Trabajar con la búsqueda

La pestaña de búsqueda permite consultar el repositorio. La vista de búsqueda se distribuye en cuatro secciones:

• Panel de búsquedas.
• Panel de búsqueda.
• Panel de control.
• Resultados.

Panel de búsquedas

El panel de búsquedas, situado en el lado izquierdo, es un panel de pila.

Consejo

Una vez realizada una búsqueda, puede guardarse para futuras sesiones introduciendo un nombre que la identifique y haciendo clic en el botón “Save search”.

Este panel tiene dos pilas:

• Búsquedas almacenadas.
• Noticias del usuario.

Stored searches muestra una lista de las búsquedas del usuario que se han guardado para utilizarlas más adelante. Con un doble clic en una búsqueda almacenada, puede ejecutarla de nuevo. Con el clic derecho sobre una búsqueda almacenada se mostrará un menú contextual con estas opciones:

Funcionalidad	Descripción
Run	Ejecuta la búsqueda almacenada.
Delete	Elimina una búsqueda almacenada.
Share query	Comparte una búsqueda almacenada. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada la funcionalidad Messaging.

Nota

Las búsquedas almacenadas y las noticias del usuario solo son visibles para el usuario que las creó.

User news muestra una lista de búsquedas del usuario que se utilizan como servicio push (normalmente se ejecutan cada 30 minutos). Estas búsquedas se ejecutan periódicamente y los resultados se muestran en el panel Dashboards > News.

Consejo

Las noticias del usuario ayudan a los usuarios a estar al día periódicamente de las novedades del repositorio según sus propias consultas.

Solo se mostrarán los resultados nuevos que hayan aparecido desde la última vez que se ejecutó la consulta.

Panel de búsqueda

Este panel, situado en la parte superior central, da acceso a distintas búsquedas para consultar el contenido de la aplicación:

• La búsqueda por defecto es una búsqueda de texto completo. La búsqueda por defecto también está disponible en la esquina superior derecha de la pantalla.
• La búsqueda avanzada permite buscar por palabras clave, metadatos y criterios adicionales, como la ubicación en la aplicación.

Puede alternar entre la búsqueda por defecto y la avanzada marcando o desmarcando la casilla “View advanced mode”.

Consejo

La configuración por defecto del motor de búsqueda utiliza stemming y stopwords.

• Stemming es el término utilizado en morfología lingüística y en recuperación de información para describir el proceso de reducir palabras flexionadas (o a veces derivadas) a su raíz, base o forma radical, generalmente una forma escrita de la palabra. La raíz no tiene por qué ser idéntica a la raíz morfológica de la palabra; normalmente basta con que las palabras relacionadas se asocien a la misma raíz, aunque esta no sea en sí misma una raíz válida. Por ejemplo, si escribe “fishing” en un campo de búsqueda de texto completo, los resultados devolverán documentos con “fishing”, “fish”, “fisher”. En ese caso, la raíz es “fish”.
• Stopwords suele referirse a las palabras más comunes de un idioma; no existe una única lista universal de stopwords utilizada por todas las herramientas de procesamiento del lenguaje natural y, de hecho, no todas las herramientas utilizan una lista de este tipo. Las stopwords se eliminan de la búsqueda. Por ejemplo, “the”, “is”, “at”, “which” y “on” son stopwords.

Operadores y comodines

Por defecto, internamente el motor de búsqueda utiliza el operador “AND”.

Puede utilizar comodines:

• Añada un asterisco “*” como marcador de posición de cualquier término desconocido o comodín, por ejemplo, “*2015”, “2015*”, “20*15” o “*2015*”.
• Añada un signo “?” como marcador de posición de cualquier carácter desconocido o comodín; por ejemplo, la consulta “?015” devolverá las ocurrencias en las que el primer carácter no importa.
• La consulta “2015” es sinónima de “2015*”. En esta vista de búsqueda, la aplicación siempre añade “*” por usted al final.

Búsqueda por defecto

La búsqueda por defecto es una búsqueda de texto completo.

Precaución

La búsqueda por defecto muestra nodos de resultados solo en el contexto “/okm:root”; los resultados de otros contextos se filtran automáticamente.

Consejo

La búsqueda tiene en cuenta:

• Contenido (contenido del documento).
• Título.
• Palabras clave.
• Nombre.
• Asunto (asunto del correo).
• Cuerpo (contenido del correo)
• Notas.
• UUID (UUID del nodo).

Nota

Siempre tiene, en la esquina superior derecha, un acceso rápido mediante la funcionalidad del cuadro de búsqueda rápida (Quick search).

Búsqueda avanzada

La búsqueda avanzada permite buscar por palabras clave, metadatos y criterios adicionales, como la ubicación en la aplicación.

La búsqueda avanzada organiza los campos de consulta en tres pestañas:

• Basic (los campos más habituales).
• Advanced.
• Metadada.

Los criterios disponibles en la vista básica:

Campo	Descripción	Comodín permitido
Context	Establece el contexto en el que se ejecuta la consulta. Contextos disponibles: - Taxonomy. - Templates. - My documents. - E-mail. - Trash.	No.
Content	El contenido del nodo. Contenido del documento o cuerpo del correo.	Sí.
Name	El nombre del nodo.	Sí.
Title	El título del nodo.	Sí.
Keyword	Las palabras clave asociadas al nodo.	Sí.
Language	El idioma del documento. Solo los nodos de tipo documento tienen valor de idioma.	Sí.
User	El creador.	No.
Date range	El rango de fechas en el que se ha modificado (o creado) el nodo. Cada fecha seleccionada se establece a las 00 horas, 00 minutos, 00 segundos y 00 milisegundos. Eso significa que, si desea consultar un nodo modificado el día 2015-08-15, debe establecer un rango de “2015-08-15” a “2015-08-16” (internamente se consulta desde “2015-08-15 00:00:00” hasta “2015-08-16 00:00:00”). No es obligatorio establecer ambas fechas del rango (“from” o “to”); puede establecer solo una fecha.	No.

