueda en modo avanzado.
Results compact view checkbox	Cuando está marcada, los resultados se muestran en una tabla compacta con los detalles mínimos.
View metadata groups checkbox	Cuando está marcada, los grupos de metadatos asociados a cada nodo se muestran en la vista de resultados. Esta opción solo está disponible cuando “Results compact view” no está marcada.
Save as user news checkbox	Cuando está marcada, si el usuario guarda una búsqueda, esta se establecerá como una búsqueda de noticias de usuario.
Save search button	Una vez realizada una búsqueda, puede guardarla para futuras sesiones introduciendo un nombre que la identifique y haciendo clic en el botón “Save search”. Según esté marcada o no la casilla “Save as user news”, la búsqueda se guardará como “user news” o como “stored search”.
Page results lists	Establece el límite de nodos que se mostrarán en la lista de resultados.
Clean button	Restablece la búsqueda.
Search	Ejecuta la búsqueda.
Results	Indica el número de resultados (total).
Go to previous	Va a la lista anterior.
Go to next	Va a la lista siguiente.
Export to CSV	Descarga un fichero CSV con los resultados.
Export to ZIP	Descarga un fichero ZIP con los resultados.

Resultados

El panel de resultados, situado en la parte inferior central, muestra una tabla de nodos (documentos, carpetas, correos y expedientes) que son el resultado de consultar el repositorio. El panel de resultados se muestra en:

• Vista compacta (una tabla con una sola fila por cada nodo).
• Vista completa (una descripción detallada de cada nodo).

Consejo

Las estrellas indican la relevancia del documento encontrado. Este valor lo establece el motor de búsqueda en función del campo de búsqueda y de los resultados encontrados. La lista de documentos encontrados se ordena de mayor a menor relevancia.

Al hacer clic con el botón derecho en la vista compacta, se mostrará un menú contextual con las siguientes opciones:

Funcionalidad	Descripción
Download	Descarga el nodo. Solo se muestra para nodos de documento o de correo.
Go to document	Va a la ubicación del documento. Solo se muestra en nodos de documento.
Find similar documents	Busca documentos similares en el repositorio. La funcionalidad se basa en una heurística del motor de búsqueda que, a partir del contenido del documento seleccionado, devuelve documentos similares. Solo se muestra en nodos de documento. La búsqueda se ejecuta únicamente en el contexto de la pila seleccionada. Esta funcionalidad solo está habilitada cuando hay un documento seleccionado en la vista Browser.
Go to folder	Va a la ubicación de la carpeta. Solo se muestra en nodos de carpeta.
Go to e-mail	Va a la ubicación del correo. Solo se muestra en nodos de correo.
Go to record	Va a la ubicación del expediente. Solo se muestra en nodos de expediente.
Preview	Muestra una vista previa del nodo. Solo se muestra en nodos de documento o de correo.

Desde la vista completa puede ver información detallada de cada nodo y también dispone de algunas funcionalidades:

Funcionalidad	Descripción
Find similar documents	Busca documentos similares en el repositorio. La funcionalidad se basa en una heurística del motor de búsqueda que, a partir del contenido del documento seleccionado, devuelve documentos similares. Solo se muestra en nodos de documento. La búsqueda se ejecuta únicamente en el contexto de la pila seleccionada. Esta funcionalidad solo está habilitada cuando hay un documento seleccionado en la vista Browser.
Download	Descarga el nodo. Solo se muestra en nodos de documento o de correo.
Notes	Muestra las notas. Desde esta vista puede gestionar las notas del nodo.
Preview	Muestra una vista previa del nodo. Solo se muestra en nodos de documento o de correo.
Options	Muestra campos adicionales del correo (cc, bcc, reply, extra fields). Solo se muestra en nodos de documento o de correo.