OpenKM 6.4
OpenKM es un sistema de gestión documental y de registros electrónicos (EDRMS). Existe mucha literatura sobre términos de gestión documental como DMS, EDRMS o CMS, normalmente más influenciada por criterios de marketing que por razones objetivas.
En la mayoría de los casos, las diferencias entre DMS, CMS y EDRMS son subjetivas o no relevantes desde el punto de vista de la gestión documental. Últimamente, parece que el término CMS ha tenido cierto éxito de marketing y es, de hecho, uno de los más utilizados. Sin embargo, preferimos el término EDRMS, quizás con menos éxito en el mundo del marketing, pero desde nuestro punto de vista más estricto y representativo.
OpenKM le ayuda a:
- Capturar datos día a día.
- Almacenar.
- Modificar y compartir documentos físicos y/o digitales dentro de la organización.
- Aplicar períodos de retención a los elementos almacenados.
- Identificar al propietario de cada serie documental y de cada documento.
- Establecer una cadena de custodia y un rastro de auditoría adecuado.
- Aplicar retenciones legales a los registros cuando sea necesario.
- Gestionar la disposición de los registros.
- Preservar los registros a lo largo de su ciclo de vida.
Algunos de los objetivos de OpenKM son:
- Aumentar la eficiencia. Aprobación de documentos más rápida, menos entrada manual de datos, tareas recurrentes automatizadas, entre otras.
- Establecer niveles de cumplimiento. El sistema ayuda a la organización a evitar sanciones cuando reguladores, auditores y otras autoridades gubernamentales la convocan para inspecciones.
- Preservar el contenido histórico. Seguir el estado del documento (determinado por las distintas fases del ciclo de vida).
- Consolidar el conocimiento de la empresa en un único punto de acceso.