Trabajar con el escritorio

Casi toda la actividad del usuario se realiza aquí. Los usuarios pueden trabajar directamente con carpetas, documentos, correos o registros.

El escritorio se distribuye en tres secciones:

Panel de Navigation en el lado izquierdo.
Panel de Browser en la parte superior central.
Panel de Properties en la parte inferior central.

Navegación

La navegación del lado izquierdo es un panel de pilas (stack). Cada pila contiene una estructura de árbol (jerarquía de carpetas y registros) desde la raíz que permite acceder fácilmente a documentos y correos.

El panel de navegación se divide en varias pilas:

Taxonomy.
Categories.
Metadata.
Thesaurus.
Templates.
My documents.
E-mail.
Trash.

Cada pila contiene un árbol (jerarquía de carpetas y registros) que ayuda a organizar los nodos dentro del repositorio y a que el usuario localice los datos de forma rápida y eficiente.

La pila taxonomy es el espacio de trabajo colaborativo, es decir, el espacio donde varios usuarios modifican y comparten los datos de la empresa.

La pila categories es un espacio de taxonomía virtual que ayuda a navegar por los nodos de la taxonomía según otros conceptos.

La pila metadata es un espacio de taxonomía virtual que ayuda a navegar por los nodos de la taxonomía según los valores de los campos de metadatos.

La pila thesaurus es un espacio de taxonomía virtual que ayuda a navegar por los nodos de la taxonomía según conceptos SKOS.

La pila templates es el espacio donde establecer plantillas para toda la empresa. Es decir, es el espacio donde se guardan las plantillas de la empresa para que varios usuarios las utilicen al crear nuevos documentos de la empresa.

La pila My documents es un espacio privado para cada usuario, es decir, solo un usuario puede acceder a esta sección, y es el lugar por defecto donde se almacenan los datos personales.

La pila E-mail es un espacio privado para cada usuario, es decir, solo un usuario puede acceder a sus datos en esta sección, y es el lugar por defecto donde se almacenan los correos del usuario.

La pila Trash es un espacio privado para cada usuario, es decir, solo un usuario puede acceder a esta sección. Cuando un usuario elimina un nodo, este va automáticamente a su propia papelera. Cuando un usuario vacía su propia papelera, el documento se elimina definitivamente de la aplicación.

El nodo seleccionado en el panel de navegación determina el contenido que se muestra en el panel del navegador. Todos los nodos que se muestran en el panel del navegador tienen el mismo padre (el nodo seleccionado en el árbol).

Cuando hace clic derecho con el botón del ratón sobre un nodo del árbol, se muestra un menú contextual. Las opciones disponibles en el menú contextual dependen de la pila seleccionada.

Navegador

El panel del navegador, en la parte superior central, muestra una tabla de nodos (documentos, carpetas, correos y registros) que se encuentran en el nodo seleccionado del panel de navegación.

En la parte superior del panel del navegador hay una ruta que indica la ubicación actual en el panel de navegación (por ejemplo “/okm:root/”). Debajo hay una lista de los nodos relacionados con el nodo seleccionado en el panel de navegación.

Por defecto, la tabla del navegador muestra las columnas:

Status (los iconos muestran el estado del nodo; por ejemplo, si el nodo está bloqueado se muestra el icono de candado ).
Checkbox (para aplicar acciones sobre varios nodos al mismo tiempo).
Icon (indica el tipo de nodo).
Name (nombre del nodo).
Title.
Language (solo para documentos).
Size.
Update date.
Author.
Version (solo para documentos).

Cuando hace clic derecho con el botón del ratón sobre un nodo, se muestra un menú contextual. Tendrá opciones de menú distintas según la combinación del tipo de nodo seleccionado y la pila visible.

Las opciones de menú disponibles cuando la pila Taxonomy, My documents está visible son:

Download.
Edit.
Update.
Cancel edit.
Lock.
Unlock.
Delete.
Rename.
Move.
Copy.
Convert.
Add note.
Add category.
Add keyword.
Add metadata group.
Update metadata group.
Merge PDF.
Add bookmark.
Set default home.
Export to ZIP.
OCR data capture.
OMR data capture.
Send link.
Send document attachment.
Forward e-mail.

Las opciones de menú disponibles cuando la pila Categories, Metadata y Thesaurus está visible son:

Download.
Edit.
Update.
Cancel edit.
Lock.
Unlock.
Delete.
Rename.
Add note.
Add category.
Add keyword.
Add metadata group.
Update metadata group.
Go to (document, folder, mail, record). Abre la ubicación del nodo en la vista de taxonomía.
Send link.
Send document attachment.
Forward e-mail.

