Trabajar con el escritorio

Casi toda la actividad del usuario se realiza aquí. Los usuarios pueden trabajar directamente con carpetas, documentos, correos electrónicos o expedientes.

El escritorio se distribuye en tres secciones:

Panel de navegación en el lado izquierdo.
Panel del navegador en la parte superior central.
Panel de propiedades en la parte inferior central.

Navegación

La navegación del lado izquierdo es un panel de pilas. Cada pila contiene una estructura de árbol (jerarquía de carpetas y expedientes) desde la raíz que permite un acceso sencillo a los documentos y a los correos electrónicos.

El panel de navegación se divide en varias pilas:

Taxonomy.
Categories.
Metadata.
Thesaurus.
Templates.
My documents.
E-mail.
Trash.

Cada pila contiene un árbol (jerarquía de carpetas y expedientes) que ayuda a organizar los nodos del repositorio y a que el usuario localice los datos de forma rápida y eficiente.

La pila taxonomy es el espacio para el trabajo colaborativo, es decir, el espacio donde varios usuarios modifican y comparten los datos de la empresa.

La pila categories es un espacio de taxonomía virtual que ayuda a navegar por los nodos de la taxonomía a través de otros conceptos.

La pila metadata es un espacio de taxonomía virtual que ayuda a navegar por los nodos de la taxonomía a través de los valores de los campos de metadatos.

La pila thesaurus es un espacio de taxonomía virtual que ayuda a navegar por los nodos de la taxonomía a través de conceptos SKOS.

La pila templates es el espacio para establecer plantillas para toda la empresa. Esto significa que es el espacio donde se definen las plantillas de la empresa para que varios usuarios las utilicen en la creación de nuevos documentos de la empresa.

La pila My documents es un espacio privado para cada usuario, lo que significa que solo el usuario puede acceder a esta sección, y es la ubicación por defecto donde se almacenan los datos personales.

La pila E-mail es un espacio privado para cada usuario, lo que significa que solo el usuario puede acceder a sus datos en esta sección, y es el lugar por defecto donde se almacenan los correos electrónicos del usuario.

La pila Trash es un espacio privado para cada usuario, lo que significa que solo el usuario puede acceder a esta sección. Cuando un usuario elimina un nodo, este va automáticamente a su propia papelera. Cuando un usuario vacía su propia papelera, el documento se elimina de forma permanente de la aplicación.

El nodo seleccionado en el panel del navegador determina el contenido que se muestra en el panel del explorador. Todos los nodos que se muestran en el panel del explorador tienen el mismo padre (el nodo seleccionado en el árbol).

Cuando hace clic con el botón derecho en un nodo del árbol, se muestra un menú contextual. Las opciones de menú disponibles en el menú contextual dependen de la pila seleccionada.

Navegador

El panel del navegador de la parte superior central muestra una tabla de nodos (documentos, carpetas, correos electrónicos y expedientes) que se encuentran en el nodo seleccionado del panel de navegación.

En la parte superior del panel del navegador hay una ruta que indica la ubicación actual en el panel de navegación (por ejemplo “/okm:root/”). Debajo, hay una lista de los nodos relacionados con el nodo seleccionado en el panel del navegador.

Por defecto, la tabla del navegador muestra las columnas:

Status (los iconos muestran el estado del nodo; por ejemplo, si el nodo está bloqueado se muestra el icono de bloqueo ).
Checkbox (para aplicar acciones a varios nodos al mismo tiempo).
Icon (indica el tipo de nodo).
Name ( nombre del nodo ).
Title.
Language ( solo para documentos ).
Size.
Update date.
Author.
Version ( solo para documentos ).

Cuando hace clic con el botón derecho en un nodo, se muestra un menú contextual. Dispondrá de opciones de menú diferentes según el tipo de nodo seleccionado y la combinación de la pila visible en el panel.

Las opciones de menú disponibles cuando la pila Taxonomy o My documents es visible son:

Download.
Edit.
Update.
Cancel edit.
Lock.
Unlock.
Delete.
Rename.
Move.
Copy.
Convert.
Add note.
Add category.
Add keyword.
Add metadata group.
Update metadata group.
Merge PDF.
Add bookmark.
Set default home.
Export to ZIP.
OCR data capture.
OMR data capture.
Send link.
Send document attachment.
Forward e-mail.

Las opciones de menú disponibles cuando las pilas Categories, Metadata y Thesaurus son visibles son:

Download.
Edit.
Update.
Cancel edit.
Lock.
Unlock.
Delete.
Rename.
Add note.
Add category.
Add keyword.
Add metadata group.
Update metadata group.
Go to ( document, folder, mail, record ). Abre la ubicación del nodo en la vista de taxonomía.
Send link.
Send document attachment.
Forward e-mail.

