Trabajar con el panel de control

Precaución

OpenKM 7.1 incluye dos interfaces de usuario, denominadas “classic” y “kcenter”. Aunque ambas son funcionalmente muy similares, la disposición y la forma de utilizarlas pueden presentar diferencias significativas. Esta página se basa en la interfaz de usuario “classic”. Si utiliza la interfaz de usuario “kcenter” y no está seguro de cómo acceder a alguna de estas funcionalidades, cree un ticket en el sitio web de soporte.

El panel de control ofrece un conjunto de paneles. Cada usuario dispone de un conjunto de paneles personales que muestran información relevante para él y ayudan a obtener una visión global de la actividad de la aplicación.

El panel de control:

• User view. Muestra las acciones que se han llevado a cabo en el sistema.
• General view. Muestra una visión global de la actividad de la aplicación.
• News. Muestra información basada en las consultas de búsqueda programadas del usuario.
• Mail. Es una navegación virtual por todo el repositorio de correo.
• Mail account. Ayuda a los usuarios a gestionar sus propias cuentas de correo.
• Workflow. Los usuarios trabajan en las tareas de los procesos de negocio de la empresa.
• Keyword map. Muestra una nube de etiquetas basada en todas las palabras clave del repositorio.
• Tasks. Ayuda a crear, administrar, asignar y hacer un seguimiento de las tareas básicas de la empresa.
• Calendar. Ayuda a hacer un seguimiento del estado de las tareas básicas de la empresa.
• Messaging. Muestra la mensajería interna de OpenKM.
• Forum. Muestra un foro.
• Wiki. Muestra una wiki.

Consejo

Los resultados que se muestran en los cuadros del panel de control dependen del nivel de acceso de seguridad de cada usuario.

User view

En la vista de información del usuario, los usuarios pueden acceder a consultas interesantes sobre sus operaciones más recientes.

La información se organiza en varios cuadros:

Box	Descripción
Locked documents	Muestra una lista de los documentos actualmente bloqueados por el usuario.
Locked records	Muestra una lista de los expedientes actualmente bloqueados por el usuario.
Edited documents	Muestra una lista de los documentos actualmente extraídos para edición por el usuario.
Last download documents	Muestra una lista con los últimos 20 documentos descargados por el usuario.
Subscribed documents	Lista las suscripciones a documentos del usuario.
Subscribed folders	Lista las suscripciones a carpetas del usuario.
Subscribed mails	Lista las suscripciones a correos del usuario.
Electronic mails	Muestra una lista con los últimos 20 correos subidos por el usuario.
Attachments	Muestra una lista de los últimos 20 documentos adjuntos a correos subidos por el usuario.
Last modified documents	Muestra una lista con los últimos 20 documentos modificados por el usuario.
Last created documents	Muestra una lista con los últimos 20 documentos creados por el usuario.
Last created folders	Muestra una lista con las últimas 20 carpetas creadas por el usuario.
Last created records	Muestra una lista con los últimos 20 expedientes creados por el usuario.

Consejo

Cada cuadro indica el número de elementos nuevos pendientes de ser vistos por el usuario.

Cuando un usuario hace clic en una fila, la aplicación abre automáticamente el nodo de destino del repositorio.

General view

En la vista de información general, los usuarios pueden acceder a consultas sobre las operaciones más recientes del repositorio realizadas por todos los usuarios.

La información se organiza en varios cuadros:

Box	Descripción
Last week top view documents	Muestra una lista de los 20 documentos más vistos durante la última semana.
Last month top viewed documents	Muestra una lista de los 20 documentos más vistos durante el último mes.
Last week top modified documents	Muestra una lista de los 20 documentos más modificados durante la última semana.
Last month top modified documents	Muestra una lista de los 20 documentos más modificados durante el último mes.
Last created documents	Muestra una lista de los últimos 20 documentos creados.
Last modified documents	Muestra una lista de los últimos 20 documentos modificados.
Last created folders	Muestra una lista de las últimas 20 carpetas creadas.
Last created records	Muestra una lista de los últimos 20 expedientes creados.

Consejo

Cada cuadro indica el número de elementos nuevos pendientes de ser vistos por el usuario.