Las opciones de menú disponibles cuando la pila Templates está visible son:

Download.
Edit.
Update.
Cancel edit.
Lock.
Unlock.
Delete.
Rename.
Move.
Copy.
Convert.
Add note.
Add category.
Add keyword.
Add metadata group.
Update metadata group.
Merge PDF.
Export to ZIP.
Create from template.
Add bookmark.
Send link.
Send document attachment.
Forward e-mail.

Las opciones de menú disponibles cuando la pila E-mail está visible son:

Delete.
Rename.
Move.
Copy.
Convert.
Add note.
Add category.
Add keyword.
Add metadata group.
Update metadata group.
Merge PDF.
OCR data capture.
OMR data capture.
Send link.
Send document attachment.
Forward e-mail.

Las opciones de menú disponibles cuando la pila Trash está visible son:

Restore.
Purge.

El checkbox le ayuda a seleccionar varios nodos al mismo tiempo y aplicar una acción a todos.

El icono Massive muestra un menú contextual para realizar acciones rápidas:

Funcionalidad	Descripción
Select all	Selecciona todos los nodos.
Select all folders	Selecciona todos los nodos de tipo carpeta.
Select all document	Selecciona todos los nodos de tipo documento.
Select all mails	Selecciona todos los nodos de tipo correo.
Select all records	Selecciona todos los nodos de tipo registro.
Remove selection	Deselecciona todos los nodos.

Paginación

Cuando la funcionalidad de paginación está habilitada, se muestra una barra de herramientas adicional:

Funcionalidad	Descripción
Show / hide folders	Muestra u oculta los nodos de tipo carpeta en el panel del navegador.
Show / hide documents	Muestra u oculta los nodos de tipo documento en el panel del navegador.
Show / hide mails	Muestra u oculta los nodos de tipo correo en el panel del navegador.
Show / hide records	Muestra u oculta los nodos de tipo registro en el panel del navegador.
Filter	Filtra los nodos.
Checkbox Paginate	Habilita o deshabilita la funcionalidad de paginación.
Selector Limit	Establece el límite de nodos que se muestran al mismo tiempo.
Go to the beginning	Va al principio de la lista.
Go to previous	Va a la lista anterior.
Go to next	Va a la lista siguiente.
Go to the end	Va al final de la lista.
Selector Order	Establece la columna por la que se ordena.
Checkbox Reverse	Invierte el orden.

Funcionalidades del ratón

Doble clic sobre un nodo de tipo carpeta para abrir la carpeta.
Doble clic sobre un nodo de tipo documento para descargar el documento.
Clic derecho sobre un nodo mostrará un menú contextual.
Arrastrar y soltar. Puede arrastrar y soltar nodos manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón y moviéndolos hasta el nodo de destino en el panel de navegación.

Propiedades

El panel de propiedades, en la parte inferior central, muestra un conjunto de pestañas que contienen las propiedades agrupadas o funcionalidades, como la vista previa, asociadas al nodo seleccionado. El nodo seleccionado puede ser un nodo del navegador de árbol o un nodo de la tabla del navegador.

