Trabajar con la barra de menús

En la barra de menús superior, todas las funcionalidades disponibles están organizadas por tipo. Las opciones del menú están formadas por todos los menús desplegables con sus distintas opciones. Si una opción de un menú aparece en gris, significa que no está disponible

Las opciones de la barra de menús son:

File.
Edit.
Tools.
Bookmarks.
Templates.
Help.

File

Funcionalidad	Descripción	Masivo
Find folder	Busca una carpeta en el repositorio. La búsqueda solo puede ejecutarse en el contexto de la pila seleccionada.	No.
Find document	Busca un documento en el repositorio. La búsqueda solo puede ejecutarse en el contexto de la pila seleccionada.	No.
Find mail	Busca un correo en el repositorio. La búsqueda solo puede ejecutarse en el contexto de la pila seleccionada.	No.
Find record	Busca un expediente en el repositorio. La búsqueda solo puede ejecutarse en el contexto de la pila seleccionada.	No.
Find similar document	Busca documentos similares en el repositorio. La funcionalidad se basa en la heurística del motor de búsqueda, que a su vez se basa en el contenido del documento seleccionado. La búsqueda solo puede ejecutarse en el contexto de la pila seleccionada. Esta funcionalidad solo está habilitada cuando hay un documento seleccionado en la vista Browser .	No.
Create folder	Crea una nueva carpeta en el nodo seleccionado del panel del navegador.	No.
Add document	Sube un nuevo documento al nodo seleccionado del panel del navegador. Cuando está marcada la opción “Import documents from ZIP”, se importa el contenido de un archivo ZIP respetando la jerarquía del árbol de carpetas. Si tiene problemas con la codificación de los nombres de archivo, consulte Configuración del cliente. También puede subir archivos de tipo MIME RAR o JAR. Cuando está marcada la opción “Notify to users”, puede enviar una notificación por correo a otros usuarios de la aplicación. Opcionalmente, según la configuración de Administration > Perfiles o de Administration > Automatización, se muestra un asistente. El asistente puede pedirle que establezca grupos de metadatos, categorías o palabras clave.	No.
Add record	Crea un nuevo expediente en el nodo seleccionado del panel del navegador.	No.
Download document	Descarga el documento seleccionado en el panel del navegador.	No.
Download document as PDF	Descarga el documento seleccionado en el panel del navegador en formato PDF. La funcionalidad está habilitada cuando es posible convertir el documento a formato PDF.	No.
Send link	Envía por correo una URL al documento seleccionado en el panel del navegador.	Sí.
Send document attachment	Envía por correo el documento seleccionado en el panel del navegador como adjunto.	Sí.
Generate download link	Genera un token de descarga del documento seleccionado en el panel del navegador y envía la URL. Para más información, consulte Tokens de descarga.	No.
Forward e-mail	Reenvía el correo seleccionado en el panel del navegador.	No.
Write mail	Escribe directamente un nuevo correo desde la interfaz de usuario.	No.
Create from template	Crea un nuevo documento a partir de uno existente en el espacio de plantillas.	No.
Export to ZIP	Descarga los nodos seleccionados comprimidos en un archivo ZIP. Si tiene problemas con la codificación de los nombres de archivo, consulte Configuración del cliente.	Sí.
Start workflow	Inicia un flujo de trabajo en el nodo seleccionado del panel del navegador. Puede iniciar un flujo de trabajo en cualquier tipo de nodo (documento, carpeta, correo o expediente). Opcionalmente, algunos flujos de trabajo requieren que rellene un formulario como parte del inicio. Los flujos de trabajo disponibles se establecen en Administration > Perfiles.	No.
Refresh	Actualiza la interfaz de usuario.	No.
File uploader	Funcionalidad de carga masiva. Esta funcionalidad requiere tener Java habilitado en su navegador. Más información en Bulk Uploader. Si utiliza una versión reciente de Goggle Chrome, tenga en cuenta que los applets de Java no funcionarán. Consulte Configuración del navegador para más información.	No.
Restore	Restaura el nodo seleccionado desde la papelera.	No.
Purge	Elimina definitivamente el nodo seleccionado de la papelera.	No.
Purge trash	Vacía la papelera del usuario.	No.
Exit	Sale de la aplicación. Los usuarios deben salir siempre de la aplicación con esta opción de menú y no limitarse a cerrar el navegador web. De todos modos, pasados 30 minutos, la sesión web del usuario en el servidor se terminará automáticamente.	No.