Las opciones de menú disponibles cuando la pila Templates es visible son:

Download.
Edit.
Update.
Cancel edit.
Lock.
Unlock.
Delete.
Rename.
Move.
Copy.
Convert.
Add note.
Add category.
Add keyword.
Add metadata group.
Update metadata group.
Merge PDF.
Export to ZIP.
Create from template.
Add bookmark.
Send link.
Send document attachment.
Forward e-mail.

Las opciones de menú disponibles cuando la pila E-mail es visible son:

Delete.
Rename.
Move.
Copy.
Convert.
Add note.
Add category.
Add keyword.
Add metadata group.
Update metadata group.
Merge PDF.
OCR data capture.
OMR data capture.
Send link.
Send document attachment.
Forward e-mail.

Las opciones de menú disponibles cuando la pila Trash es visible son:

Restore.
Purge.

La casilla de verificación (checkbox) le ayuda a seleccionar varios nodos al mismo tiempo y a aplicar una acción a todos ellos.

El icono Massive muestra un menú contextual para realizar acciones rápidas:

Funcionalidad	Descripción
Select all	Selecciona todos los nodos.
Select all folders	Selecciona todos los nodos de tipo carpeta.
Select all documents	Selecciona todos los nodos de tipo documento.
Select all mails	Selecciona todos los nodos de tipo correo.
Select all records	Selecciona todos los nodos de tipo expediente.
Remove selection	Deselecciona todos los nodos.

Paginación

Cuando la funcionalidad de paginación está habilitada, se muestra una barra de herramientas adicional:

Funcionalidad	Descripción
Show / hide folders	Muestra u oculta los nodos de tipo carpeta en el panel del navegador.
Show / hide documents	Muestra u oculta los nodos de tipo documento en el panel del navegador.
Show / hide emails	Muestra u oculta los nodos de tipo correo electrónico en el panel del navegador.
Show / hide records	Muestra u oculta los nodos de tipo expediente en el panel del navegador.
Filter	Filtra los nodos.
Casilla Paginate	Habilita o deshabilita la funcionalidad de paginación.
Selector Limit	Establece el límite de nodos que se muestran al mismo tiempo.
Go to the beginning	Va al principio de la lista.
Go to previous	Va a la lista anterior.
Go to next	Va a la lista siguiente.
Go to the end	Va al final de la lista.
Selector Order	Establece la columna por la que se ordena.
Casilla Reverse	Invierte el orden.

Funcionalidades del ratón

Doble clic en un nodo de tipo carpeta para abrir la carpeta.
Doble clic en un nodo de tipo documento para descargar el documento.
Clic con el botón derecho en un nodo para mostrar un menú contextual.
Arrastrar y soltar. Puede arrastrar y soltar nodos manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón y moviéndolos al nodo de destino en el panel de navegación.

Propiedades

El panel de propiedades de la parte inferior central muestra un conjunto de pestañas que contienen las propiedades o funcionalidades agrupadas, como la vista previa, asociadas al nodo seleccionado. El nodo seleccionado puede ser un nodo del panel de navegación o un nodo del navegador.