Cuando un usuario hace clic en una fila, la aplicación abre automáticamente el nodo de destino del repositorio.

News

La vista News muestra información basada en las consultas de búsqueda programadas del usuario. Cada consulta se muestra en un cuadro independiente. Como servicio de tipo push (normalmente ejecutado cada 30 minutos), los resultados se actualizan.

Nota

Encontrará más información sobre cómo registrar “Users news” en: Trabajar con la búsqueda.

Mail

La vista Mail es una navegación virtual por todo el repositorio de correo. La vista se organiza en secciones:

• Barra de herramientas.
• Navegador de correo.
• Vista previa.

Toolbar

La barra de herramientas se encuentra en la parte superior del panel Mail.

Función	Descripción
Show / hide mails without attachments	Muestra u oculta los nodos de tipo correo sin adjuntos en un panel de navegación.
Show / hide mails with attachments	Muestra u oculta los nodos de tipo correo con adjuntos en un panel de navegación.
Filter	Filtra los correos. Opciones de filtrado disponibles: - Asunto (admite comodines). - Remitente (admite comodines). - Rango de fechas
Selector Limit	Establece el límite de correos que se muestran a la vez.
Go to the beginning	Va al principio de la lista.
Go to previous	Va a la lista anterior.
Go to next	Va a la lista siguiente.
Go to the end	Va al final de la lista.
Selector Order	Establece el valor de la columna para esa ordenación.
Casilla Reverse	Invierte la ordenación.

Mail browser

El panel Mail browser, situado en el centro, muestra una tabla de correos. Para obtener una vista previa de un correo, haga clic en él.

Preview

El panel Preview, situado en el lado derecho, muestra una vista previa del correo.

El panel Preview se organiza en tres secciones:

• Campos del correo.
• Pestaña Message.
• Pestaña Headers.

Con el icono Options, situado en la parte superior derecha del panel “Mail fields”, puede mostrar campos adicionales (cc, bcc, reply y campos extra).

La pestaña Message muestra el contenido del cuerpo del correo.

La pestaña Headers muestra las cabeceras del correo.

Mail accounts

En la vista Mail accounts se muestran las cuentas de correo de los usuarios. La aplicación utiliza estas cuentas de correo para importar periódicamente correo al repositorio de la aplicación.

Nota

Las funcionalidades y la configuración son bastante similares a las de la gestión de usuarios y cuentas de correo. La diferencia es que, desde la vista del panel de control, los usuarios solo pueden gestionar sus propias cuentas de correo.

Más información en Gestionar las cuentas de correo de los usuarios.

Workflow

En el panel Workflow se muestran los flujos de trabajo en ejecución. El panel Workflow se organiza en dos secciones:

• Listas de flujos de trabajo.
• Detalle del flujo de trabajo.

Workflow lists

En el panel Workflow lists se muestran los flujos de trabajo en ejecución, organizados en dos cuadros:

• Pending tasks.
• Unassigned pending task.

Nota

Los flujos de trabajo del cuadro “Pending task” aún no han sido asignados al usuario que ha iniciado sesión y lo están esperando.

Los flujos de trabajo del cuadro “Unassigned pending task” aún no han sido asignados a un único usuario. Existe un grupo de usuarios que pueden autoasignarse el flujo de trabajo (uno de ellos es el usuario que ha iniciado sesión). El flujo de trabajo está a la espera de esta autoasignación.

Workflow detail

En el panel Workflow detail se muestran los detalles del flujo de trabajo. Desde esta vista puede ver información de bajo nivel como “process instance”, “process definition” o “data”, y también pasar a la siguiente tarea del flujo de trabajo completando el formulario del flujo de trabajo.

Para completar una tarea de un flujo de trabajo:

• Haga clic en el flujo de trabajo del cuadro Pending task. Se mostrará el formulario del flujo de trabajo.
• Rellene el formulario del flujo de trabajo.
• Haga clic en cualquiera de los botones disponibles para enviar los valores.

Keyword map

La vista Keyword map muestra una nube de etiquetas basada en todas las palabras clave del repositorio. El Keyword map se organiza en cuatro secciones:

• Barra de herramientas.
• Navegador.
  • Nube de etiquetas.
  • Resultados.
• Lista de palabras clave.
• Controlador de resultados.

