Planifique la organización de sus datos

Antes de hacer un uso intensivo de su aplicación, debe planificar la organización de sus datos en el repositorio.

Un buen análisis de su organización y la comprensión de la aplicación pueden ayudarle a encontrar la mejor manera de resolver sus problemas. OpenKM no es una aplicación cerrada; ofrece más que un par de funcionalidades centradas en la gestión documental. OpenKM es una aplicación flexible y puede utilizarse de varias formas. Es una buena idea dedicar algo de tiempo a comprender su organización, su lógica de negocio y los procesos implicados, así como la manera en que las funcionalidades de OpenKM pueden trabajar conjuntamente en su día a día, ayudando a su organización a ser más eficiente y a ahorrar dinero.

Algunas preguntas que debería plantearse sobre su organización:

¿Dónde se encuentran su información y sus documentos?
¿Qué tipo de documentos tiene?
¿Están sus documentos en formato electrónico o no?
¿Qué formatos de documento tiene? PDF, MS Office, OpenOffice, etc.
¿Cómo encuentra actualmente el documento? ¿Cómo le gustaría encontrarlo y qué términos considera relevantes?
¿Quién puede acceder a la información y de qué manera?
¿Necesita un proceso de flujo de trabajo?

¿Cuáles son los objetivos de las preguntas anteriores?

Enumere en una tabla todos los tipos distintos de información que tiene (facturas, presupuestos, documentos legales, etc.).
Identifique los formatos de documento (PDF, DOC, etc.).
Identifique la información no digitalizada que debería procesarse (escanearse). El proceso de digitalización puede ser básico.
Identifique para cada tipo de información (tipo de documento) qué información es relevante (metadatos). Por ejemplo, las facturas suelen tener un número de factura, un intervalo de fechas y un cliente, entre otros. Los metadatos ayudarán a los usuarios a recuperar la información de forma rápida y eficiente.
Identifique las medidas de seguridad que deben aplicarse a cada tipo de documento: quién puede leer, escribir o eliminar información. Además, sus necesidades de seguridad le ayudarán a establecer el nivel de registro de la aplicación que necesita. OpenKM proporciona una auditoría completa de cualquier acción del usuario que puede configurarse de forma más o menos restrictiva.
Identifique los flujos de trabajo y las personas involucradas en ellos.

¿Qué objetivos busca con la implantación de la aplicación? Normalmente podrían ser:

Establecer cierto orden en mi organización. La aplicación obliga a los usuarios a trabajar de una determinada manera, lo que beneficia a su empresa porque le ayuda a establecer reglas que todos los usuarios deben seguir.
Consolidar el capital intelectual. Al consolidar todo el conocimiento de su empresa en un único lugar, dispone del conocimiento de la empresa para compartirlo entre sus usuarios y puede establecer reglas sobre él.
Ayudar a cumplir las normativas legales.

Buenas prácticas

Considere OpenKM como un proyecto que afecta a todos sus departamentos y, normalmente, a sus clientes.
Elija a los líderes.
Lleve a cabo una implantación gradual del proyecto. Puede comenzar con un departamento, un grupo de usuarios o un proceso de negocio específico. Piense en la implantación como un virus en su empresa. Un buen líder debe demostrar los beneficios del nuevo sistema y mostrárselos al resto de los usuarios. Los usuarios suelen percibir cualquier novedad en la empresa como algo negativo; si ven la aplicación como algo que ayuda en su trabajo (búsqueda eficiente, ahorro de tiempo, resolución de problemas reales, etc.), serán los primeros interesados en utilizarla. Uno de los principales objetivos de OpenKM es una interfaz de usuario intuitiva, que ayuda en este proceso (tras dos semanas, los usuarios se sienten cómodos utilizando la aplicación).
Piense de forma sencilla; la mejor solución suele ser la manera más fácil de resolver los problemas.
Escuche a sus usuarios e intente que se involucren en el proyecto.
Revise periódicamente su plan; intente perfeccionarlo e identificar posibles problemas.