Pestañas en los nodos de tipo documento

Pestaña	Descripción
Properties	Muestra las propiedades del documento seleccionado. Desde esta vista puede: - Establecer las palabras clave del documento. - Cambiar el título del documento. - Establecer relaciones entre el documento y las categorías. Esta pestaña muestra una lista de los usuarios suscritos al nodo. Para compartir rápidamente el nodo, hay dos iconos especiales denominados URL y WebDAV; al hacer clic en ellos, se copiará al portapapeles una URL de navegador o de WebDAV.
Notes	Muestra una lista de notas relacionadas con el documento. Desde esta vista puede añadir, editar o eliminar sus propias notas. Los administradores pueden gestionar las notas de otros usuarios.
History	Muestra una lista con las versiones del documento. Desde esta vista puede: - Restaurar una versión anterior del documento. - Previsualizar cualquier versión del documento en el panel derecho. - Comparar dos versiones del documento en el panel de vista previa. - Compactar el historial. La acción de compactar el historial eliminará todas las versiones del documento excepto la activa. Esta acción reduce el tamaño del repositorio, pero debe tenerse en cuenta que no se puede revertir.
Security	Muestra los permisos de seguridad del documento. Desde esta vista puede cambiar los permisos de seguridad. - Haga clic en el botón Update para cambiar los permisos de seguridad. Cuando la casilla “Recursive permission changes” está marcada, los cambios se aplicarán de forma recursiva. También puede resultarle de interés leer: - Configuración de seguridad. - Parámetros de configuración de seguridad. - La opción “Advanced filter” en la pestaña General del perfil.
Preview	Muestra una vista previa del documento.
Relations	Muestra las relaciones del documento con otros nodos (documentos, carpetas, correos electrónicos o expedientes). Desde esta vista puede gestionar las relaciones del documento, añadiendo o eliminando relaciones. Para establecer una nueva relación: - En primer lugar, debe seleccionar el tipo de la lista de tipos de relación. - A continuación, elija una de las relaciones definidas. - Seleccione un nodo del repositorio; se muestran cuatro iconos de búsqueda: documento, carpeta, correo o expediente. Existen tres tipos de relaciones: - Bidirectional - Parent-child - Many-to-many Más información en Tipos de relación.
Contacts	Muestra los contactos asociados al documento. Desde esta vista puede: - Asociar contactos existentes al documento. - Añadir un nuevo contacto y asociarlo al documento. - Eliminar la asociación entre el contacto y el documento. - Editar un contacto asociado al documento. - Ver los detalles del contacto. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Contacts.
Activity log	Esta vista proporciona una pista de auditoría completa del documento. Desde esta vista puede filtrar por acciones concretas. Cuando la casilla denominada View no está marcada, las acciones más comunes, como GET_CHILDREN_DOCUMENTS, se filtran automáticamente. El motivo por el que las acciones más comunes se filtran cuando la casilla denominada View no está marcada es que estos eventos suelen generar una lista extensa de acciones y a menudo no son relevantes desde el punto de vista de la pista de auditoría. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Activity log.
Forum	Muestra un foro asociado al documento. Desde esta vista puede: - Añadir un nuevo tema. - Publicar una respuesta al tema. - Citar una respuesta del tema. - Editar una respuesta del tema. - Eliminar un tema. Para eliminar o editar una publicación del tema debe ser el propietario o tener privilegios de administración. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Forum.
Wiki	Muestra una wiki asociada al documento. Desde esta vista puede: - Crear una wiki. - Actualizar una wiki. - Mostrar el historial de versiones de la wiki. - Restaurar una versión de la wiki. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Wiki.
Workflow	Muestra los flujos de trabajo asociados al documento. Desde esta vista puede: - Mostrar el detalle de las variables del flujo de trabajo. - Mostrar un gráfico en el que se marca el nodo actual. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Workflow.
Text extracted	Muestra el texto extraído del documento. Solo verá el texto cuando el documento haya sido procesado por el trabajador de extracción de texto. Para más información: Administration > Statistics. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Text extracted.

Pestañas en los nodos de tipo carpeta

Pestaña	Descripción
Properties	Muestra las propiedades de la carpeta seleccionada. Desde esta vista puede: - Cambiar el estilo de la carpeta. - Establecer las palabras clave de la carpeta. - Cambiar el título de la carpeta. - Establecer relaciones entre la carpeta y las categorías. Esta pestaña muestra una lista de los usuarios suscritos al nodo. Para compartir rápidamente el nodo, hay dos iconos especiales denominados URL y WebDAV; al hacer clic en ellos, se copiará al portapapeles una URL de navegador o de WebDAV. Más información: Estilo de carpeta.
Notes	Muestra una lista de notas relacionadas con la carpeta. Desde esta vista puede añadir, editar o eliminar sus propias notas. Los administradores pueden gestionar las notas de otros usuarios.
Security	Muestra los permisos de seguridad de la carpeta. Desde esta vista puede cambiar los permisos de seguridad. - Haga clic en el botón Update para cambiar los permisos de seguridad. Cuando la casilla “Recursive permission changes” está marcada, los cambios se aplicarán de forma recursiva. Puede resultarle de interés leer: - Configuración de seguridad. - Parámetros de configuración de seguridad. - La opción “Advanced filter” en la pestaña General del perfil.
Relations	Muestra las relaciones de la carpeta con otros nodos ( documentos, carpetas, correos o expedientes ). Desde esta vista puede gestionar las relaciones de la carpeta, añadiendo o eliminando relaciones. Para establecer una nueva relación: - En primer lugar, debe seleccionar el tipo de la lista de tipos de relación. - A continuación, elija una de las relaciones definidas. - Seleccione un nodo del repositorio; se muestran cuatro iconos de búsqueda: documento, carpeta, correo o expediente. Existen tres tipos de relaciones: - Bidirectional - Parent-child - Many-to-many Más información en: Tipos de relación.
Contacts	Muestra los contactos asociados a la carpeta. Desde esta vista puede: - Asociar contactos existentes a la carpeta. - Añadir nuevos contactos y asociarlos a la carpeta. - Eliminar la asociación entre el contacto y la carpeta. - Editar un contacto asociado a la carpeta. - Ver los detalles del contacto. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Google Contacts.
Activity log	Esta vista realiza una pista de auditoría completa de la carpeta. Desde esta vista puede filtrar por acciones concretas. Cuando la casilla denominada View no está marcada, las acciones más comunes, como GET_CHILDREN_DOCUMENTS, se filtran automáticamente. El motivo por el que las acciones más comunes se filtran cuando la casilla denominada View no está marcada es que estos eventos suelen generar una lista extensa de acciones y a menudo no son relevantes desde el punto de vista de la pista de auditoría. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Activity log.
Forum	Muestra un foro asociado a la carpeta. Desde esta vista puede: - Añadir un nuevo tema. - Publicar una respuesta al tema. - Citar una respuesta del tema. - Editar una respuesta del tema. - Eliminar un tema. Para eliminar o editar una publicación del tema debe ser el propietario o tener permisos de administrador. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Forum.
Wiki	Muestra una wiki asociada a la carpeta. Desde esta vista puede: - Crear una wiki. - Actualizar una wiki. - Mostrar el historial de versiones de la wiki. - Restaurar una versión de la wiki. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Wiki.
Workflow	Muestra los flujos de trabajo asociados a la carpeta. Desde esta vista puede: - Mostrar el detalle de las variables del flujo de trabajo. - Mostrar un gráfico en el que se marca el nodo actual. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Workflow.