Toolbar

La barra de herramientas se encuentra en la parte superior.

Función	Descripción
Low detail	Muestra los nodos de resultado con poco detalle.
Medium detail	Muestra los nodos de resultado con un detalle medio.
Full detail	Muestra los nodos de resultado con todo el detalle.
Keywords	Muestra las palabras clave utilizadas para el filtrado.
Keyword selector	El selector de tipo suggestbox ayuda a elegir rápidamente las palabras clave para el filtrado.
Clean	Restablece la vista Keyword map.

Browser

El panel Browser se encuentra en el centro. El panel se divide en dos secciones: en la parte superior la nube de etiquetas (representación visual de datos de texto) y en la parte inferior la tabla de resultados, que contiene los nodos que cumplen las reglas de filtrado.

Nota

Funcionalidades disponibles en los resultados:

• Go to document.
• Go to folder.
• Go to e-mail.
• Go to record.

En las vistas de detalle “Medium” y “Full”, cada nodo muestra sus palabras clave asociadas en dos colores: azul (las utilizadas en el filtrado) y gris.

Al hacer clic en la palabra clave azul, esta se eliminará de las reglas de filtrado.

Al hacer clic en la palabra clave gris, esta se añadirá a las reglas de filtrado.

Keywords lists

La lista de palabras clave se encuentra en el lado derecho. La lista de palabras clave es un panel apilado organizado en tres bloques:

• Related keywords.
• Top Keywords.
• All Keywords.

En el bloque “Related keywords” se listan las palabras clave relacionadas según las reglas de filtrado actuales. En el bloque “Top Keywords” se listan las palabras clave más utilizadas y, por último, en “All keywords” se listan todas las palabras clave.

Results controller

El controlador de resultados se encuentra en la parte inferior.

Función	Descripción
Context selected	Elija el contexto. Los contextos disponibles son: - Taxonomy. - Templates. - My documents. - E-mail. - Trash. - All repository.
Page results	Establece el límite de nodos que se muestran a la vez.
Results	Muestra el número de resultados.
Go to previous	Va a la lista anterior.
Go to next	Va a la lista siguiente.

Tasks

La funcionalidad Tasks permite crear, gestionar y asignar tareas a usuarios (o roles). El panel Tasks se organiza en tres secciones:

• Barra de herramientas.
• Filtro.
• Navegador.

Toolbar

Función	Descripción
Task list	Muestra una vista de lista de tareas.
States lists	Gestiona el estado de las tareas. Funcionalidades disponibles: - Add new state. - Edit. - Delete. Los estados con el valor “Finish” activo se utilizan para indicar el final de la ejecución del proceso de una tarea.
Types list	Gestiona los tipos de tarea. Funcionalidades disponibles: - Add new type. - Edit. - Delete. Puede desactivar un tipo estableciendo el campo “Active” en falso.
Project list	Gestiona los proyectos. Funcionalidades disponibles: - Add new project. - Edit. - Delete. Puede desactivar un proyecto estableciendo el campo “Active” en falso.

Filter

El filtro, situado en el lado izquierdo, ayuda a los usuarios a filtrar las tareas por:

• Tareas asignadas.
• Tareas activas.
• Tareas cerradas.
• Estado.
• Proyecto.
• Tipo.

Nota

También desde este panel puede Add new task states, projects or task types.

Browser

El navegador, situado en el lado derecho, lista las tareas según las reglas de filtrado aplicadas en el panel de filtro. Desde la esquina superior derecha puede Add new task. Además, para cada tarea puede Edit o Delete. Las tareas pueden ser editadas o eliminadas por el propietario de la tarea (el usuario que la creó) o por los usuarios con los roles ROLE_ADMIN o ROLE_TASK_MANAGER_ADMIN.

Existe una funcionalidad de información emergente (tooltip) que muestra todos los datos de la tarea en esta vista cuando el cursor está sobre el asunto de la tarea.

Nota

Al crear o editar una tarea, se envía una notificación por correo a los usuarios para informarles de que se les ha asignado una nueva tarea.

