Configurar la caducidad de documentos

La caducidad de documentos es un sistema de alertas de notificación que puede utilizarse para avisar a los usuarios de documentos próximos a caducar y de documentos caducados.

Configuración

Descargue los archivos de caducidad document_expiration_6.4.zip.

Registrar los parámetros

Ejecute el SQL desde Administration > Tools > Database query.

-- NOTIFICATION PARAMETERS
DELETE FROM OKM_CONFIG WHERE CFG_KEY LIKE '%expiration.%';
INSERT INTO OKM_CONFIG (CFG_KEY, CFG_TYPE, CFG_VALUE) VALUES ('expiration.date.pattern','string','dd-MM-yyyy HH:mm:ss');
INSERT INTO OKM_CONFIG (CFG_KEY, CFG_TYPE, CFG_VALUE) VALUES ('expiration.expiration.alert.days','string','15');
INSERT INTO OKM_CONFIG (CFG_KEY, CFG_TYPE, CFG_VALUE) VALUES ('expiration.notification.subject','string','New uploaded document with expiration');
INSERT INTO OKM_CONFIG (CFG_KEY, CFG_TYPE, CFG_VALUE) VALUES ('expiration.notification.template','text','New document uploaded<br/>${docUrl}<br/>Expiration date:${date}<br/>');
INSERT INTO OKM_CONFIG (CFG_KEY, CFG_TYPE, CFG_VALUE) VALUES ('expiration.alert.subject','string','Alert documents will expire');
INSERT INTO OKM_CONFIG (CFG_KEY, CFG_TYPE, CFG_VALUE) VALUES ('expiration.alert.template','text','Document ${docUrl} will expire at ${date}<br/>');
INSERT INTO OKM_CONFIG (CFG_KEY, CFG_TYPE, CFG_VALUE) VALUES ('expiration.expired.subject','string','Documents expired');
INSERT INTO OKM_CONFIG (CFG_KEY, CFG_TYPE, CFG_VALUE) VALUES ('expiration.expired.template','text','Document ${docUrl} expired at ${date}<br/>');

-- MYSQL DATABASE METADATA GROUP
DELETE FROM OKM_DB_METADATA_TYPE WHERE DMT_TABLE='group';
INSERT INTO OKM_DB_METADATA_TYPE (DMT_TABLE, DMT_REAL_COLUMN, DMT_TYPE, DMT_VIRTUAL_COLUMN) VALUES ('group', 'col00', 'text', 'gru_name');
INSERT INTO OKM_DB_METADATA_TYPE (DMT_TABLE, DMT_REAL_COLUMN, DMT_TYPE, DMT_VIRTUAL_COLUMN) VALUES ('group', 'col01', 'text', 'gru_user');

Configurar los parámetros

Campo / Propiedad	Tipo	Descripción
expiration.date.pattern	String	Establece el patrón de fecha. dd-MM-yyyy HH:mm:ss
expiration.notification.subject	String	Asunto del correo. New uploaded document with expiration
expiration.notification.template	String	Cuerpo del correo. New document uploaded ${docUrl} Expiration date:${date}
expiration.expiration.alert.days	Integer	Establece el número de días antes de la caducidad en que se enviará el mensaje de alerta de caducidad. 15 La caducidad de documentos por defecto establece un valor único para todos los documentos. Esta es la lógica por defecto, pero puede implementarse la suya propia.
expiration.alert.subject	String	Asunto del correo. Alert documents will expire
expiration.alert.template	String	Cuerpo del correo. Document ${docUrl} will expire at ${date}

Registrar el grupo de metadatos

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<!DOCTYPE property-groups PUBLIC "-//OpenKM//DTD Property Groups 2.1//EN"
    "http://www.openkm.com/dtd/property-groups-2.1.dtd">
<property-groups>
  <property-group label="Expiration" name="okg:expiration">
    <input label="Expiration date" name="okp:expiration.date" type="date">
      <validator type="req"/>
    </input>
    <select label="State" name="okp:expiration.state" type="simple">
      <option label="Notify" value="notify" selected="true"/>
      <option label="Valid" value="valid"/>
      <option label="Expired" value="expired"/>
      <validator type="req"/>
    </select>
    <select label="Notify" name="okp:expiration.group.notify" type="multiple" table="group"
            optionsQuery="select $gru_name, $gru_name from DatabaseMetadataValue dmv where dmv.table='group' group by $gru_name">
      <validator type="req"/>
    </select>
    <select label="Notify expiration alert" name="okp:expiration.group.alert" type="multiple" table="group"
            optionsQuery="select $gru_name, $gru_name from DatabaseMetadataValue dmv where dmv.table='group' group by $gru_name">
      <validator type="req"/>
    </select>
    <select label="Notify expirated" name="okp:expiration.group.expired" type="multiple" table="group"
            optionsQuery="select $gru_name, $gru_name from DatabaseMetadataValue dmv where dmv.table='group' group by $gru_name">
      <validator type="req"/>
    </select>
  </property-group>
</property-groups>

Registrar la tarea de crontab

Tarea	Expresión	Descripción
InitialNotificationation.jar	**/1 * * ***	Después de añadir el grupo de metadatos al nodo, se envía el correo de “notificación inicial”. La tarea de crontab se ejecuta cada minuto buscando nuevos nodos con grupo de metadatos.
AlertExpirationNotificationation.jar	30 0 * * *	Envía diariamente un correo de alerta de los documentos que caducarán pronto.
ExpirationNotificationation.jar	0 0 * * *	Envía diariamente un correo de alerta de los documentos que caducan hoy. Esta tarea de crontab debe ejecutarse antes que la tarea AlertExpirationNotificationation.

Registrar los informes

Informe	Descripción
ValidDocuments.jrxml	Lista todos los documentos válidos.
ExpiredDocuments.jrxml	Lista todos los documentos caducados.
NextExpirationDocuments.jrxml	Lista los documentos que caducarán pronto.