Pestañas en los nodos de tipo correo

Pestaña	Descripción
Properties	Muestra las propiedades del correo seleccionado. Desde esta vista puede: - Establecer las palabras clave del correo. - Cambiar el título del correo. - Establecer relaciones entre el correo y las categorías. Esta pestaña muestra una lista con los usuarios suscritos al nodo. Para compartir rápidamente el nodo, hay dos iconos especiales denominados URL y WebDAV; al hacer clic en ellos, se copiará al portapapeles una URL de navegador o de WebDAV.
Notes	Muestra una lista de notas relacionadas con el correo. Desde esta vista puede añadir, editar o eliminar sus propias notas. Los administradores pueden gestionar las notas de otros usuarios.
Security	Muestra los permisos de seguridad del correo. Desde esta vista puede cambiar los permisos de seguridad. - Haga clic en el botón Update para cambiar los permisos de seguridad. Cuando la casilla “Recursive permission changes” está marcada, los cambios se aplicarán de forma recursiva. Puede resultarle de interés leer: - Configuración de seguridad. - Parámetros de configuración de seguridad. - La opción “Advanced filter” en la pestaña General del perfil.
Preview	Muestra una vista previa del correo. Desde esta vista también puede descargar los archivos adjuntos del correo o copiarlos en una carpeta de destino.
Relations	Muestra las relaciones del correo con otros nodos (documentos, carpetas, correos electrónicos o expedientes). Desde esta vista puede gestionar las relaciones del correo, añadiendo o eliminando relaciones. Para establecer una nueva relación: - En primer lugar, debe seleccionar el tipo de la lista de tipos de relación. - A continuación, elija una de las relaciones definidas. - Seleccione un nodo del repositorio; se muestran cuatro iconos para buscar un documento, una carpeta, un correo o un expediente. Existen tres tipos de relaciones: - Bidirectional - Parent-child - Many-to-many Más información en: Tipos de relación.
Contacts	Muestra los contactos asociados al correo. Desde esta vista puede: - Asociar contactos existentes al correo. - Añadir un nuevo contacto y asociarlo al correo. - Eliminar la asociación entre el contacto y el correo. - Editar un contacto asociado al correo. - Ver los detalles del contacto. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Google Contacts.
Activity log	Esta vista realiza una pista de auditoría completa del correo. Desde esta vista puede filtrar por acciones concretas. Cuando la casilla denominada View no está marcada, las acciones más comunes, como GET_CHILDREN_DOCUMENTS, se filtran automáticamente. El motivo por el que las acciones más comunes se filtran cuando la casilla denominada View no está marcada es que estos eventos suelen generar una lista extensa de acciones y a menudo no son relevantes desde el punto de vista de la pista de auditoría. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Activity log.
Forum	Muestra un foro asociado al correo. Desde esta vista puede: - Añadir un nuevo tema. - Publicar una respuesta al tema. - Citar una respuesta del tema. - Editar una respuesta del tema. - Eliminar un tema. Para eliminar o editar una publicación del tema debe ser el propietario o tener permisos de administrador. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Forum.
Wiki	Muestra una wiki asociada al correo. Desde esta vista puede: - Crear una wiki. - Actualizar una wiki. - Mostrar el historial de versiones de la wiki. - Restaurar una versión de la wiki. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Wiki.
Workflow	Muestra los flujos de trabajo asociados al correo. Desde esta vista puede: - Mostrar el detalle de las variables del flujo de trabajo. - Mostrar un gráfico en el que se marca el nodo actual. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Workflow.