Los criterios disponibles en la vista avanzada:

Campo	Descripción	Comodín permitido
Folder	Restringe los resultados a una carpeta. Cuando la casilla Recursive está marcada, también se consideran las subcarpetas.	No.
Category	Restringe los resultados a una categoría. Los nodos deben estar asociados a una categoría concreta.	No.
Type	Restringe los tipos de nodo: - Document - Folder - Mail - Record Cuando la casilla Mail está marcada, se muestran campos adicionales (from, to, subject)	No.
MIME type	Establece el tipo MIME del documento.	No.
Notes	El contenido de las notas.	Sí.
From	El campo from del correo. Este campo solo está disponible si ha marcado la casilla Mail.	Sí.
To	El campo to del correo. Este campo solo está disponible si ha marcado la casilla Mail.	Sí.
Subject	El campo subject del correo. Este campo solo está disponible si ha marcado la casilla Mail.	Sí.

Desde la vista de metadatos puede filtrar por cualquier campo de metadatos de los grupos de metadatos existentes:

• Haga clic en el botón Add metadata group.
• Elija un grupo de metadatos de la lista.
• Elija una propiedad de la lista.
• Haga clic en el botón Add.

Nota

En casi todos los campos de entrada y de área de texto puede utilizar comodines.

Panel de control

El panel de control, situado en la esquina superior derecha, tiene varias funcionalidades:

Funcionalidad	Descripción
Switch to Advanced mode checkbox	Cuando está marcada, se muestra la vista de búsqueda en modo avanzado.
Results compact view checkbox	Cuando está marcada, los resultados se muestran en una tabla compacta con los detalles mínimos.
View metadata groups checkbox	Cuando está marcada, se muestran los grupos de metadatos asociados a cada nodo en la vista de resultados. Esta opción solo está disponible cuando “Results compact view” no está marcada.
Save as user news checkbox	Cuando está marcada, si el usuario guarda una búsqueda, se establecerá como búsqueda de noticias del usuario.
Save search button	Una vez realizada una búsqueda, puede guardarse para futuras sesiones introduciendo un nombre que la identifique y haciendo clic en el botón “Save search”. Según esté marcada o no la casilla “Save as user news”, se guardará como “stored search” o como “user news”.
Page results lists	Establece el límite de nodos que se muestran en la lista de resultados.
Clean button	Restablece la búsqueda.
Search	Ejecuta la búsqueda.
Results	Indica el número de resultados (total).
Go to previous	Va a la lista anterior.
Go to next	Va a la lista siguiente.
Export to CSV	Descarga un archivo CSV con los resultados.
Export to ZIP	Descarga un archivo ZIP con los resultados.

Resultados

El panel de resultados, situado en la parte inferior central, muestra una tabla de nodos (documentos, carpetas, correos y registros) que son el resultado de consultar el repositorio. El panel de resultados se muestra en:

• Vista compacta (una tabla con una sola fila por cada nodo).
• Vista completa (una descripción detallada de cada nodo).

Consejo

Las estrellas indican la relevancia del documento encontrado. Este valor lo establece el motor de búsqueda según el campo de búsqueda y los resultados encontrados. La lista de documentos encontrados se ordena de mayor a menor relevancia.

Al hacer clic derecho en la vista compacta se mostrará un menú contextual con las opciones:

Funcionalidad	Descripción
Download	Descarga el nodo. Solo se muestra en nodos de tipo documento o correo.
Go to document	Va a la ubicación del documento. Solo se muestra en nodos de tipo documento.
Find similar documents	Busca documentos similares en el repositorio. La funcionalidad se basa en una heurística del motor de búsqueda que, a partir del contenido del documento seleccionado, devuelve documentos similares. Solo se muestra en nodos de tipo documento. La búsqueda se ejecuta únicamente en el contexto de la pila seleccionada. Esta funcionalidad solo está habilitada cuando hay un documento seleccionado en la vista Browser.
Go to folder	Va a la ubicación de la carpeta. Solo se muestra en nodos de tipo carpeta.
Go to e-mail	Va a la ubicación del correo. Solo se muestra en nodos de tipo correo.
Go to record	Va a la ubicación del registro. Solo se muestra en nodos de tipo registro.
Preview	Previsualiza el nodo. Solo se muestra en nodos de tipo documento o correo.

Desde la vista completa puede ver información detallada de cada nodo y también dispone de algunas funcionalidades:

Funcionalidad	Descripción
Find similar documents	Busca documentos similares en el repositorio. La funcionalidad se basa en una heurística del motor de búsqueda que, a partir del contenido del documento seleccionado, devuelve documentos similares. Solo se muestra en nodos de tipo documento. La búsqueda se ejecuta únicamente en el contexto de la pila seleccionada. Esta funcionalidad solo está habilitada cuando hay un documento seleccionado en la vista Browser.
Download	Descarga el nodo. Solo se muestra en nodos de tipo documento o correo.
Notes	Muestra las notas. Desde esta vista puede gestionar las notas del nodo.
Preview	Previsualiza el nodo. Solo se muestra en nodos de tipo documento o correo.
Options	Muestra campos adicionales del correo (cc, bcc, reply, campos extra). Solo se muestra en nodos de tipo documento o correo.