Edit

Funcionalidad	Descripción	Masivo
Lock	Bloquea el documento seleccionado en un panel del navegador.	Sí.
Unlock	Desbloquea el documento seleccionado en un panel del navegador. Solo el usuario que bloqueó el documento o un usuario con credenciales de administración (desbloqueo forzado) puede desbloquear el nodo.	Sí.
Edit	Edita un documento (check-out).	Sí.
Update	Sube una nueva versión del documento (check-in). Al subir una nueva versión de un documento, puede notificar a los usuarios los cambios en el documento. La aplicación envía la notificación por correo.	No.
Cancel edit	Cancela la edición de un documento. Solo el usuario que editó el documento o un usuario con credenciales de administración (cancelación forzada de la edición) puede cancelar la edición del nodo.	Sí.
Delete	Elimina el nodo seleccionado. Cuando se ha eliminado un nodo, puede restaurarlo desde la papelera. Cada usuario tiene su propia papelera.	Sí.
Copy	Copia el nodo seleccionado.	Sí.
Move	Mueve el nodo seleccionado.	Sí.
Rename	Renombra el nodo seleccionado. Puede cancelar el cambio de nombre con la tecla ESC.	No.
Add note	Añade una nota al nodo seleccionado.	Sí.
Add category	Añade una categoría al nodo seleccionado. Las categorías son un espacio de taxonomía virtual que ayuda a navegar por los nodos de la taxonomía a través de otros conceptos	Sí.
Add keyword	Añade una palabra clave al nodo seleccionado. Cuando el tesauro está habilitado, puede elegir términos de él (SKOS).	Sí.
Merge PDF	Combina dos o más archivos PDF. El resultado del proceso es un nuevo documento PDF. Debe elegir dos o más archivos PDF para combinar. Puede cambiar el orden de procesamiento de los documentos PDF. Puede establecer el nombre del nuevo documento PDF resultante de combinar los archivos PDF seleccionados.	No.
Add metadata group	Añade un grupo de metadatos al nodo seleccionado.	Sí.
Update metadata group	Actualiza los valores de los campos de un grupo de metadatos del nodo seleccionado.	Sí.
Remove metadata group	Elimina el grupo de metadatos del nodo seleccionado.	Sí.
Add subscription	Se suscribe al nodo seleccionado. Puede suscribirse a cualquier tipo de nodo (documento, carpeta, correo o expediente). Si está suscrito a un nodo de tipo carpeta o expediente, recibirá una notificación por correo con cualquier cambio en ese nodo y en su jerarquía de hijos. El usuario recibirá notificaciones según la definición de eventos de su propio perfil (solo recibirá notificaciones de los eventos habilitados en su propio perfil). Más información sobre cómo configurar los eventos de notificación en Perfiles.	No.
Remove subscription	Cancela la suscripción al nodo seleccionado.	No.

La edición de documentos se basa en el modelo “check-out / check-in”.

“Check-out” y “check-in” son términos habituales en muchos sistemas de gestión documental, incluido OpenKM. Su finalidad es evitar conflictos en un entorno en el que varias personas podrían querer editar el mismo contenido (en OpenKM, un documento) al mismo tiempo.

El término “check-out” describe el proceso de obtener una versión de un documento. Al hacer check-out de un documento, un usuario puede impedir que otros editen ese contenido.

El término “check-in” describe el proceso de actualizar un documento para sustituir la versión anterior. Al hacer check-in del elemento, el usuario permite que otros editen el documento, sin tener que preocuparse por sobrescribir los cambios realizados por otros.

Cuando un documento tiene check-out para un usuario, ese usuario puede trabajar en él y los demás no. Los demás usuarios deben esperar a que el usuario haga check-in del documento antes de poder editarlo. Mientras el documento está en check-out, los demás usuarios normalmente solo pueden ver la última versión con check-in; no pueden ver los cambios que el usuario actual ha realizado en el documento mientras ha estado en check-out.

