Planifique la organización de sus datos

Antes de un uso intensivo de su aplicación, debería planificar la organización de sus datos en el repositorio.

Un buen análisis de su organización y la comprensión de la aplicación pueden ayudarle a encontrar la mejor forma de resolver sus problemas. OpenKM no es una aplicación cerrada ni algo más que un par de funcionalidades centradas en la gestión documental. OpenKM es una aplicación flexible y puede utilizarse de varias maneras. Es buena idea dedicar algo de tiempo a entender su organización, su lógica de negocio y los procesos implicados, y cómo las funcionalidades de OpenKM pueden trabajar juntas en su día a día, ayudando a que su organización sea más eficiente y ahorre dinero.

Algunas preguntas que debería hacerse sobre su organización:

¿Dónde está su información y sus documentos?
¿Qué tipo de documentos tiene?
¿Sus documentos están en formato electrónico o no?
¿Qué formato de documento tiene? PDF, MS Office, OpenOffice, etc.
¿Cómo encuentra actualmente el documento? ¿Cómo le gustaría encontrarlo? ¿Qué términos considera relevantes?
¿Quién puede acceder a la información y de qué forma?
¿Necesita un proceso de flujo de trabajo?

¿Cuál es el objetivo de las preguntas anteriores?

Identificar en una tabla todos los tipos distintos de información que tiene (facturas, presupuestos, documentos legales, etc.).
Identificar el formato de los documentos (PDF, DOC, etc.)
Identificar la información no digitalizada que debería procesarse (escaneada). El proceso de digitalización puede ser un proceso básico.
Identificar, para cada tipo de información (tipo de documento), qué información es relevante (metadatos). Por ejemplo, las facturas suelen tener número de factura, rango de fechas, cliente, entre otros. Los metadatos ayudarán a los usuarios a recuperar la información de forma rápida y eficiente.
Identificar la seguridad que debe aplicarse a cada tipo de documento. Quién puede leer, escribir o eliminar información. Además, sus necesidades de seguridad le ayudarán a establecer el nivel de registro de la aplicación que necesita. OpenKM le proporciona una auditoría completa de cualquier acción del usuario que puede configurarse de forma más o menos restrictiva.
Identificar los flujos de trabajo y las personas implicadas en ellos.

¿Cuáles son los objetivos que busca con la implantación de la aplicación? Normalmente pueden ser:

Poner cierto orden en mi organización. La aplicación “obliga” a los usuarios a trabajar de una determinada manera, lo que beneficia a su empresa porque le ayuda a “establecer reglas” que todos los usuarios deben seguir.
Consolidar el capital intelectual. Al consolidar todo el conocimiento de su empresa en un único punto, tiene todo el conocimiento de la empresa disponible para compartirlo entre todos sus usuarios y establecer reglas sobre él.
Ayudar a cumplir la normativa legal.

Buenas prácticas

Considere OpenKM como un proyecto que afecta a todos sus departamentos y, normalmente, a sus clientes.
Elija a los líderes.
Realice una implantación gradual del proyecto. Puede empezar por algún departamento o grupo de usuarios, o por algún proceso de lógica de negocio. Piense en la implantación como un virus en su empresa. Un buen líder debería demostrar los beneficios de lo nuevo y mostrárselos al resto de los usuarios. Los usuarios suelen recibir cualquier novedad en la empresa como algo negativo; si perciben que la aplicación les ayuda en su trabajo (búsqueda eficiente, ahorro de tiempo y resolución de problemas reales, etc.), serán los primeros interesados en utilizarla. Uno de los principales objetivos de OpenKM es una interfaz intuitiva que ayude en este proceso (después de dos semanas, el usuario se siente cómodo utilizando la aplicación).
Piense en algo sencillo; la mejor solución suele ser encontrar la forma más fácil de resolver los problemas.
Escuche a sus usuarios e intente implicarlos en el proyecto.
Revise periódicamente su plan, intente refinarlo e identificar posibles problemas.