Pestañas en nodos de tipo documento

Pestaña	Descripción
Properties	Muestra las propiedades del documento seleccionado. Desde esta vista puede: - Establecer las palabras clave del documento. - Cambiar el título del documento. - Establecer relaciones entre el documento y las categorías. Desde esta pestaña se muestra una lista con los usuarios suscritos al nodo. Para compartir rápidamente un nodo, hay dos iconos especiales llamados URL y WebDAV; al hacer clic en ellos, se copia en el portapapeles una URL de navegador o de WebDAV.
Notes	Muestra una lista de notas relacionadas con el documento. Desde esta vista puede añadir, editar o eliminar sus propias notas. Los administradores pueden gestionar las notas de otros usuarios.
History	Muestra una lista con las versiones del documento. Desde esta vista puede: - Restaurar una versión anterior del documento. - Previsualizar cualquier versión del documento en el panel derecho. - Comparar dos versiones del documento en el panel de vista previa. - Compactar el historial. La acción de compactar el historial eliminará todas las versiones del documento excepto la activa. Esta acción congela el tamaño del repositorio, pero debe tenerse en cuenta que no se puede revertir.
Security	Muestra los permisos de seguridad del documento. Desde esta vista puede cambiar los permisos de seguridad. - Haga clic en el botón Update para cambiar los permisos de seguridad. Cuando la casilla “Recursive permission changes” está marcada, los cambios se aplicarán de forma recursiva. También puede interesarle leer: - Configuración de seguridad. - Parámetros de configuración de seguridad. - La opción “Advanced filter” en Pestaña General del perfil.
Preview	Muestra una previsualización del documento.
Relations	Muestra las relaciones del documento con otros nodos (documentos, carpetas, correos o registros). Desde esta vista puede gestionar las relaciones del documento, añadiendo o eliminando relaciones. Para establecer una nueva relación: - Primero debe seleccionar el tipo de la lista de tipos de relación. - Después elija una de las relaciones definidas. - Seleccione un nodo en el repositorio; se muestran cuatro iconos de búsqueda: documento, carpeta, correo o registro. Hay tres tipos de relaciones: - Bidirectional - Parent-child - Many-to-many Más información en Tipos de relación.
Contacts	Muestra los contactos asociados al documento. Desde esta vista puede: - Asociar contactos existentes al documento. - Añadir un nuevo contacto y asociarlo al documento. - Eliminar la asociación entre el contacto y el documento. - Editar un contacto asociado al documento. - Ver los detalles del contacto. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Contacts.
Activity log	Esta vista realiza una auditoría completa del documento. Desde esta vista puede filtrar por acciones concretas. Cuando la casilla llamada View no está marcada, las acciones más habituales, como GET_CHILDREN_DOCUMENTS, se filtran automáticamente. La razón por la que se filtran las acciones más habituales cuando la casilla View no está marcada es que estos eventos suelen generar una lista muy larga de acciones y a menudo no son relevantes desde el punto de vista de la auditoría. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Activity log.
Forum	Muestra un foro asociado al documento. Desde esta vista puede: - Añadir un nuevo tema. - Publicar una respuesta al tema. - Citar una respuesta del tema. - Editar una respuesta del tema. - Eliminar un tema. Para eliminar o editar una publicación del tema debe ser el propietario o tener permisos de administrador. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Forum.
Wiki	Muestra una wiki asociada al documento. Desde esta vista puede: - Crear una wiki. - Actualizar una wiki. - Mostrar el historial de versiones de la wiki. - Restaurar una versión de la wiki. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Wiki.
Workflow	Muestra los workflows asociados al documento. Desde esta vista puede: - Mostrar el detalle de las variables del workflow. - Mostrar un gráfico donde se marca el nodo actual. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Workflow.
Text extracted	Muestra el texto extraído del documento. Solo verá el texto cuando el documento haya sido procesado por el worker de extracción de texto. Para más información: Administration > Estadísticas. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Text extracted.

Pestañas en nodos de tipo carpeta

Pestaña	Descripción
Properties	Muestra las propiedades de la carpeta seleccionada. Desde esta vista puede: - Cambiar el estilo de la carpeta. - Establecer las palabras clave de la carpeta. - Cambiar el título de la carpeta. - Establecer relaciones entre la carpeta y las categorías. Esta pestaña muestra una lista con los usuarios suscritos al nodo. Para compartir rápidamente un nodo, hay dos iconos especiales llamados URL y WebDAV; al hacer clic en ellos, se copia en el portapapeles una URL de navegador o de WebDAV. Más información: Estilo de carpeta.
Notes	Muestra una lista de notas relacionadas con la carpeta. Desde esta vista puede añadir, editar o eliminar sus propias notas. Los administradores pueden gestionar las notas de otros usuarios.
Security	Muestra los permisos de seguridad de la carpeta. Desde esta vista puede cambiar los permisos de seguridad. - Haga clic en el botón Update para cambiar los permisos de seguridad. Cuando la casilla “Recursive permission changes” está marcada, los cambios se aplicarán de forma recursiva. Puede interesarle leer: - Configuración de seguridad. - Parámetros de configuración de seguridad. - La opción “Advanced filter” en Pestaña General del perfil.
Relations	Muestra las relaciones de la carpeta con otros nodos (documentos, carpetas, correos o registros). Desde esta vista puede gestionar las relaciones de la carpeta, añadiendo o eliminando relaciones. Para establecer una nueva relación: - Primero debe seleccionar el tipo de la lista de tipos de relación. - Después elija una de las relaciones definidas. - Seleccione un nodo en el repositorio; se muestran cuatro iconos de búsqueda: documento, carpeta, correo o registro. Hay tres tipos de relaciones: - Bidirectional - Parent-child - Many-to-many Más información en: Tipos de relación.
Contacts	Muestra los contactos asociados a la carpeta. Desde esta vista puede: - Asociar contactos existentes a la carpeta. - Añadir nuevos contactos y asociarlos a la carpeta. - Eliminar la asociación entre el contacto y la carpeta. - Editar un contacto asociado a la carpeta. - Ver los detalles del contacto. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Goggle contacts.
Activity log	Esta vista realiza una auditoría completa de la carpeta. Desde esta vista puede filtrar por acciones concretas. Cuando la casilla llamada View no está marcada, las acciones más habituales, como GET_CHILDREN_DOCUMENTS, se filtran automáticamente. La razón por la que se filtran las acciones más habituales cuando la casilla View no está marcada es que estos eventos suelen generar una lista muy larga de acciones y a menudo no son muy relevantes desde el punto de vista de la auditoría. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Activity log.
Forum	Muestra un foro asociado a la carpeta. Desde esta vista puede: - Añadir un nuevo tema. - Publicar una respuesta al tema. - Citar una respuesta del tema. - Editar una respuesta del tema. - Eliminar un tema. Para eliminar o editar una publicación del tema debe ser el propietario o tener permisos de administrador. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Forum.
Wiki	Muestra una wiki asociada a la carpeta. Desde esta vista puede: - Crear una wiki. - Actualizar una wiki. - Mostrar el historial de versiones de la wiki. - Restaurar una versión de la wiki. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Wiki.
Workflow	Muestra los workflows asociados a la carpeta. Desde esta vista puede: - Mostrar el detalle de las variables del workflow. - Mostrar un gráfico donde se marca el nodo actual. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Workflow.

