Complemento de Microsoft Office (Add-in)

Puede crear, editar y guardar archivos almacenados en el repositorio de OpenKM directamente desde aplicaciones de Microsoft Office como Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point y Microsoft Outlook.

Con el complemento de OpenKM para Microsoft Outlook puede guardar correos en el repositorio de OpenKM desde el propio Microsoft Outlook.

Nota

La importación de correo crea una estructura de carpetas basada en la fecha de recepción del correo (estructura de carpetas año/mes/día) y, por defecto, importa en el nodo “/okm:mail/{userId}”.

Cuando un usuario edita un documento, este se guarda localmente en “%USER_LOCAL_DOCUMENT_FOLDER%/OpenKM”.

Al editar documentos de OpenKM, el usuario puede decidir subir los cambios o cancelar la edición. Tras ambas operaciones se elimina el archivo local para no generar confusión al usuario. Cuando sube un archivo nuevo, este no se elimina de su equipo.

En el archivo “%USER_LOCAL_DOCUMENT_FOLDER%/OpenKM/openkm.xml” se guardan los datos de conexión de OpenKM. La contraseña está cifrada.

En el archivo “%USER_LOCAL_DOCUMENT_FOLDER%/OpenKM/document.xml” se guarda la información del estado de edición de los documentos.

Hay un archivo de registro para cada aplicación en:

• “%USER_LOCAL_DOCUMENT_FOLDER%/OpenKM/WordAddin.log”.
• “%USER_LOCAL_DOCUMENT_FOLDER%/OpenKM/ExcelAddin.log”.
• “%USER_LOCAL_DOCUMENT_FOLDER%/OpenKM/PowerPointAddin.log”.
• “%USER_LOCAL_DOCUMENT_FOLDER%/OpenKM/OutlookAddin.log”.

Precaución

El complemento de Microsoft Office es compatible con las versiones de la 2000 a la 2013.

Configurar el complemento

• Haga clic en el icono de configuración de la barra de herramientas (opción de menú en Microsoft Outlook).
• Establezca la versión en “Webservices 2.0”.
• Elija el idioma (por defecto, inglés).
• Establezca el nombre de usuario.
• Establezca la contraseña.
• Establezca el host (por ejemplo http://localhost:8080/OpenKM).
• Haga clic en el botón Test para comprobar la configuración de la conexión.

Editar documentos desde Microsoft Office

Precaución

Según su versión de Microsoft Office, verá una barra de herramientas de OpenKM o una cinta de opciones (Ribbon).

Funcionalidad	Descripción
Configuration	Configura la conexión con el servidor de OpenKM.
Add document	Sube un nuevo documento al repositorio de OpenKM.
Edit	Edita el documento (check-out). Cuando un usuario edita un documento, este se guarda localmente en “%USER_LOCAL_DOCUMENT_FOLDER%/OpenKM”. Puede continuar editando el documento otro día (el estado del documento se guarda en el archivo “%USER_LOCAL_DOCUMENT_FOLDER%/OpenKM/document.xml”.
Update	Sube una nueva versión del documento (check-in).
Cancel edit	Cancela la edición del documento.
Help	Abre en su navegador web por defecto la URL del complemento de Microsoft Office de OpenKM.

Importar correos desde Microsoft Outlook

• Elija uno o varios correos.
• Haga clic en la opción de menú import.
• Siga el asistente para seleccionar la carpeta de destino. Cuando la casilla grouped está activada, se creará la estructura de carpetas año/mes/día.
• Haga clic en el botón Upload.

Añadir una nueva traducción

Nota

El archivo de traducción se encuentra en “%USER_LOCAL_DOCUMENT_FOLDER%/OpenKM/OKMAddin-enGB.properties”. La forma más sencilla es cambiar directamente el contenido del archivo.

• Cree un nuevo archivo de traducción en “%USER_LOCAL_DOCUMENT_FOLDER%/OpenKM/” (por ejemplo, copie OKMAddin-enGB.properties a OKMAddin-esES.properties para la traducción al español).
• Establezca las traducciones.
• Edite “%USER_LOCAL_DOCUMENT_FOLDER%/OpenKM/openkm.xml” y cambie la etiqueta

<idioma>enGB</idioma>

por

<idioma>esES</idioma>

Problemas conocidos

En Microsoft Office 2010 hemos detectado algún problema; si detecta algún problema con esta versión, pruebe lo siguiente:

• Abra el menú File > Options.
• Seleccione Trust Center y haga clic en el botón “Trust Center Settings”.
• Abra la opción Protected View y desactive las tres primeras casillas.