Pestañas en los nodos de tipo expediente

Pestaña	Descripción
Properties	Muestra las propiedades del expediente seleccionado. Desde esta vista puede: - Establecer las palabras clave del expediente. - Cambiar el título del expediente. - Establecer relaciones entre el correo y las categorías. Esta pestaña se muestra como una lista de los usuarios suscritos al nodo. Para compartir rápidamente el nodo, hay dos iconos especiales denominados URL y WebDAV; al hacer clic en ellos, se copiará al portapapeles una URL de navegador o de WebDAV.
Notes	Muestra una lista de notas relacionadas con el expediente. Desde esta vista puede añadir, editar o eliminar sus propias notas. Los administradores pueden gestionar las notas de otros usuarios.
Security	Muestra los permisos de seguridad del expediente. Desde esta vista puede cambiar los permisos de seguridad. - Haga clic en el botón Update para cambiar los permisos de seguridad. Cuando la casilla “Recursive permission changes” está marcada, los cambios se aplicarán de forma recursiva. Puede resultarle de interés leer: - Configuración de seguridad. - Parámetros de configuración de seguridad. - La opción “Advanced filter” en la pestaña General del perfil.
Relations	Muestra las relaciones del expediente con otros nodos (documentos, carpetas, correos o expedientes). Desde esta vista puede gestionar las relaciones del expediente, añadiendo o eliminando relaciones. Para establecer una nueva relación: - En primer lugar, seleccione el tipo de la lista de tipos de relación. - A continuación, elija una de las relaciones definidas. - Seleccione un nodo del repositorio. Se muestran cuatro iconos de búsqueda: documento, carpeta, correo o expediente. Existen tres tipos de relaciones: - Bidirectional - Parent-child - Many-to-many Más información en: Tipos de relación.
Contacts	Muestra los contactos asociados al expediente. Desde esta vista puede: - Asociar contactos existentes al expediente. - Añadir un nuevo contacto y asociarlo al expediente. - Eliminar la asociación entre el contacto y el expediente. - Editar un contacto asociado al expediente. - Ver los detalles del contacto. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Google contacts.
Activity log	Esta vista realiza una pista de auditoría completa del expediente. Desde esta vista puede filtrar por acciones concretas. Cuando la casilla denominada View no está marcada, las acciones más comunes, como GET_CHILDREN_DOCUMENTS, se filtran automáticamente. El motivo por el que las acciones más comunes se filtran cuando la casilla denominada View no está marcada es que estos eventos suelen generar una lista extensa de acciones y a menudo no son relevantes desde el punto de vista de la pista de auditoría. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Activity log.
Forum	Muestra un foro asociado al expediente. Desde esta vista puede: - Añadir un nuevo tema. - Publicar una respuesta al tema. - Citar una respuesta del tema. - Editar una respuesta del tema. - Eliminar un tema. Para eliminar o editar una publicación del tema, debe ser el propietario o tener privilegios de administrador. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Forum.
Wiki	Muestra una wiki asociada al expediente. Desde esta vista puede: - Crear una wiki. - Actualizar una wiki. - Mostrar el historial de versiones de la wiki. - Restaurar una versión de la wiki. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Wiki.
Workflow	Muestra los flujos de trabajo asociados al expediente. Desde esta vista puede: - Mostrar los detalles de las variables del flujo de trabajo. - Mostrar un gráfico en el que se marca el nodo actual. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Workflow.

Atajos de teclado

Atajos de teclado disponibles:

Atajo	Descripción
F2	Renombrar un nodo.
CTRL+SHIFT+C	Copiar un nodo.
CTRL+SHIFT+X	Cortar un nodo.
CTRL+SHIFT+V	Pegar un nodo.
CTRL+D	Descargar.
CTRL+G	Mostrar la ventana emergente de pruebas de la interfaz de usuario.
CTRL+Z	Mostrar el registro de la interfaz de usuario.
CTRL+N	Crear una carpeta.
F5	Actualizar la vista de escritorio.
INSERT	Añadir un nuevo documento.
ALT+B	Añadir un nodo a marcadores.
F1	Mostrar la ayuda.
CTRL+ALT+Q	Salir de la aplicación.
ALT+DELETE	Eliminar un nodo.