Pestañas en nodos de tipo correo

Pestaña	Descripción
Properties	Muestra las propiedades del correo seleccionado. Desde esta vista puede: - Establecer las palabras clave del correo. - Cambiar el título del correo. - Establecer relaciones entre el correo y las categorías. Esta pestaña muestra una lista con los usuarios suscritos al nodo. Para compartir rápidamente un nodo, hay dos iconos especiales llamados URL y WebDAV; al hacer clic en ellos, se copia en el portapapeles una URL de navegador o de WebDAV.
Notes	Muestra una lista de notas relacionadas con el correo. Desde esta vista puede añadir, editar o eliminar sus propias notas. Los administradores pueden gestionar las notas de otros usuarios.
Security	Muestra los permisos de seguridad del correo. Desde esta vista puede cambiar los permisos de seguridad. - Haga clic en el botón Update para cambiar los permisos de seguridad. Cuando la casilla “Recursive permission changes” está marcada, los cambios se aplicarán de forma recursiva. Puede interesarle leer: - Configuración de seguridad. - Parámetros de configuración de seguridad. - La opción “Advanced filter” en Pestaña General del perfil.
Preview	Muestra una previsualización del correo. Desde esta vista también puede descargar los archivos adjuntos del correo o copiarlos a una carpeta de destino.
Relations	Muestra las relaciones del correo con otros nodos (documentos, carpetas, correos o registros). Desde esta vista puede gestionar las relaciones del documento, añadiendo o eliminando relaciones. Para establecer una nueva relación: - Primero debe seleccionar el tipo de la lista de tipos de relación. - Después elija una de las relaciones definidas. - Seleccione un nodo en el repositorio; para ello se muestran cuatro iconos de búsqueda de un documento, carpeta, correo o registro. Hay tres tipos de relaciones: - Bidirectional - Parent-child - Many-to-many Más información en: Tipos de relación.
Contacts	Muestra los contactos asociados al correo. Desde esta vista puede: - Asociar contactos existentes al correo. - Añadir un nuevo contacto y asociarlo al correo. - Eliminar la asociación entre el contacto y el correo. - Editar un contacto asociado al correo. - Ver los detalles del contacto. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Goggle contacts.
Activity log	Esta vista realiza una auditoría completa del correo. Desde esta vista puede filtrar por acciones concretas. Cuando la casilla llamada View no está marcada, las acciones más habituales, como GET_CHILDREN_DOCUMENTS, se filtran automáticamente. La razón por la que se filtran las acciones más habituales cuando la casilla View no está marcada es que estos eventos suelen generar una lista muy larga de acciones y a menudo no son relevantes desde el punto de vista de la auditoría. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Activity log.
Forum	Muestra un foro asociado al correo. Desde esta vista puede: - Añadir un nuevo tema. - Publicar una respuesta al tema. - Citar una respuesta del tema. - Editar una respuesta del tema. - Eliminar un tema. Para eliminar o editar una publicación del tema debe ser el propietario o tener permisos de administrador. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Forum.
Wiki	Muestra una wiki asociada al correo. Desde esta vista puede: - Crear una wiki. - Actualizar una wiki. - Mostrar el historial de versiones de la wiki. - Restaurar una versión de la wiki. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Wiki.
Workflow	Muestra los workflows asociados al correo. Desde esta vista puede: - Mostrar el detalle de las variables del workflow. - Mostrar un gráfico donde se marca el nodo actual. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Workflow.