Precaución

Los usuarios asignados a una tarea que no son los propietarios (creadores) solo pueden modificar el estado, el progreso de la tarea o añadir enlaces entre la tarea y los nodos.

Campos de la tarea:

Campo	Descripción	Obligatorio
Subject	Establece el asunto de la tarea.	Sí.
Start	Establece la fecha de inicio.	No.
Ends	Establece la fecha de finalización.	No.
Repeat	Indica si la tarea se repetirá periódicamente o no.	No.
Progress	Establece el progreso de la tarea.	No.
Status	Establece el estado.	Sí.
Project	Establece el proyecto.	Sí.
Type	Establece el tipo.	Sí.
Users	Usuarios asignados a la tarea	Sí.
Roles	Los roles se convierten en usuarios asignados a la tarea.	Sí.
Find folder	Vincula carpetas a la tarea.	No.
Find document	Vincula documentos a la tarea.	No.
Find mail	Vincula correos a la tarea.	No.
Find record	Vincula expedientes a la tarea.	No.
Add note	Añade una nota.	No.

Calendar

Ayuda a hacer un seguimiento del estado de las tareas básicas de la empresa. Hay tres vistas disponibles: calendario mensual, semanal y diario.

Existe una funcionalidad de información emergente (tooltip) que permite mostrar todos los datos de la tarea desde esta vista cuando el cursor está sobre el asunto de la tarea.

Consejo

Puede gestionar las tareas de forma dinámica; las opciones disponibles son:

• Arrastrar y soltar para mover tareas en el calendario.
• Hacer doble clic en un día ( o en una hora cuando se visualiza el calendario en la vista diaria ) para crear una nueva tarea.
• Hacer clic en una tarea para mostrar los datos de la tarea ( desde esta vista también puede Edit la tarea ).

Precaución

Los usuarios asignados a una tarea que no son los propietarios (creadores) solo pueden modificar el estado, el progreso de la tarea o añadir enlaces entre la tarea y los nodos.

Messaging

Messaging le ayuda a proponer suscripciones a nodos a los usuarios, compartir consultas y enviar mensajes de texto entre usuarios. El panel Message se organiza en tres secciones:

• Tipo de mensaje
• Navegador
• Vista previa

Message type

El tipo de mensaje se encuentra en el lado izquierdo. Message type es un panel apilado con las siguientes opciones:

• Propositions.
• Proposed queries.
• Messages received.
• Messages sent.

Función	Descripción
Propositions	Muestra los usuarios que han propuesto suscripciones a nodos.
Proposed queries	Muestra los usuarios que han compartido sus consultas de búsqueda.
Messages received	Muestra los usuarios que han enviado mensajes al usuario.
Messages sent	Muestra los usuarios a los que ha enviado mensajes.

Nota

Los usuarios en negrita indican que tiene información pendiente de revisar.

Browser

El panel Browser se encuentra en la parte superior derecha. El panel lista los mensajes según la selección de “Message type”.

Nota

Los mensajes en negrita indican que aún no les ha hecho una vista previa.

Al hacer clic con el botón derecho en un mensaje se mostrará un menú contextual con la acción Delete.

Preview

El panel Preview se encuentra en la parte inferior derecha. En este panel se muestra la vista previa del mensaje.

Función	Descripción
Subscribe	Se suscribe a un nodo. Disponible cuando el bloque “Proposition” es visible.
Execute search	Ejecuta la búsqueda compartida. Disponible cuando el bloque “Proposed queries” es visible.
Accept	Acepta una búsqueda compartida. Disponible cuando el bloque “Proposed queries” es visible.

Forum

Desde la vista Forum puede gestionar todos los debates sobre nodos y también crear nuevos foros no vinculados a ningún nodo.

Función	Descripción	Requiere permisos de administrador
New forum	Añade un nuevo foro.	Sí.
Edit forum	Edita un foro.	Sí.
New topic	Añade un nuevo tema a un foro existente.	No.
Post reply	Publica una respuesta en un tema existente.	No.
Quote	Cita una publicación.	No.
Edit post	Edita una publicación.	No, cuando es el propietario.
Delete	Elimina una publicación.	No, cuando es el propietario.

Wiki

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Campo / Propiedad	Descripción
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