Tools

Funcionalidad	Descripción	Masivo
Languages	Cambia el idioma de la interfaz de usuario.	No.
Skin	Cambia el aspecto (skin) de la interfaz de usuario.	No.
Debug console	Muestra la consola del frontend.	No.
Show administration	Muestra la pestaña de administración en una pestaña del navegador independiente. Esta opción solo está disponible para usuarios Administradores.	No.
User configuration	Muestra la configuración del usuario. Puede cambiar su contraseña y su dirección de correo.	No.
OCR data capture	Aplica el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en el nodo seleccionado. Los datos capturados se almacenan en un grupo de metadatos. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada una plantilla OCR. Para más información, consulte Administration > Plantillas OCR.	No.
OMR	Aplica el reconocimiento óptico de marcas (OMR) en el nodo seleccionado. Los datos capturados se almacenan en un grupo de metadatos. Esta opción solo está disponible si tiene habilitada alguna plantilla OMR. Para más información, consulte Administration > Plantillas OMR .	No.
Web page import	Captura una página web y la importa como archivo PDF. Esta opción solo está disponible si ha configurado el parámetro “system.html2pdf”. Más información en Parámetros de vista previa.	No.
Convert	Transforma el documento seleccionado a otro formato. Opciones disponibles: - Cuando la casilla Save está marcada, se crea un nuevo documento en el repositorio. - Cuando la casilla Download está marcada, el documento convertido se descarga automáticamente.	Sí.
DXF preview	Cuando está habilitada la funcionalidad de la extensión de autocad, previsualiza los archivos de autocad como DXF. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Autocad preview.	No.
PDF preview	Cuando está habilitada la funcionalidad de la extensión de autocad, previsualiza los archivos de autocad como PDF. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Autocad preview.	No.
Add new document encrypted	Sube un nuevo documento y lo cifra. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Cryptography.	No.
Encrypt document	Cifra el documento seleccionado en el repositorio. Cuando se cifra un documento, se elimina todo el historial de versiones anteriores (porque el historial de versiones anteriores no está cifrado). Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Cryptography.	No.
Edit encrypted document	Edita un documento cifrado. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Cryptography.	No.
Update encrypted document	Sube una nueva versión de un documento cifrado. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Cryptography.	No.
Download decrypted document	Descarga la versión descifrada del documento cifrado seleccionado. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Cryptography.	No.
Decrypt document	Descifra el documento seleccionado en el repositorio. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Cryptography.	No.
Send new message	Envía un nuevo mensaje interno a través de la mensajería interna de OpenKM. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Messaging.	No.
Sign document	Aplica la firma digital al documento seleccionado. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Digital signature.	No.
Export to Dropbox	Exporta el nodo seleccionado a Dropbox. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Dropbox.	Sí.
Import from Dropbox	Importa datos de Dropbox a la carpeta seleccionada del navegador. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Dropbox.	No.
Export to Google Drive	Exporta el nodo seleccionado a Goggle Drive. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Goggle Drive.	Sí.
Import from Google Drive	Importa datos de Goggle Drive a la carpeta seleccionada del navegador. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Goggle Drive.	Sí.
Create new document	Crea un nuevo documento y empieza a editarlo con la vista de integración de Goggle Drive. La integración con Goggle Drive permite la edición colaborativa con varios usuarios editando al mismo tiempo. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Goggle Drive.	No.
Edit	Edita el documento seleccionado con la vista de integración de Goggle Drive. La integración con Goggle Drive permite la edición colaborativa con varios usuarios editando al mismo tiempo. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Goggle Drive.	No.
HTML Editor	Puede habilitar o deshabilitar el editor HTML integrado. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad HTML Editor 4.	No.
Live Editor	Puede habilitar o deshabilitar la funcionalidad Live Edit. Cuando está habilitada, edita el documento seleccionado en su aplicación nativa (por ejemplo, MS Office, OppenOffice o LibreOffice). Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Live Edit. Esta funcionalidad requiere tener Java habilitado en su navegador. Más información en Live Edit. Si utiliza una versión reciente de Goggle Chrome, tenga en cuenta que los applets de Java no funcionarán. Consulte Configuración del navegador para más información.	No.
Manage contacts	Puede añadir o editar contactos existentes. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Contact.
Zoho edit	Puede editar el documento con el editor Zoho integrado. Los documentos permitidos son: - Ms Office (doc, xls) - OpenOffice y LibreOffice (odt, ods) - Archivos de texto. - Archivos CSV. - Archivos HTML. - Archivos RTF. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Zoho.	No.

Bookmark

Funcionalidad	Descripción	Masivo
Home	Va al nodo de inicio.	No.
Set default home	Cambia el nodo de inicio por defecto por el nodo seleccionado. Cuando el usuario inicia sesión, la aplicación abre en la vista de escritorio el nodo de inicio del usuario. Por defecto, el nodo de inicio es “/okm:root”. Puede seleccionar nodos en los paneles de navegación y del navegador desde el escritorio. Más información en Trabajar con el escritorio.	No.
Add Bookmark	Marca como favorito el nodo seleccionado. Puede seleccionar nodos en los paneles de navegación y del navegador desde el escritorio. Más información en Trabajar con el escritorio.	No.
Edit Bookmark	Muestra el gestor de favoritos	No.

Templates

El menú Templates construye dinámicamente una jerarquía de menús a partir de los nodos de “/okm:templates”. Al hacer clic en cualquier opción de menú de las plantillas, se inicia automáticamente el proceso de creación de un nuevo nodo (normalmente un nuevo documento basado en un documento de plantilla).

Help

Funcionalidad	Descripción	Masivo
Documentation	Abre una nueva pestaña del navegador con la URL de la documentación oficial de openkm.	No.
Support request	Abre una nueva pestaña del navegador con la URL oficial de soporte de la comunidad.	No.
Public forum	Abre una nueva pestaña del navegador con la URL oficial del foro público.	No.
Version notes	Abre una nueva pestaña del navegador con la URL del registro de cambios de la aplicación	No.
OpenKM	Abre una nueva pestaña del navegador con la URL del sitio web oficial de OpenKM.	No.
About OpenKM	Muestra una ventana emergente con información de la aplicación.	No.