Pestañas en nodos de tipo registro

Pestaña	Descripción
Properties	Muestra las propiedades del registro seleccionado. Desde esta vista puede: - Establecer las palabras clave del registro. - Cambiar el título del registro. - Establecer relaciones entre el correo y las categorías. Esta pestaña se muestra como una lista con los usuarios suscritos al nodo. Para compartir rápidamente un nodo, hay dos iconos especiales llamados URL y WebDAV; al hacer clic en ellos, se copia en el portapapeles una URL de navegador o de WebDAV.
Notes	Muestra una lista de notas relacionadas con el registro. Desde esta vista puede añadir, editar o eliminar sus propias notas. Los administradores pueden gestionar las notas de otros usuarios.
Security	Muestra los permisos de seguridad del registro. Desde esta vista puede cambiar los permisos de seguridad. - Haga clic en el botón Update para cambiar los permisos de seguridad. Cuando la casilla “Recursive permission changes” está marcada, los cambios se aplicarán de forma recursiva. Puede interesarle leer: - Configuración de seguridad. - Parámetros de configuración de seguridad. - La opción “Advanced filter” en Pestaña General del perfil.
Relations	Muestra las relaciones del registro con otros nodos (documentos, carpetas, correos o registros). Desde esta vista puede gestionar las relaciones del registro, añadiendo o eliminando relaciones. Para establecer una nueva relación: - Primero debe seleccionar el tipo de la lista de tipos de relación. - Después elija una de las relaciones definidas. - Seleccione un nodo en el repositorio; se muestran cuatro iconos de búsqueda documento, carpeta, correo o registro. Hay tres tipos de relaciones: - Bidirectional - Parent-child - Many-to-many Más información en: Tipos de relación.
Contacts	Muestra los contactos asociados al registro. Desde esta vista puede: - Asociar contactos existentes al registro. - Añadir un nuevo contacto y asociarlo al registro. - Eliminar la asociación entre el contacto y el registro. - Editar un contacto asociado al registro. - Ver los detalles del contacto. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Goggle contacts.
Activity log	Esta vista realiza una auditoría completa del registro. Desde esta vista puede filtrar por acciones concretas. Cuando la casilla llamada View no está marcada, las acciones más habituales, como GET_CHILDREN_DOCUMENTS, se filtran automáticamente. La razón por la que se filtran las acciones más habituales cuando la casilla View no está marcada es que estos eventos suelen generar una lista muy larga de acciones y a menudo no son relevantes desde el punto de vista de la auditoría. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Activity log.
Forum	Muestra un foro asociado al registro. Desde esta vista puede: - Añadir un nuevo tema. - Publicar una respuesta al tema. - Citar una respuesta del tema. - Editar una respuesta del tema. - Eliminar un tema. Para eliminar o editar una publicación del tema debe ser el propietario o tener permisos de administrador. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Forum.
Wiki	Muestra una wiki asociada al registro. Desde esta vista puede: - Crear una wiki. - Actualizar una wiki. - Mostrar el historial de versiones de la wiki. - Restaurar una versión de la wiki. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Wiki.
Workflow	Muestra los workflows asociados al registro. Desde esta vista puede: - Mostrar el detalle de las variables del workflow. - Mostrar un gráfico donde se marca el nodo actual. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la funcionalidad Workflow.

Atajos de teclado

Atajos disponibles:

Atajo	Descripción
F2	Renombrar un nodo.
CTRL+SHIFT+C	Copiar un nodo.
CTRL+SHIFT+X	Cortar un nodo.
CTRL+SHIFT+V	Pegar un nodo.
CTRL+D	Descargar.
CTRL+G	Mostrar la ventana emergente de pruebas de la interfaz.
CTRL+Z	Mostrar el registro de la interfaz.
CTRL+N	Crear carpeta.
F5	Actualizar la vista de escritorio.
INSERT	Añadir un nuevo documento.
ALT+B	Añadir un nodo a marcadores.
F1	Mostrar la ayuda.
CTRL+ALT+Q	Salir de la aplicación.
ALT+DELETE	Eliminar un nodo